Como o lote de tarefas melhorou meu foco (e quando isso não aconteceu)

O agrupamento de tarefas é uma técnica de produtividade apoiada pela ciência e muito fácil de usar. É uma forma intuitiva de estruturar o seu dia e realizar mais tarefas em menos tempo. Embora não seja uma estratégia única para todos, pode ser um ótimo ponto de partida ao desenvolver seu sistema de produtividade pessoal.

O que é lote de tarefas?

O agrupamento de tarefas é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve agrupar tarefas semelhantes e agendá-las para blocos de tempo dedicados, em vez de resolvê-las em horários aleatórios ao longo do dia. É melhor para atividades frequentes com um processo claramente definido.

Embora o processamento em lote tenha origem na fabricação e nos primórdios da computação, só recentemente ele encontrou aplicação no gerenciamento de tempo e na produtividade. Baseia-se no conceito de que é mais fácil continuar uma tarefa depois de iniciada, e a mudança de tarefas ou o tratamento de interrupções pode introduzir um “custo de mudança”, que pode levar a uma queda de até 40% na produtividade quando acumulada, de acordo com o estudo americano. Associação Psicológica.

O agrupamento de tarefas é semelhante ao time boxing/blocking, onde você divide seu tempo de trabalho em intervalos fixos agendados para pequenos segmentos de atividade. No entanto, ao contrário do bloqueio de tempo, o agrupamento de tarefas concentra-se no agrupamento de tarefas semelhantes em sessões ininterruptas.

A duração destas sessões ainda é importante, mas desempenha um papel menos crítico em comparação com o bloqueio de tempo. O agrupamento de tarefas é mais flexível e pode ser mais adequado para indivíduos que trabalham em seu próprio horário.

O agrupamento de tarefas como técnica de produtividade ajuda a realizar mais tarefas com menos esforço mental. Elimina o tempo perdido com a alternância frequente entre atividades de trabalho. Também ajuda você a entrar em um estado de fluxo, já que você fica focado em uma tarefa única por um longo período.

O lote de tarefas é fácil de implementar. Como não requer nenhum recurso exclusivo, os aplicativos que permitem bloquear o tempo do seu dia também podem ajudá-lo com o agrupamento de tarefas. Se você preferir uma abordagem de baixa tecnologia, um diário físico também funcionará perfeitamente.

Como o lote de tarefas me torna mais focado e produtivo

Introduzi lentamente o agrupamento de tarefas em meu fluxo de trabalho nos últimos meses e tem sido uma experiência gratificante. Isso me fez sentir menos ansioso e sobrecarregado, e não voltarei a planejar cada minuto do meu dia de trabalho.

Existem duas maneiras principais de usar o lote de tarefas: o lote de tarefas tradicional, em que as tarefas são agrupadas em blocos de hora em hora em um único dia, e o tema do dia, que envolve atribuir dias inteiros da semana a tipos específicos de tarefas.

O lote tradicional de tarefas é mais congruente com o horário de trabalho do indivíduo típico, onde diferentes tarefas devem ser realizadas antes do final do dia. A temática do dia, por outro lado, é difícil de encaixar num ambiente de trabalho tradicional e funciona melhor para trabalhadores independentes ou executivos de alto nível mais preocupados com o panorama geral do que com a gestão activa do dia-a-dia de uma empresa.

Pessoalmente, o lote tradicional de tarefas é mais adequado ao meu fluxo de trabalho do que o tema do dia.

Ao traçar um plano para o dia, começo listando todas as tarefas que preciso realizar. Eu uso o Microsoft To Do (multiplataforma e funciona offline), mas existem várias outras ótimas opções para gerenciamento de tarefas.

Neste ponto do plano, o tempo é menos importante do que a actividade em si. Depois de ter minha lista de tarefas, posso selecionar tarefas que envolvam um processo semelhante e agrupá-las em blocos. Um bloco aqui é uma coleção de tarefas que preciso realizar dentro de um prazo.

Eu uso o Google Agenda para criar e rotular esses blocos, agendando-os como eventos diretamente na minha agenda. Posso ter até cinco blocos em um único dia, além de pequenas tarefas que não cabem em nenhum bloco.

Por exemplo, como escritor, eu escolheria todas as tarefas que envolvem a escrita e as colocaria em um singular Escrita bloquear. Durante esse bloqueio, eu não faria nada além de escrever. Dependendo da duração do bloco, posso fazer uma ou duas pausas, mas sempre volto a escrever.

Existem alguns princípios a serem considerados ao utilizar o agrupamento de tarefas em seu cronograma de trabalho:

1. Sem interrupções: É muito importante evitar interrupções durante um bloco de tempo, seja outra tarefa da sua agenda ou uma atividade não planejada. Se algo acontecer enquanto você estiver em um bloco de tempo, talvez seja melhor anotar para fazer isso mais tarde do que abandonar a tarefa atual.
2. Faça pausas entre os blocos: você deve fazer uma pausa proporcional após um longo período de atividade. A técnica Pomodoro tradicional não se adapta ao agrupamento de tarefas, mas você pode modificá-la fazendo sessões mais longas, por exemplo, um bloco de 90 minutos seguido de um intervalo de 20 minutos.
3. Organize com base em prioridades: Nem todas as tarefas urgentes são importantes e nem todas as tarefas importantes são urgentes. É importante priorizar mesmo quando você está trabalhando em lotes. Entender o que precisa ser feito é a parte mais essencial do agendamento.

Quando o lote de tarefas não é apropriado?

O lote de tarefas não é adequado para todas as situações. É mais eficaz em ambientes onde o foco e a concentração são priorizados, por isso não é ideal em ambientes onde problemas urgentes precisam de atenção imediata, como atendimento ao cliente ou resposta a emergências.

Além disso, o agrupamento de tarefas pode não funcionar bem para tarefas altamente urgentes, pois prioriza o processo em detrimento do resultado. Para tarefas que exigem resultados rápidos, como escrever e pesquisar um artigo, o processamento em lote pode atrasar você.

Finalmente, ao trabalhar em equipe, o agrupamento de tarefas pode ser desafiador porque é difícil coordenar cronogramas e prioridades dentro de um sistema rígido.

Embora o agrupamento de tarefas não se adapte a todos os fluxos de trabalho, é uma ótima técnica de gerenciamento de tempo que pode aumentar significativamente a produtividade e, se usada corretamente, fazer com que você se sinta bem com o que realizou no final do dia.