Dicas para proteger seu site de saúde

Isso pode parecer óbvio, mas como você está tentando cumprir as diretrizes da HIPAA, é uma boa ideia contratar alguém para aprendê-las, realmente aprendê-las.

As diretrizes do governo federal exigem que cada entidade de saúde nomeie um responsável pela conformidade da HIPAA. Se a sua prática de saúde for grande, especialmente movimentada ou tiver vários locais ou outros componentes, a nomeação de mais de um oficial pode ser benéfica.

Oficiais trabalham para

• Monitore as atividades presenciais e online de sua clínica e os procedimentos da HIPAA para determinar sua conformidade com as diretrizes de privacidade.
• Investigue possíveis falhas de segurança.
• Relatar violações de segurança.
• Assegurar os direitos do paciente relativos a informações de saúde protegidas.

Quando surgem dúvidas sobre a segurança dos dados do seu site, os responsáveis ​​pela conformidade podem fornecer respostas ou pesquisas para resolvê-los. Como as leis e os cuidados de saúde estão sempre mudando, esses funcionários devem se familiarizar com os últimos regulamentos e desenvolvimentos.

Outros funcionários podem ajudar a proteger sua prática e seu site.

A maioria das práticas usa registros eletrônicos de saúde e software de gerenciamento de práticas. Um número crescente está adotando a telessaúde, que permite que os profissionais se encontrem com seus pacientes virtualmente.

Essas ferramentas permitem que os provedores médicos integrem informações e tarefas e compartilhem mais com os pacientes. Mas também deixam as informações e os consultórios médicos mais vulneráveis ​​a violações de segurança.

É por isso que pode ser útil contratar alguém cujo único foco, ou foco principal, seja trabalhar com os dispositivos eletrônicos, software e páginas da web de sua clínica.

Assim como os regulamentos da HIPAA e os cuidados de saúde, a tecnologia está sempre mudando. Alguém que trabalha exclusivamente na área provavelmente tem mais experiência, tempo e conexões para acompanhar esses desenvolvimentos e aplicá-los às necessidades do seu escritório.

Apesar dessa vigilância, se ocorrer uma violação de segurança, um funcionário de tecnologia da informação (TI) dedicado em seu escritório poderá resolver o problema com rapidez e eficiência.

Os responsáveis ​​pela conformidade e os profissionais de TI são funcionários valiosos da área de saúde, mas isso não significa que devam ser os únicos responsáveis ​​por tudo relacionado à segurança.

Outros funcionários precisam saber pelo menos o básico de segurança. Isso pode incluir treinamento sobre o que procurar, o que parece aceitável e o que parece suspeito e quem eles devem consultar sobre questões relacionadas à segurança.

Os sistemas de software que lidam com registros eletrônicos de saúde (EHR), gerenciamento de práticas e outras tarefas geralmente oferecem treinamento abrangente quando você os compra, instala e implementa. Esse treinamento pode vir na forma de pessoas que visitam seu escritório pessoalmente, bem como suporte técnico virtual contínuo que pode ajudá-lo a lidar com problemas e incorporar atualizações.

Se você tiver uma pessoa de TI dedicada, pode pedir que ela treine outros funcionários sobre atualizações e responda a perguntas. Essa pessoa de TI também pode lidar com dúvidas e preocupações de pacientes que estão tentando se conectar com você virtualmente, quer desejem usar as opções de telessaúde ou acessar informações dos EHRs do seu consultório.

Treinar seus funcionários em configurações de grupo pode ser especialmente útil porque todos aprendem ao mesmo tempo e o instrutor não precisará responder às mesmas perguntas várias vezes. Ter várias pessoas disponíveis também pode levar a sessões produtivas de brainstorming, nas quais os funcionários podem aceitar, rejeitar e melhorar as possibilidades de segurança para sua prática de saúde.

Gastar dinheiro com funcionários é dinheiro bem gasto. Assim como investir em soluções de software seguras.

A compra de software mais barato e serviços de criação e manutenção de sites pode inicialmente ser mais barato, mas há uma boa chance de que essas ações acabem sendo caras. Violações de dados custam tempo e dinheiro.

As soluções on-line compatíveis com HIPAA geralmente são mais caras, mas podem proteger melhor. Sua prática pode precisar criar ou usar formulários compatíveis com HIPAA. Ou, se o seu consultório estiver transmitindo informações protegidas de saúde (PHI), ele precisará criptografar as informações nesses formulários.

Criptografar é converter informações de versões legíveis em versões impossíveis de ler porque consistem em rabiscos cheios de letras e números aleatórios. Para traduzir esse idioma, os usuários precisam de ferramentas conhecidas como chaves.

Mesmo que as práticas médicas armazenem informações do paciente, elas devem mantê-las seguras.

Eles também precisam trabalhar com outras pessoas tão comprometidas com a segurança quanto eles. Os consultórios médicos podem pesquisar na internet para pesquisar e escolher provedores que possam hospedar seu site e lidar com suas informações online, estejam os consultórios usando servidores dedicados ou trabalhando na nuvem (na internet).

Servidores dedicados são outra maneira de tornar seus dados mais seguros. Se você tiver um servidor dedicado, não o está compartilhando com outras pessoas na Internet.

O lado positivo é que você não precisa se preocupar se seu site vai pegar vírus de outros sites ou se outros sites podem comprometer sua segurança. Você é o único usando seu servidor.

Mas, se você compartilhar um servidor com outros sites, também compartilhará seus recursos de segurança. Com servidores dedicados, você mesmo é responsável por instalá-los, quer incluam software para combater vírus e outros malwares, firewalls e outras medidas.

Ao manter seu site separado, você também desejará separar as informações nas próprias páginas da web. Seu site e suas páginas podem não conter informações confidenciais, mas é provável que estejam vinculados a outros sistemas on-line que contenham, como os registros eletrônicos de saúde de seu paciente.

Essa é uma grande razão pela qual os escritórios de saúde não devem usar seu site ou sistemas de software para armazenar nomes e informações de leads em potencial, ou seja, pessoas que podem estar considerando seus serviços médicos e se tornarem seus pacientes.

Os escritórios que desejam salvar essas informações devem fornecer armazenamento dedicado apenas para essa finalidade. Ao coletar informações por meio de seus sites, como formulários que permitem que os pacientes se inscrevam em eventos ou solicitem consultas, você deve usar ferramentas compatíveis com HIPAA fornecidas por alguns fornecedores terceirizados.

Embora você possa ficar tentado a armazenar as informações do paciente que obteve em seu site, provavelmente não vale a pena.

Seu site é um site. Não é uma ferramenta médica on-line de tamanho único, mas ainda pode fazer muito.

Em vez de coletar informações particulares de pacientes, suas páginas da Web podem oferecer informações úteis para todos:

• Onde está localizado o seu consultório e como as pessoas podem contatá-lo?
• Que horas funciona?
• Você tem informações detalhadas sobre suas especialidades e as condições que você trata?
• Como você trata as condições?
• Quais tipos de seguro e opções de pagamento você aceita?
• Você tem críticas, comentários ou perguntas?

Além disso, considere adicionar um blog ao seu site. Postagens de blog individuais podem ajudar a abordar questões atuais relacionadas à saúde de maneira oportuna, apresentando informações e apelando às emoções.

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Última atualização em 27 de dezembro de 2022.