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Tornar-se livre de papel é o objetivo de grandes e pequenos escritórios, mas o maior desafio é gerenciar e controlar os documentos digitais, o que pode ser uma tarefa complicada como lidar com arquivos físicos. Um bom software de gerenciamento de documentos é a resposta a esse desafio de compartilhar, armazenar, colaborar e, em última análise, eliminar de forma eficaz quaisquer registros desatualizados. O SharePoint é uma ótima ferramenta para gerenciamento de documentos que geralmente é considerada por muitas organizações, pois já estão usando produtos da Microsoft para várias tarefas.
O que é o gerenciamento de documentos do SharePoint e o que você pode esperar dele?
O gerenciamento de documentos do SharePoint foi projetado especificamente para ser uma ferramenta de intranet e colaboração que oferece um local seguro para armazenar, compartilhar, organizar e também acessar facilmente qualquer informação. O SharePoint é oferecido nas versões local, híbrida e na nuvem. Ele vem com um amplo conjunto de recursos e conjuntos de funções e também possui um recurso em constante mudança e acordos de licenciamento complexos. Ele foi implantado junto com o Microsoft Exchange, aplicativos da web de escritório, Skype for Business por organizações de médio porte e também grandes departamentos. Seu principal canal de distribuição tem sido o Office 365. O SharePoint baseado em nuvem foi desenvolvido para melhorar a plataforma e aprimorar a experiência do usuário e melhorar a busca em um mundo onde se espera velocidade e personalização.
Como usar o SharePoint para gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos rico em recursos é um requisito primordial para empresas que desejam simplificar, automatizar e otimizar o processo orientado a documentos e também tornar os funcionários mais produtivos.
Captura e validação:
As organizações empresariais precisam operar vários dados não estruturados em formatos variados, como arquivos JPG, TIFF ou CAD, que não podem ser pesquisados pelo conteúdo. Para facilitar o manuseio desses documentos, é importante tornar todos os documentos legíveis. Isso pode ser alcançado através da integração de sistemas de gerenciamento de documentos com software OCR. Integrado ao OCR, o SharePoint pode oferecer conversão de alto volume de documentos em papel em documentos digitais que são facilmente pesquisáveis e também podem ser classificados, indexados e salvos nas bibliotecas.
Indexação:
No SharePoint, os documentos passam por indexação automática e isso facilita a recuperação mais rápida. O sistema de gerenciamento de documentos aloca um ID exclusivo ao documento para que não haja confusão devido a nomes de documentos semelhantes. Ele também suporta a criação de muitos campos de metadados para cada documento e isso simplifica o armazenamento de documentos, classificação e também pesquisa.
Armazenar:
Grandes empresas, muitas vezes precisam de um enorme espaço de armazenamento para seus documentos digitais e também são obrigadas a reter as informações confidenciais sobre funcionários, clientes e outras atividades comerciais por algum tempo. Os dados coletados no SharePoint Online são chamados de lista, que consiste em itens de lista e possui até 30 milhões de itens. O SharePoint oferece suporte a arquivos de tipo mais comuns e também funciona com extensões de arquivo como .odt, .ods, .ppsx que são raras. Também ajuda a otimizar os ativos de conteúdo removendo automaticamente os arquivos inúteis.
Colaboração:
A colaboração é um dos principais recursos de gerenciamento de documentos, pois ajuda os funcionários a editar documentos facilmente simultaneamente e também a ver as alterações por meio das barras coloridas, o que finalmente aumenta a produtividade. A plataforma também é conhecida por seus recursos de coautoria e isso permite que os funcionários trabalhem em documentos corporativos ao mesmo tempo.
Conformidade regulatória e segurança:
Isso é importante para todos os negócios, independentemente do tamanho. As empresas precisam ajustar consistentemente suas políticas externas e internas para garantir a conformidade regulatória. E o descumprimento pode levar a multas, confinamento e até quebra de contratos. O SharePoint ajuda a controlar as pessoas que podem visualizar, excluir ou editar os documentos e estabelecer um sistema com vários níveis de permissão para os usuários.
Distribuição e recuperação:
Todo o documento de qualquer empresa deve estar acessível 24 horas por dia e de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Para se manterem competitivas, as organizações empresariais devem ser flexíveis e rápidas na resposta aos parceiros e clientes e também distribuir documentos importantes em formatos fáceis de alterar. O gerenciamento de documentos do SharePoint tem uma interface do usuário fácil de usar e também está disponível como uma versão móvel. Agora, mesmo a ausência de conexão com a internet não é um problema, pois os usuários podem trabalhar com documentos offline. Todas as alterações feitas offline serão sincronizadas assim que houver uma conexão com a Internet.
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