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O Microsoft Excel oferece ferramentas poderosas para compilar, organizar e visualizar seus dados de praticamente qualquer maneira imaginável. Às vezes, você se depara com um cenário em que precisa criar várias exibições específicas de suas informações.
A função SORTBY no Excel oferece uma maneira conveniente de criar detalhamentos complexos e elaborar arranjos de dados especializados que adicionam clareza às suas informações, sem criar confusão dentro do conjunto de dados original.
Usos para a função SORTBY do Excel no Excel
Existem várias maneiras de classificar seus dados no Excel, embora os métodos que vêm à mente com mais facilidade possam ter desvantagens para necessidades mais complexas.
O uso da função SORT cria um conjunto de dados separado e organizado, mas você só pode classificar por um conjunto de critérios. A classificação com a ferramenta Classificar e filtrar do Excel oferece granularidade muito mais fina, mas classifica o conjunto de dados original diretamente, o que torna mais difícil criar e exibir várias exibições, especialmente se você quiser vê-las ao mesmo tempo.
A função SORTBY, em essência, combina as melhores partes desses dois recursos; ele cria uma exibição separada de seu conjunto de dados (ou uma “matriz”) que pode ser classificada por mais de um critério. Assim, por exemplo, você pode classificar um placar de jogadores em um jogo pelo nome do time, depois por pontuação e por conquistas específicas no jogo.
No exemplo que usaremos para este artigo, temos uma lista de dados de vendas em uma região. As colunas contêm os sobrenomes de nossa equipe de vendas, o estado em que trabalham, o número de vendas que fizeram e o total que ganharam com essas vendas.
Como usar a função SORTBY no Excel
Para criar nossa primeira classificação com a função SORTBY, vamos organizar nossos vendedores por estado.
- Selecione a célula F2.
- Dentro da célula ou da barra de fórmulas, digite o seguinte:
=SORTBY(A2:D16,B2:B16) - Imprensa Digitar.
Esta função diz ao Excel para classificar todo o nosso intervalo (células A2 através D16) pelos valores “Estado” nas células B2 através B16. O padrão é a ordem crescente (AZ) automaticamente. A matriz resultante lista nossos dados organizados por estado (Arizona primeiro, depois Califórnia, depois Novo México…).
Observe que a lista de nomes não está em ordem alfabética, porque não foi isso que pedimos. No entanto, é fácil alterar essa fórmula para especificar vários critérios.
Classificando por vários critérios simultaneamente com SORTBY no Excel
Vamos mudar nosso novo conjunto de dados para classificar primeiro por estado, depois pelo número de vendas feitas, criando uma classificação em miniatura do sucesso de cada um de nossos vendedores em cada estado.
- Selecione a célula F2 de novo. Como alternativa, se você quiser manter a primeira fórmula também para comparar as diferenças, selecione a célula K2 em vez de.
- Dentro da célula ou da barra de fórmulas, digite o seguinte:
=SORTBY(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1) - Imprensa Digitar.
A nova matriz resultante tem uma fórmula um pouco mais complicada agora que estamos pedindo ao Excel para classificar por vários campos.
A fórmula começa da mesma forma que a fórmula anterior, em que estamos pedindo ao Excel para classificar nosso variedade nas colunas A a D pelas informações de “Estado” na coluna B, mas como agora temos vários intervalos pelos quais desejamos classificar, temos que esclarecer para o Excel os dois arrays pelos quais estamos procurando classificar (o por_array sintaxe), e também a ordem de classificaçãoou a direção em que queremos que o Excel organize os dados.
Cada um dos por_array argumentos podem ter apenas uma coluna de largura, com os valores listados verticalmente como os temos aqui (por exemplo, células B2:B16), ou uma linha de comprimento, com os valores listados horizontalmente (por exemplo, células A4:D4).
Mesmo que as duas colunas que acabamos de pedir para esta fórmula classificar, colunas B e C, estejam próximas uma da outra, não podemos combinar as duas colunas em uma única solicitação de intervalo dentro da fórmula (como “B2:C16”) . Fazer isso resulta em um erro “#REF!” erro, pois o Excel não tem certeza de qual desses dois campos classificar ou em que ordem.
Sem mencionar que é perfeitamente possível que os intervalos que você deseja classificar estejam separados uns dos outros (como as colunas B e D aqui, por exemplo), ou você gostaria de classificar suas células por intervalos que não estão em ordem dentro do seu dados (como se você quisesse classificar por “Estado” na coluna B e depois por “Nome” na coluna A, conforme sugerido anteriormente).
Portanto, as duas colunas devem ser listadas na fórmula como intervalos separados, para informar explicitamente ao Excel a ordem em que queremos classificar a matriz – no caso do exemplo acima, primeiro por estado e depois por número de vendas.
O ordem de classificação A sintaxe pode ser definida em duas direções: “1” para ordem crescente (ordem AZ ou números mais baixos ordenados primeiro) ou “-1” para ordem decrescente (ordem ZA ou números mais altos ordenados primeiro). O ordem de classificação campos não podem ser quaisquer outros números além de 1 ou -1, ou então um “#VALOR!” será retornado o erro, pois não há outras formas de ordenar os dados.
Especificando ordem de classificação era opcional apenas na primeira versão de nossa fórmula, porque ficou imediatamente claro pelo que estávamos classificando e já estávamos classificando em ordem crescente.
No entanto, se quisermos classificar esses valores em ordem decrescente, ou sempre que estivermos classificando por vários critérios, é necessário preencher uma sintaxe, porque a ordem de classificação pode ser organizada em diferentes direções para diferentes intervalos, como fizemos neste Fórmula.
Além disso, não podemos pedir a esta fórmula para classificar parcialmente nossa matriz—classificando A1:D16 pelo intervalo B1:B10, por exemplo. Cada argumento de intervalo dentro da fórmula deve abranger o mesmo número de células – portanto, se nosso original variedade valor tem 15 células, então todos os por_array os argumentos pelos quais pedimos a fórmula para classificar também devem conter 15 células. Caso contrário, obteremos um “#VALUE!” erro.
Agora que entendemos os blocos de construção dessa fórmula, é fácil ver como usar SORTBY para organizar nossos dados por quantos critérios quisermos ou precisarmos. Introduzir o variedade primeiro, depois digite o por_array classificar, então o ordem de classificaçãoentão nosso próximo por_arraynosso próximo ordem de classificaçãoe assim por diante, como na sintaxe da fórmula:
=SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)
SORTBY é mais uma função poderosa e versátil do Excel
A função SORTBY no Microsoft Excel facilita a criação de detalhamentos específicos de informações e é uma ferramenta versátil para organizar sem esforço conjuntos de dados confusos de maneiras complexas para tornar suas informações mais claras e prontamente acionáveis.
Existem ainda mais maneiras de usar as diversas funções, ferramentas e recursos do Excel para organizar suas planilhas e fazer um uso mais eficiente e produtivo do seu tempo.
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