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Um dos recursos mais úteis do Excel é a capacidade de classificar seus dados por data. Talvez você precise organizar as datas de nascimento de seus familiares para enviar cartões, organizar suas transações de orçamento semanais para o final do ano ou rastrear a receita de vendas por mês.
No Excel, existem várias maneiras de classificar suas entradas por data. Você pode colocar os dados em ordem crescente ou decrescente e classificar por dia, semana, mês ou ano. Vamos orientá-lo através de todas as diferentes opções sobre como classificar por data no Excel.
Como classificar colunas do Excel por data crescente ou decrescente
É fácil classificar uma coluna individual em ordem de data crescente ou decrescente no Excel:
- Selecione os dados que deseja classificar.
- Na barra de menu (também chamada de faixa de opções) na parte superior da tela, sob o Lar guia, selecione Classificar e Filtrar.
- Então escolha Classificar do mais antigo para o mais recente ou Ordenar do mais recente para o mais antigo.
Como alternativa, você pode obter o mesmo resultado selecionando seus dados e clicando com o botão direito do mouse para selecionar Organizar. Em seguida, escolha a ordem que funciona melhor para seus dados.
Isso funciona bem se você estiver classificando uma lista de datas que não precisa corresponder a outros dados. A classificação dessa maneira sempre ordenará suas datas cronologicamente, primeiro por ano, depois por mês e depois por dia.
Se você estiver usando modelos de planilha do Excel para organizar sua vida ou tiver tabelas de dados, talvez seja necessário usar outros métodos para classificar por data no Excel, que veremos a seguir.
Como classificar tabelas inteiras por data crescente ou decrescente no Excel
Ao classificar datas em uma tabela, é útil adicionar títulos no topo de cada coluna. Por exemplo, se estiver fazendo um gráfico de Gantt básico no Excel, você terá uma lista de tarefas que correspondem a uma lista de datas. A seguir, mostraremos como usar esses títulos como categorias para classificar seus dados.
O primeiro passo é garantir que você está selecionando seus dados corretamente. Quando você classifica os dados em uma tabela, é importante destacar todos eles. Se você destacar apenas uma coluna, classificará apenas essa coluna, deixando as colunas correspondentes em sua ordem original. Então as datas não corresponderão aos dados corretos.
Se você detectar o erro imediatamente, poderá clicar em Desfazer para retornar ao arranjo original. Caso contrário, pode ser necessário reverter para uma versão anterior do documento ou reinserir os dados. Felizmente, o Excel geralmente detecta esse erro a tempo de evitá-lo.
Se você tentar classificar apenas com as datas selecionadas, o Excel deverá avisá-lo e perguntar se deseja expandir sua seleção. Quando a mensagem de erro aparecer, selecione Expanda a seleção e clique Organizar. Desta vez, lembre-se de realçar novamente toda a tabela de dados e não apenas uma coluna.
Selecione os títulos e dados que deseja classificar. Então clique Início > Classificar e Filtrar e selecione sua ordem de classificação.
Observe que isso só funcionará se a data estiver na primeira coluna da tabela (neste exemplo, é a Coluna A). No Excel, se quiser classificar por data quando as datas estiverem listadas em uma coluna diferente, você precisará usar a Classificação Personalizada.
Usando a classificação personalizada do Excel para classificar por data
A classificação personalizada é outra maneira prática de classificar por data no Excel. Se seus dados tiverem cabeçalhos, você poderá usá-los como categorias para classificar as entradas facilmente, mesmo que não estejam na primeira coluna.
Aqui, uma classificação simples classificará os itens na coluna Transação em ordem alfabética, em vez de colocar as datas em ordem. Como a data está na segunda coluna, precisamos usar uma classificação personalizada para instruir o Excel a classificar as datas na coluna B. Para fazer isso:
- Destaque os títulos e os dados abaixo deles.
- Na faixa de opções do Excel, clique em Página inicial > Classificar e filtrar > Classificação personalizada.
- Marque a caixa no canto superior direito para usar seus cabeçalhos de dados como categorias de classificação.
- Ao lado de Ordenar porescolher Data no menu suspenso.
- Selecione Do mais antigo para o mais recente ou Mais recente para o mais antigo de Ordem menu suspenso.
A classificação personalizada também permite escolher várias categorias de classificação. Por exemplo, você pode usar esta função se quiser ver as transações listadas primeiro por uma coluna e depois por outra.
Na caixa Classificação personalizada, selecione Classificar por > [First Column]. Então clique Adicionar Nível > Depois por > [Second Column]. Clique OK para classificar sua tabela.
Usando funções do Excel para classificar por mês ou ano
Existem alguns casos em que você pode querer extrair o mês da data inserida. Um exemplo é organizar os aniversários de todos os seus colegas, para que você possa agradecer a todos com um bolo de aniversário mensal. Para seus propósitos aqui, o mês é importante, mas o ano é irrelevante.
Existem muitas funções e fórmulas essenciais do Excel que podem ajudá-lo a fazer cálculos rápidos ou extrair dados de uma célula. Uma dessas funções é a função MÊS. Veja como usar a função MÊS para extrair o dígito do mês de cada entrada a partir da data completa:
- Adicione uma coluna com Mês como cabeçalho.
- Clique na primeira célula vazia em Mês. Neste caso, será C2.
- Em C2tipo =MÊS(B2)onde B2 refere-se à primeira entrada no Data coluna.
A função MÊS produzirá um dígito de 1 a 12 na célula correspondente. Esses dígitos representam os meses em ordem de data cronológica, portanto janeiro=1 e dezembro=12.
Para inserir a função rapidamente em cada célula, selecione a célula que contém a fórmula. Neste caso, é C2. Em seguida, clique e arraste o minúsculo caixa verde que aparece no canto inferior da célula, até o final da coluna.
Agora você pode usar o Excel para classificar as datas por mês, para não perder ninguém da sua lista. Destaque toda a tabela, incluindo os cabeçalhos. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e selecione Classificar e filtrar > Classificação personalizada > Classificar por mês.
Você também pode usar uma função para classificar as datas por ano. Siga as instruções acima, substituindo a função MÊS por =ANO(B2). O resultado será uma lista de anos em ordem cronológica.
Usando uma fórmula do Excel para classificar por mês e dia
A função MÊS é rápida e fácil se você não precisa dos dias em ordem, mas digamos que você queira comemorar cada aniversário individualmente. Uma fórmula pode ajudar aqui. Veja como usar a função TEXT, para que você possa classificar suas datas por mês e dia seguinte:
- Adicione uma coluna chamada aniversários.
- Na célula vazia (C2), ao lado da primeira data, digite =TEXT(B2,”MMDD”)onde B2 refere-se à primeira data. Isso retornará uma lista de datas, sem o ano, formatada como MMDD. Por exemplo, 12/07/1964 se tornará 1207.
- Novamente, vá Página inicial > Classificar e filtrar > Classificação personalizada para colocar sua lista de aniversário em ordem.
- Como os aniversários são formatados como texto, em vez de datas, o Excel emitirá um aviso. Selecione Classifique qualquer coisa que se pareça com um número, como um número > OKe sua lista estará na ordem correta.
Como dica adicional, você pode usar essas diferentes formas de riscar no Excel depois para ver claramente quem aniversaria na planilha.
E se a classificação por data não estiver funcionando no Excel?
Se você aplicou os métodos discutidos acima, mas o Excel não está classificando por data corretamente, verifique se você a inseriu em um formato que o Excel reconheça. Se todos os números estiverem justificados à esquerda em suas células, você pode armazená-los como texto. Para corrigir o formato, clique no botão Texto menu suspenso na faixa de opções do Excel e selecione um formato de data.
Maneiras fáceis de classificar por data no Excel
Classificar as datas na ordem correta pode parecer banal, mas é uma tarefa crucial que deve ser realizada com precisão. Portanto, deixe o recurso de classificação do Excel classificar suas datas de maneira eficaz. A possibilidade de ordenar por data no Excel é super útil e tem diversas aplicações, como vimos aqui.
Existem muitos aplicativos e modelos de planilha úteis disponíveis para concluir praticamente qualquer tarefa, desde orçamento e controle de despesas até planejamento de casamento. Agora que você entende como é fácil classificar por data no Excel, pode passar a usar modelos com mais confiança.
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