Se você é uma daquelas pessoas cuja área de trabalho está cheia de ícones e a pasta Downloads contém tudo, desde instaladores de aplicativos antigos até documentos de trabalho, é hora de uma limpeza. Organizar arquivos em pastas faz parte do processo conhecido como gerenciamento de arquivos. Embora possa parecer uma tarefa trivial, pode ajudá-lo a navegar no computador e trabalhar com mais eficiência.
Objetivos da organização de arquivos
Acesso rápido. Se você levar 10 cliques para acessar os arquivos desejados, é demais — você precisa pensar em uma organização de arquivos mais eficiente.
Agrupamento de informações relacionadas. Quando todos os arquivos relacionados são armazenados na mesma pasta, é muito mais fácil trabalhar com eles. Dessa forma, você não precisa pular de um diretório para outro para encontrar o que está procurando.
Estrutura de organização de arquivos clara. Pode haver vários funcionários acessando os mesmos arquivos na intranet de sua empresa, fazendo alterações, adicionando novos arquivos ou removendo arquivos antigos. Deve haver um conjunto de regras claras para organização de arquivos, e todos devem conhecê-las. Quando você tem milhares de documentos legais com nomes diferentes espalhados por várias pastas, qualquer pessoa pode se perder e perder um tempo precioso para encontrar o que precisa.
Escolhendo a estrutura de pastas correta
Estrutura de pastas com base em data
Se você organizar seus arquivos por data, provavelmente terá pastas dedicadas para diferentes anos e subpastas para meses, semanas ou até dias. Digamos que toda semana você receba um relatório com as menções da sua empresa na mídia. Cada novo mês tem sua pasta, facilitando a navegação pelos relatórios e a localização dos antigos.
Você também pode classificar qualquer tipo de arquivo no Windows ou macOS pela data em que o arquivo foi criado, modificado ou aberto pela última vez. Dessa forma, você pode manter vários documentos diferentes em um só lugar, mas ter pelo menos um pouco de organização.
Estrutura de pastas baseada em projeto ou cliente
O trabalho de empresas de arquitetura, agências de publicidade e escritórios de advocacia gira em torno de seus clientes. Quando você implementa uma estrutura de pastas baseada em cliente, isso o beneficia mais do que organizar os arquivos por uma data específica, como no exemplo anterior.
Estrutura de pastas baseada em tipo de arquivo
Em cada pasta de cliente, você pode ter subpastas dedicadas a faturas, apresentações, contratos, ofertas, modelos ou qualquer outra informação relevante.
Para organizar seus arquivos com eficiência, você precisa combinar diferentes tipos de organização de arquivos. Você pode atribuir uma pasta ao seu cliente, criar subpastas para cada ano e armazenar diferentes tipos de documentos. O objetivo da organização de arquivos é que você e seus colegas de trabalho encontrem facilmente o que precisam. Se você está tendo dificuldades para navegar pelas pastas e arquivos, isso significa que ainda há espaço para melhorias.
Dicas e ideias de organização de arquivos
Exclua arquivos desnecessários. Se alguns arquivos não forem mais relevantes para você, exclua-os imediatamente. Isso não apenas manterá suas pastas limpas, mas também economizará espaço. Comece na pasta Downloads, pois normalmente é a que contém mais lixo.
Não salve seus arquivos na área de trabalho. Embora seja conveniente armazenar seus arquivos na área de trabalho, isso também cria uma grande bagunça. Pode até ser difícil encontrar programas, pois eles desaparecem neste dumpster de arquivos. Ter sua área de trabalho coberta de arquivos também afeta o desempenho do computador e leva mais tempo para iniciar.
Sua foto de família ou uma praia ensolarada no México como papel de parede da área de trabalho pode animá-lo – não deixe que seus arquivos o cubram.
Seja específico. Use o máximo de informações possível no nome do arquivo. Caso contrário, você terá que abrir um documento para ver seu conteúdo. ABC Construction Ltd._contract_2019-11-05 é um exemplo de como os arquivos devem ser nomeados. Contrato2019, construção ABC ou contrato 2019-11-05 são maus exemplos e você deve evitá-los.
Organize seus arquivos ocultos. Pode haver pilhas de arquivos ocultos em seu computador que exigem sua atenção. Primeiro, você precisa ajustar suas configurações para mostrar arquivos ocultos em seu dispositivo macOS ou Windows. Depois disso, você pode excluir os arquivos desnecessários e gerenciar o restante deles.
Use um aplicativo de criptografia. Alguns arquivos são mais importantes que outros, então você pode querer escondê-los de olhares indiscretos. Se você estiver procurando por armazenamento em nuvem criptografado, experimente uma nuvem criptografada. Ele permite criptografar qualquer tipo de arquivo e armazená-los em seu computador ou na nuvem. Arraste e solte seus arquivos em um chamado armário, e o aplicativo os criptografará automaticamente.
As nuvem seguras permite que você compartilhe seus arquivos criptografados com outros usuários. Você não precisa enviar nenhuma senha, pois cada usuário cria sua própria senha, mitigando assim o risco de expor suas credenciais.
Mova os arquivos para a pasta de destino. Assim que você cria um novo documento ou baixa algo da internet, você precisa desenvolver o hábito de mover aquele documento para onde ele pertence. Caso contrário, você logo se encontrará no caos e perderá muito tempo resolvendo tudo novamente.
Treine seus funcionários. Cada membro da sua organização precisa entender a importância da organização dos arquivos. Se um funcionário seguir as diretrizes enquanto outros não, isso logo criará uma tensão desnecessária em sua empresa. Organize sessões de treinamento para seus funcionários ou pelo menos prepare algumas dicas para que todos possam ficar na mesma página.
Separe seu trabalho e arquivos pessoais. Como muitas pessoas usam seus próprios dispositivos para trabalhar, às vezes a linha entre seu trabalho e arquivos pessoais pode desaparecer. Crie diretórios separados para suas fotos, vídeos de viagem ou ensaios universitários e seus documentos de trabalho. Caso contrário, em vez de enviar um relatório de marketing para seus colegas de trabalho, você pode acidentalmente anexar uma foto de uma festa de mergulho na Tailândia.
A organização de arquivos requer paciência e tempo, mas é importante desenvolver esse hábito. Assim como cada item do seu apartamento tem seu lugar e função, o mesmo deve se aplicar ao seu computador.
