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Microsoft To Do é uma ferramenta útil de gerenciamento de tarefas pessoais. Mas você já tentou automatizá-lo para aumentar ainda mais sua produtividade? IFTTT—”If This Then That” é uma ferramenta sem código para automação de tarefas. Usando o IFTTT, você pode automatizar a criação, conclusão ou agendamento cruzado de tarefas no Microsoft To Do.
Pronto para interromper o enxágue manual diário e repetir no Microsoft To Do? Veja como fazer isso.
Automatizando notificações por e-mail para novas tarefas pendentes da Microsoft
Você usará um miniaplicativo IFTTT para automatizar notificações por email para endereços de email designados sempre que uma tarefa for criada no Microsoft To Do. Este miniaplicativo usará uma cadeia de duas ações:
- A ação inicial criará uma nova tarefa sempre que você adicionar um evento ao Google Agenda.
- A segunda ação enviará um e-mail de notificação de criação de tarefa aos destinatários designados.
Pelo menos, você precisará de uma assinatura do IFTTT Pro de US$ 2,5/mês para adicionar mais de uma ação a um miniaplicativo.
Agora vamos examinar uma maneira criativa de usar o Microsoft To Do de forma produtiva. Para começar, faça login em sua conta IFTTT ou crie uma conta no site do IFTTT, caso ainda não tenha feito isso. Você também pode fazer isso por meio do aplicativo móvel no Android ou iOS. As etapas são semelhantes em todas as plataformas.
Em seguida, siga estas etapas:
- No painel do IFTTT, clique em Criar no canto superior direito.
- Clique Adicionar à direita do Se este bandeira.
- Digite “Google Calendar” na barra de pesquisa e clique no botão calendário do Google banner assim que ele aparecer.
- Na lista de gatilhos, selecione Novo evento adicionado.
- Se solicitado, clique em Conectar e siga as instruções na tela para vincular sua conta IFTTT à sua conta do Google.
- A seguir, clique Criar gatilho.
- Clique no Então isso bandeira. Em seguida, digite “To Do” na barra de pesquisa. Selecione Microsoft para fazer quando você ver.
- Clique Criar tarefa na lista de tarefas. O IFTTT adicionará sua conta Microsoft To Do por padrão.
- Você pode clicar Adicionar nova conta para trocar de conta da Microsoft.
- De Qual lista de tarefas? menu suspenso, selecione a lista de tarefas que receberá o gatilho do calendário
- O Corpo da tarefa campo contém os ingredientes incluídos na tarefa criada; esta é a descrição da tarefa. Os ingredientes estão destacados em cinza. Você pode deixar isso como padrão ou remover o que não deseja incluir nos detalhes da tarefa.
- Clique Criar ação.
- Em seguida, clique no ícone de cruz (+) abaixo de Então bandeira.
- Tipo Gmail na barra de pesquisa. Clique Gmail do resultado.
- Selecione Enviar um email.
- Digite os endereços de e-mail das pessoas que você deseja notificar no campo Endereçar campo. Se estiver marcando mais de um endereço de e-mail, separe cada um com uma vírgula. Para marcar mais pessoas, digite seus endereços de e-mail no campo CC endereço e CCO campos de endereço conforme necessário. Eles atendem ao propósito de CC e BCC em e-mails regulares.
- Deixe os outros campos como estão. Em seguida, role para baixo e clique Criar Ação.
- Clique Continuar.
- Por fim, clique Terminar para ativar seu miniaplicativo.
O miniaplicativo criado agora está em execução na sua conta IFTTT. Sempre que você adiciona um evento do Google Agenda, ele grava essa tarefa em sua lista de tarefas pendentes da Microsoft e envia por e-mail os endereços listados com os detalhes da tarefa. Esta é uma ótima dica do Google Agenda para aumentar a produtividade.
Como usar o IFTTT para replicação de tarefas no Microsoft To Do
Você pode agendar tarefas de outro aplicativo de gerenciamento de tarefas, como Asana, Trello ou Clickup no Microsoft To Do.
O miniaplicativo abaixo criará uma nova tarefa no Microsoft To Do sempre que uma nova tarefa for atribuída a você pela sua organização na Asana:
- Vá para Criar no canto superior direito e clique no Se este bandeira.
- Digite “Asana” na caixa de pesquisa e clique Ásana.
- Clique Nova tarefa atribuída a você em um projeto. Clique Conectar se solicitado e siga as instruções na tela para vincular o IFTTT à Asana.
- Selecione sua conta Asana e o espaço de trabalho da organização. Especifique o projeto que você deseja acompanhar colando seu URL no campo Nome ou URL do projeto caixa.
- Clique Criar gatilho.
- Clique no Então isso bandeira.
- Digite “Microsoft” na caixa de pesquisa e selecione Microsoft para fazer quando aparece.
- Clique Criar tarefa na lista de tarefas.
- Selecione a lista de tarefas Microsoft to Do de destino na lista Qual lista de tarefas? suspenso.
- Role para baixo e clique Criar ação.
- Clique Continuar.
- Por fim, clique Terminar para implantar seu miniaplicativo.
Depois de implantado, seu miniaplicativo executará o fluxo de trabalho Asana-Microsoft To Do de acordo. Este pode ser um hack útil do Asana para aumentar sua produtividade.
Como automatizar a conclusão de tarefas usando IFTTT
Usando um miniaplicativo IFTTT diferente, você pode enviar e-mails automaticamente para as pessoas assim que concluir uma tarefa daquelas adicionadas ao Microsoft To Do.
Você só precisa garantir que rastreia a mesma lista de tarefas feita acima neste novo miniaplicativo. Veja como fazer isso:
- No painel do IFTTT, clique em Criar e clique no Se este bandeira.
- Em seguida, digite “To Do” na barra de pesquisa e selecione Microsoft para fazer quando você ver.
- Na página seguinte, clique no botão Tarefa na lista concluída acionar.
- Certifique-se de definir o Qual lista de tarefas? menu suspenso para a lista de tarefas usada ao automatizar a criação de tarefas nas seções anteriores. Por exemplo, se você estiver automatizando a criação de novas tarefas em “Tarefa de exemplo”, selecione essa mesma tarefa para o gatilho.
- Clique no Então isso banner e digite “Gmail” na barra de pesquisa. Selecione Gmail quando visto.
- Clique Enviar um email. Em seguida, preencha os campos de endereço de e-mail na página seguinte, separando os endereços de e-mail por vírgula.
Dependendo do seu fluxo de trabalho, estes também podem ser os e-mails que você notificou ao criar a tarefa.
- Deixe os outros campos como estão. Então clique Criar ação.
- Clique Continuar.
- Por fim, clique Terminar para ativar o miniaplicativo de conclusão de tarefas do Microsoft To Do.
Sempre que você concluir a tarefa especificada no Microsoft To Do, seu miniaplicativo IFTTT enviará uma notificação por email aos endereços listados informando que você a concluiu.
Além desses exemplos que fornecemos acima, o IFTTT também possui miniaplicativos Microsoft To Do públicos que você pode usar gratuitamente. Sinta-se à vontade para explorá-los na página de miniaplicativos públicos Microsoft To Do do IFTTT.
Automatize a Microsoft para fazer sem limitações
IFTTT apresenta mais de 700 serviços para automação. A única pequena limitação é que alguns gatilhos podem não ser suportados ou ainda não estar disponíveis. Apesar dessa limitação, você ainda pode vincular unidades de miniaplicativos de forma criativa para atingir seu objetivo de automação.
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