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Já se foram os dias em que a edição e compartilhamento de documentos do Microsoft Excel exigiam infinitos e-mails e incontáveis versões de documentos salvas em pendrives. Hoje, assim como tudo na web, os documentos do Microsoft Excel podem ser acessados, compartilhados, editados e carregados para que todos possam ver com um clique, graças ao OneDrive.
O que é o OneDrive e como você o usa
OneDrive é o serviço de nuvem da Microsoft que permite armazenar, acessar, editar e compartilhar seus arquivos de qualquer dispositivo com conexão à Internet e uma conta Microsoft dedicada.
Está disponível para uso pessoal e trabalho/escola, denominado, neste caso, OneDrive para trabalho ou escola.
Para criar uma conta OneDrive, tudo que você precisa fazer é criar uma conta Microsoft.
- Dirija-se ao site da Microsoft.
- Localize o Crie a sua conta aqui botão e clique nele.
- Crie uma conta totalmente nova, que criará um novo endereço de e-mail, ou conecte uma conta existente à Microsoft.
Está tudo pronto! Seja antigo ou novo, lembre-se sempre dessas dicas de segurança para sua conta da Microsoft. Depois que sua conta da Microsoft for criada, faça login e vá para o armazenamento em nuvem do OneDrive.
Como criar e sincronizar uma planilha do Microsoft Excel no OneDrive
É fácil criar e sincronizar uma planilha do Excel online diretamente do OneDrive. Veja como:
- Abra sua conta do OneDrive.
- Clique em +Novo > Pasta de trabalho do Excel.
- Insira os dados e edite sua planilha conforme desejado.
- Volte para sua conta do OneDrive para encontrar sua planilha recém-criada.
- Renomeie seu arquivo selecionando-o e clicando em Renomear.
- Digite o novo nome de arquivo e clique em Renomear.
- Seu arquivo é renomeado, com uma notificação no canto superior direito do seu painel confirmando a alteração.
- Abra seu arquivo no Excel Web ou no Excel local clicando em Abrir > Abra no navegador ou Abrir > Abrir no Excel.
- Abra no navegador: Isso abrirá o Excel web em seu navegador (Chrome, Mozilla, Firefox, …), permitindo que você faça edições online.
- Abrir no Excel: isso abrirá seu arquivo no software Excel local, permitindo que você faça edições localmente.
Em ambos os casos, seu arquivo é hospedado e sincronizado na nuvem. É acessível em todos os dispositivos, editável a qualquer momento e compartilhável com qualquer pessoa com um link. Mais sobre isso abaixo.
Como carregar e sincronizar uma planilha do Microsoft Excel com o OneDrive
Se você precisar carregar uma planilha do Excel no OneDrive, veja o que deve fazer:
- Abra sua conta do OneDrive.
- Clique em Carregar > arquivos.
- Escolha o arquivo para enviar do seu computador.
- Depois que seu arquivo for carregado com sucesso, ele aparecerá imediatamente em seu painel. Uma janela pop-up também ficará visível no canto superior direito da tela.
- Mais uma vez, abra seu arquivo selecionando-o e clicando em Abrir > Abra no navegador ou Abrir > Abrir no Excel.
- Abra no navegador: Isso abrirá o Excel web em seu navegador (Chrome, Mozilla, Firefox, …), permitindo que você faça edições online.
- Abra no Excel: Isso abrirá seu arquivo no software Excel local, permitindo que você faça edições localmente.
Conforme mencionado anteriormente, seu arquivo é hospedado e sincronizado na nuvem. É acessível em todos os dispositivos, editável a qualquer momento e compartilhável com qualquer pessoa com a permissão de link correta.
Como compartilhar seu arquivo OneDrive Microsoft Excel
Sua planilha agora está criada e hospedada em seu OneDrive. Isso significa que seu arquivo pode ser compartilhado e sincronizado: você pode adicionar colaboradores e fazer alterações em seu arquivo instantânea e simultaneamente.
Para compartilhar seu arquivo e começar a colaborar, siga estas etapas:
- Selecione seu arquivo e clique em Compartilhar.
- Escolha entre duas opções: Enviar Link ou Link de cópia.
Enviar Link: permite que você compartilhe o arquivo por convite. Ser-lhe-á solicitado que adicione o(s) nome(s) do(s) seu(s) colaborador(es) (se estiverem registados nos seus contactos), o(s) seu(s) grupo(s) ou o(s) seu(s) email(s).
Você também tem a opção de adicionar uma mensagem que será exibida junto com seu convite.
Link de cópia: Esse permite que você copie o link de acesso ao seu arquivo clicando cópia de. Uma janela pop-up mostrará o link copiado. Você pode então comunicá-lo ao(s) seu(s) colaborador(es) por e-mail ou qualquer outra ferramenta de mensagens.
Agora que você está familiarizado com as opções de compartilhamento, vamos nos aprofundar nas permissões.
- Decida que tipo de acesso conceder a seus colaboradores antes de enviar links de acesso clicando em Qualquer pessoa com o link pode editar.
- Escolha uma das opções: Qualquer um ou Pessoas especificas.
- Qualquer um: qualquer pessoa com o link tem acesso ao seu arquivo, esteja ela conectada ou não. Se o seu colaborador compartilhar esse link com um terceiro, esse terceiro terá acesso ao arquivo.
- Pessoas especificas: as pessoas para as quais você enviou o link precisarão fazer login em suas contas para acessar o arquivo. Se eles estiverem desconectados ou conectados de uma conta diferente, o acesso não será concedido.
- A seguir, escolha o tipo de acesso clicando em Pode editar ou Pode ver sob Mais configurações.
- Pode editar: pode adicionar e excluir conteúdo, gerenciar permissões e compartilhar o arquivo.
- Pode ver: só pode visualizar o conteúdo do arquivo, mas não pode fazer nenhuma alteração no documento.
- Recursos opcionais:
- Adicionar uma data de expiração. Após essa data, seus colaboradores não terão acesso ao arquivo.
- Adicionar uma senha. Seus colaboradores precisarão inserir uma senha para acessar o arquivo.
Dominar essas permissões é fundamental para garantir que seus arquivos permaneçam seguros e confidenciais. A boa notícia é que você sempre pode alterar as permissões de link no OneDrive, se necessário.
O OneDrive vai além do Microsoft Excel apenas
Enquanto examinamos como usar o OneDrive com seus arquivos do Excel, você pode realmente usá-lo para muito mais: armazenamento para seus documentos de e-mail, pastas locais, documentos do Word, apresentações do PowerPoint e muito mais. Faça login em sua conta e experimente descobrir mais maneiras de trabalhar na nuvem.
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