Quando se pensa no verão, nem sempre a produtividade vem à mente. Como a maioria dos locais de trabalho e freelancers, o Google Workspace é extremamente popular e crucial para gerenciar o trabalho, mas muitos dos recursos que ajudam a torná-lo fácil não são amplamente conhecidos. Veja abaixo cinco dicas que ajudarão você a organizar melhor seu Google Drive e aproveitar ao máximo sua conta para que você gaste menos tempo no trabalho e mais tempo aproveitando o sol.
Excluir antigos arquivos e pastas não são mais necessários
Temos muitos arquivos em nossos computadores. Todos esses documentos, fotos e afins provavelmente não são mais necessários e devem ser removidos. Idealmente, você deve realizar backups regulares em seu computador. Se não estiver, certifique-se de fazer um backup completo de tudo no seu Mac ou PC antes de excluir um único arquivo.
Feito isso, vá até as pastas do seu computador onde você costuma salvar conteúdo e, em seguida, classifique os arquivos por data. Exclua os que você não precisa mais, especialmente aqueles com mais de um ano. Se você estiver com pouco espaço de armazenamento, classifique os arquivos por tamanho e remova os maiores, supondo que não sejam mais necessários.
Configure marcadores e filtros para organizar sua caixa de entrada
O e-mail é uma ferramenta valiosa, mas pode ser um agravante se não for organizado corretamente. O Gmail oferece há muito tempo um sistema de rotulagem que permite aos usuários classificar e-mails por vários motivos usando um sistema codificado por cores. Ele torna a filtragem muito mais fácil e ideal para tarefas quando chega a hora de excluir mensagens desnecessárias.
Seguindo em frente, considere o Kiwi para Gmail, que leva a filtragem ao extremo com uma Caixa de Entrada Destaques. Com o recurso, você pode reduzir as mensagens por dia ou semana e separá-las com anexos, etc. A exclusão de e-mails desnecessários com anexos é especialmente importante, pois eles consomem espaço online ou físico da loja, dependendo do seu provedor.
Use aplicativos que economizam tempo
Existem muitos aplicativos que economizam tempo no mercado, e a limpeza de primavera é um ótimo momento para embarcar . Serviços como Clockwise, pelo contrário, permitem criar agendas diárias mais inovadoras para indivíduos e empresas. Gratuito para experimentar, Clockwise otimiza seu calendário reagendando reuniões conflitantes e liberando blocos de tempo ininterruptos. Ao fazer isso, você pode se concentrar no que é mais importante.
Por exemplo, nosso aplicativo, Kiwi for Gmail, facilita a remoção de spam de e-mail e é melhor para organizar seus boletins informativos e outros e-mails em massa que tendem acumular depois de visitar uma loja online e outros sites. Este aplicativo facilita o cancelamento de listas de e-mail que você não deseja mais.
Se você achar difícil fazer um pedido para seu e-mail ou calendário diário, Kiwi para Gmail e Clockwise são ótimos lugares para começar . Use o verão como uma desculpa para mudar a forma como as coisas são feitas à medida que você avança no resto do ano.
Use codificação de cores para diferenciar os diferentes tipos de arquivos
O Google não é o único a oferecer codificação por cores. Você pode encontrar arquivos semelhantes e ferramentas de organização de pastas para Windows 11 e macOS Monterey. Ambos os sistemas operacionais fornecem recursos de codificação de cores integrados, com o último incluindo ofertas mais amplas. Independentemente disso, ferramentas de software de terceiros em ambos os sistemas adicionam profundidade à codificação de cores de arquivos e pastas. Comece com as opções nativas e avance para outras soluções conforme necessário.
Uma maneira de separar o conteúdo usando cores é por sua prioridade, talvez usando vermelho para denotar seus arquivos mais essenciais. Você também pode considerar usar uma cor (ou diferentes tons da mesma cor) para separar arquivos comerciais e pessoais. A melhor escolha para você irá variar de acordo com suas necessidades.
Renomeie os arquivos para torná-los mais fáceis de encontrar
Lembre-se de passar por esses arquivos e pastas no seu computador para encontrar aqueles para excluir? Esse processo é muito mais direto se você puder dizer pelo nome o que eles implicam. Em outras palavras, usar “document-1” e “book-1” como nomes de arquivos não é exatamente o ideal. Então, em vez disso, comece um novo hábito de nomear arquivos e pastas de uma maneira que os torne mais fáceis de encontrar mais tarde. Crie um sistema a partir de todas as ideias, sistemas e IA disponíveis.
Use o verão como uma oportunidade para renomear seus arquivos e pastas para torná-los mais descritivos. Isso torna muito mais fácil encontrar arquivos daqui para frente. Por exemplo, você pode renomear arquivos adicionando o nome do departamento ou do projeto, tags, datas e muito mais. As opções são infinitas.
Faça o que fizer, seja consistente e continue seguindo o processo de renomeação. Então, você ficará feliz por ter feito isso.
Você pode fazer muito na hora da faxina para organizar melhor seu espaço e sua vida digital. Seguindo as cinco dicas acima, você pode organizar sua caixa de entrada, arquivos e pastas. O melhor de tudo é que nenhuma dessas recomendações demora tanto para terminar, dando a você mais tempo para fazer algo muito mais divertido. Feliz verão!
