A utilização de software de agendamento melhora a gestão do tempo. Mas nem todos estão fazendo uso dessa nova tecnologia. Quando você não utiliza seu software de gerenciamento de tempo – é semelhante a ter uma Ferrari nova, mas conduzi-la apenas cinco milhas abaixo do limite de velocidade.
Para desbloquear a velocidade máxima de um carro esportivo, você deve entender seu motor. Você deve aprender as vantagens do software e como aproveitar o poder que ele tem para aumentar sua produtividade. Você só está obtendo valor de superfície para o seu software se o olhou apenas como a Ferrari acima – e só se interessou pela pintura e pelos bancos de couro. Mude como você pensa sobre seu software de agendamento.
Antecipe o que seu software pode fazer pela produtividade
Viver o momento é emocionante, mas não muito produtivo quando você está pensando em software. Portanto, você precisa planejar se deseja maximizar seu tempo usando o software. Pergunte a qualquer líder do setor ou empresário de sucesso quanto planejamento é necessário em suas vidas diárias – e o mesmo acontece com o uso de um software.
Você deve planejar diariamente, semanalmente e mensalmente alterando seu programa de programação perspectiva. Acima de tudo, com o planejamento diário, você pode agendar tarefas desafiadoras nos momentos em que sabe que é mais produtivo. Por exemplo, planeje todas as reuniões e prazos semanalmente. O planejamento mensal permite que você revise seus próprios KPIs e se prepare para um mês mais produtivo. Enquanto isso, seu software de agendamento permite que você e outros cooperem e planejem juntos quando todos tiverem horários abertos.
Os líderes precisam conciliar vários trabalhos, tarefas e prazos. Seu software de agendamento também ajudará a diminuir o mal-entendido e a falta de comunicação entre gerentes e equipes. Por exemplo, a nova postagem do blog de X deve ser entregue amanhã de manhã, com edição por um editor interno no final do dia – isso está no cronograma de edição? Você precisa ter um local para gerenciar as métricas de sua equipe para seu software de agendamento. Ele diz que as métricas ajudam os líderes e gerentes de equipe a planejar seu tempo para cada ciclo de desenvolvimento.
Equilíbrio pessoal-profissional
Mesmo que sua profissão seja vital para seu estilo de vida, sua família e você mesmo devem estar sempre em primeiro lugar. De acordo com um estudo da Deloitte, as organizações que promovem o equilíbrio entre vida profissional e pessoal veem o dobro da produtividade dos funcionários. Portanto, o software de agendamento mais excelente incentiva o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Reserve tempo para a família. Agende datas com seu cônjuge e eventos esportivos e recitais de seus filhos. Esses eventos não devem ser negociáveis, e você pode organizá-los usando as mesmas ferramentas que usa para o seu negócio.
O equilíbrio entre trabalho e vida é muito mais fácil de conseguir. Use estratégias de agendamento que o ajudem a maximizar sua produtividade no horário. Por exemplo, a técnica Pomodoro divide o trabalho em pequenos blocos com breves pausas entre eles. Usar essa estratégia de agendamento ajudará você a se concentrar melhor durante o dia, fazer mais coisas em menos tempo e levar menos trabalho para casa.
Código de cores para geeks — Ótimo agendamento rápido
Um sistema de codificação de cores exclusivo ajuda você a compreender seu itinerário rapidamente. Cada item do seu horário pode receber uma cor diferente. O vermelho pode ser usado para destacar reuniões importantes com clientes. Por exemplo, amarelo pode representar tarefas de longo prazo, como planejamento ou relatórios. Azul pode significar tempo para a família, obrigações pessoais, etc. Para concluir as atividades mais rapidamente, você deve estabelecer a prioridade de sua agenda. Há muitas maneiras de fazer isso.
As dicas visuais podem ajudar as pessoas a entender as informações mais rapidamente, então vá em frente e seja colorido. Depois de aprender seu código de cores, sua programação diária informará onde e quando você precisa estar. Por exemplo, uma luz vermelha indica uma reunião do conselho para a qual você deve se preparar. Conseqüentemente, não importa qual seja o evento, uma lasca azul no final de sua agenda irá lembrá-lo de que você não pode trabalhar até tarde porque tem um evento familiar.
Definir alertas no Software de Agendamento
Agendar um evento nem sempre é suficiente — você não está usando todo o potencial do software de agendamento se não definir lembretes para eventos importantes. Portanto, configurar lembretes para cada reunião ou compromisso ajudará você a acompanhar sua agenda. Lembre-se de definir também um alarme para o seu tempo de viagem.
Seus lembretes servirão como backup se você esquecer algo ou perder suas anotações em papel. Não há nada pior do que perder uma reunião crítica ou dar a impressão incorreta – esse tipo de coisa prejudica as carreiras. Use seu programa de agendamento para evitar isso.
Os lembretes também podem ajudá-lo a se preparar para as próximas ocasiões. Conseqüentemente, um aviso de meia hora antes de uma grande apresentação lhe dá tempo para reunir seus pensamentos e organizar seus materiais. Você deve se conhecer bem o suficiente para ver se precisa de mais tempo do que meia hora. Isso é tudo o que você precisa se tiver preparado na noite anterior e tiver tudo pronto para essa reunião.
Outros para contato no software de agendamento
Preparar e participar de uma reunião onde a outra parte não aparece é contraproducente. Ambas as partes devem concordar com um cronograma. Mesmo que você faça tudo perfeitamente – há momentos em que alguém pode se atrasar ou não aparecer para uma reunião. Todo o seu planejamento e organização serão em vão.
Para evitar isso, envie lembretes para as pessoas com quem você fez planos. A maioria dos softwares de agendamento permite que você configure mensagens de lembrete.
Os líderes podem criar o lembrete perfeito uma vez e usá-lo para todos os compromissos futuros para todos em sua equipe.
As pessoas não terão que se preocupar com colegas ou clientes pulando reuniões ou escrevendo e-mails personalizados todas as vezes. Eles também podem compartilhar uma agenda de reunião ou um link de agendamento para melhorar a colaboração – e o mesmo processo e trabalho ao gerenciar os horários de trabalho híbridos de suas equipes híbridas.
Precisamos parar de utilizar nosso software de agendamento apenas por o básico. Em vez disso, os líderes devem usar a variedade de recursos valiosos dessa ferramenta de software para aumentar a produtividade em toda a empresa.
Comece hoje para aproveitar ao máximo seu tempo. Lembre-se de que usar seu software de agendamento — “agora” — escrito de trás para frente significa que você “ganhou.”
