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Durante anos, minha lista de tarefas foi minha tábua de salvação, mas com o tempo simplesmente se tornou uma fonte de estresse. A enorme lista de tarefas não verificadas me deixou perdida e foi aí que decidi fazer uma mudança.
O problema com listas de tarefas tradicionais
A princípio não percebi, mas na verdade existem vários problemas contínuos com as listas de tarefas habituais que a maioria das pessoas (inclusive eu) usa. Alguns deles incluem:
Comprimentos esmagadores
As listas de tarefas parecem ter uma maneira sorrateira de crescer cada vez mais até se tornarem coisas enormes que muito poucas pessoas conseguirão realizar. Meu TDL, no qual trabalhei no final de cada dia e apenas coloquei um Documento Google, acabou tendo páginas – todos os dias!
O que começa como apenas algumas tarefas gerenciáveis rapidamente se transforma em uma bola de neve e, antes que você perceba, você está preso sob uma avalanche. Além disso, mesmo com os aplicativos de planejamento me ajudando a manter a organização, eu continuava me perdendo na quantidade de coisas que precisava fazer depois de ver tudo escrito no “papel”.
Problemas de priorização
Uma das coisas com as quais mais tive dificuldade quando se tratava de listas de tarefas era como decidir o que tinha precedência. Havia tantas tarefas disputando minha atenção e, se um dia passasse, eu acrescentaria de duas a cinco novas tarefas, e descobrir onde elas se encaixavam era quase impossível. Sem mencionar como é fácil se envolver no trabalho intenso de marcar itens em vez de se concentrar em fazê-los da maneira “certa”.
Expectativas irrealistas
Outra coisa que se tornou um problema foi quantas expectativas irrealistas eu estava estabelecendo para mim mesmo e, quando não consegui cumprir todas as minhas tarefas, parecia um fracasso. Não importa o quanto eu conseguisse, sempre parecia que ainda havia mais a fazer. Essa sensação constante de fracasso muitas vezes acabava prejudicando minha motivação e auto-estima, o que não é ótimo quando você quer fazer as coisas.
O ponto de viragem e por que parei de usar listas de tarefas pendentes
Lembro-me vividamente do dia em que minha lista de tarefas finalmente funcionou; finalmente me causou mais frustração do que produtividade. Era uma quarta-feira aleatória e eu havia planejado minhas tarefas do dia, uma por uma, com a intenção de concluí-las até a noite chegar.
Mas, com o passar das horas, fiquei cada vez mais estressado e sobrecarregado, incapaz de fazer qualquer progresso significativo. Foi naquele momento de pura exasperação que eu soube que precisava encontrar uma maneira diferente de fazer as coisas.
Para fazer isso, primeiro tive que entender que a verdadeira produtividade não consiste apenas em riscar tarefas de uma lista sem pensar – trata-se de focar em metas significativas e fazer progresso a longo prazo em direção a elas. Então, em vez de listas, eu precisava de um sistema que me permitisse alinhar o que eu queria fazer diariamente com minha visão e valores de longo prazo.
No final, em vez de confiar nas tradicionais listas de tarefas, adotei a prática de “revisões matinais”. É uma verificação matinal diária que gira mais em torno de refletir sobre o dia anterior e definir prioridades mais claras para o dia seguinte.
O que é uma revisão matinal?
Uma revisão matinal, pelo menos para mim, é um meio deliberado e intencional de começar cada dia com clareza e propósito. Paro alguns minutos para relembrar o que consegui realizar no dia anterior, o que aprendi e os desafios que enfrentei. Também identifico dois ou três objetivos principais que desejo alcançar, tanto a curto como a longo prazo, para o dia seguinte.
Ao contrário de uma lista de tarefas normal, que tende a se concentrar apenas na quantidade e na conclusão, uma revisão matinal enfatiza ser intencional e priorizar o que é mais importante. Em vez de me sobrecarregar com uma lista aparentemente interminável de tarefas e tarefas, seleciono cuidadosamente uma quantidade mais limitada de objetivos significativos que terão um impacto positivo em meus objetivos.
Minha revisão matinal também incentiva a flexibilidade e a adaptabilidade. Reconhece que as prioridades podem e irão mudar ao longo do dia e isso permite ajustes sem me fazer sentir um fracasso. Essa abordagem me permite manter o foco no que realmente importa e me ajuda a evitar me perder nas pequenas coisas.
Por que funciona para mim
No geral, sinto que minha revisão matinal mudou o jogo em termos de minha produtividade e bem-estar geral. Ao me concentrar em alguns objetivos principais ao longo do dia e no longo prazo, consegui me sentir menos sobrecarregado e com mais controle do meu dia.
Minha revisão matinal também ajuda a me manter fundamentado em metas de longo prazo e a garantir que minhas ações diárias estejam alinhadas com minha visão de sucesso geral. Começar cada dia com um plano e propósito claros me deu motivação e motivação para enfrentar todos os tipos de desafios de frente.
Experimente abordagens diferentes e não tenha medo de experimentar métodos diferentes para descobrir o que funciona melhor para você. O que pode funcionar para mim pode não ser necessariamente a melhor opção para você.
Ferramentas que ajudam na minha revisão matinal
Descobri que, como acontece com a maioria das coisas, o uso da tecnologia pode ajudar a tornar minha revisão matinal muito mais fácil. Eu normalmente uso um Documento Google, como com minhas listas de tarefas anteriores, para organizar meus pensamentos, embora eles sejam muito menos uma lista de coisas que precisam ser feitas e mais uma lista de minhas principais prioridades para o dia. Também sincronizo meu Google Agenda para poder anotar reuniões agendadas, prazos rígidos e quaisquer compromissos familiares que sei que acontecerão durante aquele dia.
Estabeleça expectativas realistas e seja honesto sobre o quanto você pode realizar em um dia e, em seguida, priorize essas tarefas de acordo. Isso ajudará a evitar que você se sinta sobrecarregado ou desapontado.
E, quando não tenho necessariamente acesso ao meu laptop ou preciso fazer outra coisa, como preparar o café da manhã, costumo usar a habilidade My Notebook no meu Alexa para conversar sobre as coisas, em vez de anotá-las imediatamente. Isso significa que posso fazer duas coisas ao mesmo tempo, mesmo que não prefira necessariamente dividir minha atenção dessa forma.
Outras alternativas que tentei
Antes de decidir pela revisão matinal, experimentei alguns outros métodos. O bloqueio de tempo foi um deles. É onde você agenda períodos específicos para tarefas, em vez de listá-las. Funcionou bem para focar em grandes projetos, mas era difícil persistir quando as coisas não saíam como planejado.
Também tentei atribuir temas para cada dia, como “dia de tarefas” ou “dia criativo”. Isso me ajudou a me concentrar, mas não foi ótimo quando algo urgente apareceu e atrapalhou o cronograma.
No final, quer você siga as listas de tarefas tradicionais ou adote uma nova abordagem, a verdadeira chave é encontrar o método que funciona para você e o ajuda a se manter organizado, motivado e focado. A revisão matinal tem sido uma ferramenta inestimável em minha rotina diária e espero que possa trazer benefícios semelhantes para você também.
Comece aos poucos, combinando sua lista atual com uma revisão matinal para adquirir o hábito de planejar seu dia.
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