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Uma lista de tarefas pode ser uma ótima maneira de garantir que você esteja progredindo nas tarefas do dia a dia. Configurar uma lista de tarefas no Microsoft OneNote é simples e oferece várias vantagens em relação a caneta e papel.
O OneNote está disponível em todos os dispositivos. Ele permite que você pesquise tarefas importantes rapidamente. Se você categorizar as tarefas, o OneNote compila todas as anotações marcadas para fácil acesso, pesquisa e impressão. Essa é apenas uma das características básicas.
Mostraremos algumas dicas fáceis para criar uma lista de tarefas acionáveis no OneNote, para que você possa terminar seu trabalho no prazo.
1. Use atalhos para tornar as listas de verificação fáceis
Uma tag de tarefa adiciona uma caixa de seleção ao lado da nota. Você pode usá-lo para marcar tarefas pendentes e criar uma lista de verificação, como recados a serem executados e tarefas diárias que você precisa realizar. Assim que estiverem completos, marque-os. O OneNote permite que você crie facilmente uma lista de tarefas.
Selecione a nota ou o texto da nota e pressione Ctrl + 1 para adicionar uma caixa de seleção. Você pode adicionar tags à sua lista de tarefas para marcar itens importantes na nota, adicionar informações de contexto para maior clareza e recuperar essas tarefas durante a pesquisa. Por exemplo, pressione Ctrl + 2 para adicionar uma estrela, Ctrl + 3 para adicionar um ponto de interrogação e muito mais.
Se as tags predefinidas não atenderem às suas necessidades, você pode atribuir uma tag personalizada e usá-la com um atalho de teclado. Você não precisa pesquisar ou clicar nos longos menus de tags. Para saber mais, leia este artigo interessante sobre as tags do OneNote e como usá-las.
Também é possível controlar a hierarquia da lista e criar subtarefas. Por exemplo, se você estiver fazendo um projeto complexo, pode precisar de sublistas de tarefas menores para verificar antes que todo o projeto seja concluído.
Basta pressionar o Aba chave para criar uma subtarefa. Para mover tarefas para cima ou para baixo em sua lista de tarefas, pressione Alt + Shift + Cima ou Seta para baixo.
2. Incorpore seus arquivos no OneNote
Quando você está trabalhando em um projeto, é fácil perder a noção de quais coisas você deve concluir ou lembrar para terminar o projeto. Em vez de duplicar essas informações em vários lugares, você pode trazer o material diretamente para o OneNote.
No aplicativo OneNote para Windows, coloque o cursor ao lado da tarefa pendente. Então clique Inserir > Arquivo.
Na caixa de diálogo exibida, escolha qualquer uma das três opções: Carregar no OneDrive e inserir um link, Inserir como anexo ou Inserir como impressão.
A primeira opção carrega uma cópia do arquivo no OneDrive (no Carregamentos do OneNote pasta) e insere um link na página atual. Se for um documento do Office, o OneNote exibirá uma visualização ao vivo do arquivo sem abri-lo no aplicativo associado. Para todos os outros tipos de documento, você simplesmente verá um link para esse arquivo.
Quando você insere o arquivo como um anexo, os arquivos anexados não têm nenhum link para sua origem, portanto, qualquer alteração que você fizer existirá apenas no OneNote. O OneNote também insere um ícone de arquivo para cada anexo em suas anotações.
Seja qual for a opção escolhida, crie uma lista de tarefas e comece a trabalhar no seu documento. Você nunca esquecerá as coisas e a cópia mais recente sempre estará no OneNote. Se você não tem certeza de qual aplicativo de anotações é melhor para você, considere verificar esta comparação entre o Evernote e o OneNote.
3. Crie um quadro Kanban no OneNote
Se você está tentando lidar com uma infinidade de tarefas e tem problemas para priorizá-las, o método Kanban deve funcionar para você. Com o Kanban, você pode dividir tarefas complexas em etapas menores e organizá-las visualmente.
Você pode entender o progresso de suas tarefas, problemas associados e estabelecer espaço para melhorias. É fácil criar um modelo Kanban no OneNote.
- Primeiro, crie uma nova página e nomeie-a como “My Board” (ou algo que você possa distinguir facilmente). Faremos três tabelas e as rotularemos como Pendência, Essa semana, e Arquivo. Para cada tabela, crie três colunas—Projeto, Tarefae Prioridade.
- Digite a primeira coluna, pressione abae nome da próxima coluna. Repita os passos até transformá-lo em uma mesa. As mesas atuam como um ponto central para todas as suas tarefas. Em seguida, projete-o de uma maneira que faça sentido para você.
- Em cada linha, criar uma tarefa. Ao terminar uma tarefa, passe o cursor do mouse à esquerda para revelar uma âncora. Clique e arraste a linha entre as tabelas.
Você pode inserir um arquivo na célula da coluna ou um link para uma página diferente do OneNote para obter mais detalhes sobre a tarefa.
Existe um modelo OneNote Kanban pronto para uso da Auscomp que implementa todas as práticas recomendadas do Kanban. O quadro tem várias colunas: Lista de pendências, Próximo, Em andamentoe Focoe você pode até personalizá-los.
Organize suas tarefas e pendências visualmente, depois arraste e solte as tarefas em outras colunas.
Existem mais de 20 cartões de estilo para mostrar título, descrição, data de vencimento e muito mais. Você pode destacar tarefas usando os símbolos e imagens extras. Você pode baixar este modelo por apenas $ 18,95. Além disso, dê uma olhada nesses sites para baixar modelos do OneNote.
4. Adicione mais contexto à sua lista de tarefas
Um contexto é um conjunto específico de condições que caracterizam a situação na qual você conclui uma tarefa. Quando você adiciona um contexto, ele ajuda você a ajustar os recursos e a direção de seus esforços de uma maneira melhor, minimizar a ineficiência e possíveis erros. O OneNote permite adicionar contexto de várias maneiras:
Transformando listas de tarefas em páginas
O OneNote pode transformar uma lista de itens em páginas individuais. Simplesmente criar uma lista de tarefasclique com o botão direito do mouse e selecione Link para páginas no menu de contexto. Os itens da lista são convertidos em um link interno e cada tarefa corresponde a uma página separada em uma seção.
Agora, em cada página, adicione suas notas, links, tags, imagens e muito mais. As páginas vinculadas são suficientes para fornecer um contexto completo em termos de sua tarefa e sua importância.
Integre tarefas entre o Microsoft To-Do e o OneNote
Embora ambos sejam produtos da Microsoft, a integração entre o To-Do e o OneNote não estava no roteiro. Mas você já pensou, qual seria o seu fluxo de trabalho se qualquer tarefa que você criasse no OneNote fosse sincronizada com o To-Do e vice-versa?
É possível através do aplicativo pleexy, e temos um guia completo para você sobre como configurar o pleexy para sincronizar tarefas entre o OneNote e o To-Do.
Integração com o Outlook para Gerenciamento de Projetos
As tarefas do Outlook e a lista de tarefas do OneNote ficam aquém em certos aspectos. As tarefas do Outlook não possuem os recursos de contexto e gerenciamento de tarefas do OneNote. No entanto, você pode usar o OneNote e o Outlook juntos para projetos que exigem planejamento e visão abrangentes.
Você pode adicionar uma tarefa do Outlook ao OneNote, salvar uma mensagem de email no OneNote, usar o OneNote para reuniões do Outlook e muito mais. Para saber mais, leia como transformar o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com o OneNote.
Adicionar um lembrete a uma tag de tarefas pendentes
O OneNote não possui recursos de lembrete nativos. Com o suplemento OneMore para OneNote, ele pode emular recursos relacionados a lembretes para pessoas que não usam ou possuem o Outlook. Adicione uma tag à tarefa e posicione o cursor no parágrafo de interesse. Então escolha Lembrete > Adicionar ou atualizar lembrete.
Na caixa de diálogo que aparece, adicione um assunto, data de vencimento, status, prioridade e clique em OK. À medida que a data de vencimento se aproxima, o OneMore mostrará uma notificação pop-up na área de notificação do Windows.
As notificações são enviadas apenas enquanto o OneNote está em execução.
5. Encaixe o OneNote para um melhor gerenciamento da lista de tarefas
No OneNote, o modo de exibição padrão é ótimo para fazer anotações, adicionar imagens, tabelas e muito mais. Se você estiver criando uma lista de tarefas, essa exibição não utilizará o espaço da tela com eficiência e você poderá perder o foco.
Você pode encaixar a janela do OneNote para que ela fique acima de todos os outros aplicativos. Clique no Visualizar aba e escolha Encaixe na área de trabalho.
Ao trabalhar em uma tarefa em outro aplicativo, você pode olhar rapidamente para frente e para trás entre as duas janelas abertas, copiar e colar links para suas tarefas e muito mais.
Como alternativa, você pode usar um atalho personalizado na área de trabalho para iniciar o OneNote diretamente no modo encaixado. Basta adicionar “/encaixado” para “ONENOTE.EXE.” O caminho ficará assim:
C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16ONENOTE.EXE" /docked
Dependendo da unidade e da pasta em que o Microsoft Office 2016 está instalado, pode ser necessário alterar o caminho. “Office 2016” torna-se “Escritório15” se você estiver usando o Office 2013. A partir de agora, o OneNote para Windows 10 não possui esse recurso.
6. Crie uma lista mestre de tarefas no OneNote
Depois de marcar muitos itens em suas páginas do OneNote, você desejará usar o Encontrar Marcas recurso para obter uma visão geral da sua lista de tarefas. Clique no Lar guia e, em seguida, selecione Encontrar Marcas.
A recém-criada página Resumo de tags contém todas as tags listadas na Resumo de tags painel de tarefas.
Se você deseja saber quais tarefas faltam, verifique Mostrar apenas itens desmarcados. Para seções específicas, blocos de anotações ou todos os blocos de anotações, clique no botão Pesquisar seta suspensa e escolher onde você deseja procurar tags.
7. Experimente a Matriz de Eisenhower
A Eisenhower Matrix é muito fácil de entender e pode ajudá-lo a eliminar tarefas desnecessárias ou de baixa prioridade. Você usará quatro quadrados:
- Fazer: Para tarefas urgentes
- Decidir: Para tarefas que não são tão sensíveis ao tempo
- Delegar: Dê a tarefa a outra pessoa
- Excluir: Tarefas desnecessárias que fornecem pouco ou nenhum valor – também conhecidas como “Limite” em algumas Matrizes de Eisenhower.
A maneira mais fácil de incorporar a Eisenhower Matrix no OneNote é criando uma tabela simples:
- Clique no Inserir aba.
- Selecione Mesa.
- Escolha uma mesa 2×2 dos quadrados.
- Clique na tabela quando estiver pronto para inseri-la em sua nota. Em seguida, comece a digitar suas tarefas em cada caixa. Não se preocupe se a mesa parecer pequena a princípio; ele se expandirá conforme você digita mais nas caixas!
Descubra mais truques do OneNote
Muitas vezes nos deixamos levar pelos sistemas de produtividade e pelos recursos promissores de alguns aplicativos de lista de tarefas. Seu gerenciamento de tarefas pode se tornar uma atividade excessiva e uma desculpa para procrastinação se você não for cuidadoso, e vale a pena manter as coisas simples. O OneNote é uma ferramenta poderosa; você pode moldá-lo da maneira que quiser.
Embora o OneNote não tenha recursos de gerenciamento de tarefas, as dicas discutidas neste artigo ajudarão você a criar seu próprio sistema de produtividade. Se quiser saber mais, leia nosso artigo sobre como criar um wiki pessoal no OneNote.
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