Os 12 melhores modelos de atas de reunião para profissionais

Quer suas reuniões de negócios sejam online ou pessoalmente, o acompanhamento com atas e anotações é uma maneira segura de manter todos na mesma página com o que aconteceu e o que acontecerá a seguir. Para facilitar a captura dessas atas de reunião, você pode escolher entre uma variedade de modelos projetados para diferentes aplicativos.

Abaixo estão 12 opções incríveis para você começar a usar o formato de ata de reunião (MoM) para suas anotações. Você também precisa de um aplicativo para agendar suas reuniões? Não procure mais!

Por que as atas de reunião são importantes?

As atas de reunião são anotações feitas durante a reunião. Embora possam não ser a primeira coisa em sua lista de tarefas a fazer, aqui estão alguns motivos pelos quais você deve considerar fazer atas de reunião em todas as reuniões:

• As atas de reunião permitem que você defina uma agenda antes da reunião que cubra tudo o que precisa ser discutido durante a reunião.
• Além disso, as atas de reunião fornecem aos administradores um registro dos compromissos e deveres de cada membro da equipe, juntamente com instruções e prazos específicos.
• Eles tornam o fluxo de trabalho transparente. Você pode compartilhar as atas com os membros que não estiveram presentes durante a reunião, bem como guardá-las para defesa corporativa no futuro.
• Como as atas das reuniões permitem que você acompanhe o comprometimento de todos, você também pode usá-las para medir o progresso de cada membro da equipe.
• As atas de reuniões fornecem informações sobre discussões anteriores, para que você possa usá-las para formar suas estratégias, projetos ou iniciativas futuras. Durante esse processo, você pode revisar as atas das reuniões anteriores para aprender com seus erros e garantir que não haja repetição.

Elementos-chave de modelos de atas de reunião eficazes

Para garantir a eficácia de suas atas de reunião, aqui estão alguns elementos-chave que você deve incluir:

• Data, hora e local da reunião: Mencionar a data, hora e local da reunião. Você também pode mencionar o tipo de reunião; presencial ou online.
• Participantes e ausentes: Liste os nomes de todos os envolvidos na discussão. Se houver pessoas que não puderam comparecer à reunião, você pode listar seus nomes separadamente para garantir a responsabilidade.
• Agenda: Para ajudar os participantes a manter o foco, comece mencionando a agenda principal da reunião (você pode fornecer uma breve visão geral), seguida dos tópicos a serem discutidos.
• Decisões e pontos de ação: Anote as decisões tomadas durante a reunião, seguidas dos pontos de ação identificados. Enquanto isso, você também pode criar uma lista das tarefas que precisam ser feitas junto com os responsáveis ​​por cada uma delas. Se essas tarefas tiverem prazos, é melhor mencioná-los também.

Com esses elementos, você pode garantir que todas as informações sejam capturadas de forma abrangente.

Modelos de atas de reunião para Vertex42

Do Vertex42, este modelo básico fornece apenas algumas seções, que são suficientes apenas para pequenas reuniões. Esse estilo funciona bem para reuniões de status de equipe, reuniões individuais e reuniões informais de última hora.

Você pode inserir facilmente uma agenda curta, incluindo itens de ação, adicionar participantes e escrever outras notas conforme necessário.

Para um modelo de ata de reunião detalhado, esta opção também da Vertex42 permite adicionar informações para reuniões mais oficiais. Esteja você se reunindo com seu departamento, equipe ou comitê, esses detalhes adicionais trazem mais formalidade ao documento do que o modelo básico de MoM.

Você pode incluir os nomes das pessoas que convocaram a reunião, do cronometrista e do anotador. Você também pode adicionar um objetivo e tipo de reunião, juntamente com as decisões tomadas durante a sessão.

Modelos de Atas de Reunião para Microsoft Word

O Microsoft Word é provavelmente um dos aplicativos mais populares para modelos de atas de reunião, e as opções de modelos disponíveis são abundantes. Aqui estão apenas alguns modelos que são eficazes e úteis.

Microsoft Word 2021

Se você é um usuário do Microsoft Word 2021, pode aproveitar os modelos de atas de reunião dentro do aplicativo. Selecione Arquivo > Novo para abrir a seção de modelos. Na caixa de pesquisa, digite as palavras Atas de reunião para encontrar resultados relevantes.

Este modelo de ata de reunião detalhado não apenas adiciona um toque de cor ao seu documento, mas também é formatado em uma tabela bonita e organizada. Você verá uma seção na parte superior para adicionar nomes, assim como no modelo detalhado do Vertex42.

Este também divide cada tópico da agenda em sua própria seção. Você pode então inserir a discussão, conclusões, prazo, pessoa responsável e itens de ação para cada tópico separadamente. Este formato MoM em Word oferece uma ótima organização de notas para reuniões de projeto onde as tarefas são atribuídas e os prazos são cruciais.

Outro modelo atraente e útil no Word 2021 se enquadra na categoria de reunião PTA. Ele inclui todas as seções necessárias para relatórios do diretor e do comitê, detalhes do orçamento e informações do conselho. Cada área tem uma separação limpa para facilitar a leitura e você pode adicionar informações em formato de parágrafo ou marcador.

Obviamente criado para reuniões de PTA, você também pode usar este modelo para reuniões de negócios, conferências ou reuniões de comitês de voluntários com apenas alguns ajustes nos títulos das seções. Com alguns ajustes, esses dois modelos podem funcionar como seus formatos de e-mail MoM padrão.

Microsoft Word on-line

Se preferir usar o Microsoft Word Online, você pode acessar vários modelos de atas de reunião no site do Microsoft Office. Ao chegar no site, basta selecionar Minutos de Pesquise por Categoria seção à esquerda.

Uma opção é um modelo formal de MoM que inclui uma ordem de pedido, aprovação de atas, relatórios e seções de adiamento. Na parte inferior há um local para o secretário assinar e datar as anotações. Esse tipo de modelo, com suas seções formais, é adequado para reuniões de comitês, executivos e do conselho.

Outra boa opção de modelo para o Word Online tem um formato de ata de reunião profissional mais básico com um pouco de cor. Com seções para participantes, discussão, anúncios e mesa redonda, este é um formato de ata de reunião para todos os fins. Você pode usá-lo facilmente para reuniões de área, equipe ou departamento.

Embora você possa editar e adicionar seus detalhes a esses modelos usando o Word Online, também pode salvá-los e acessá-los no Microsoft OneDrive para flexibilidade adicional. Isso ajuda a torná-los exemplos de e-mail MoM ideais para trabalhar.

Modelos de atas de reunião para Microsoft OneNote

O Microsoft OneNote é uma ferramenta maravilhosa para capturar atas de reuniões no formato MoM. Dependendo da versão do OneNote, você pode acessar até cinco modelos integrados para anotações de negócios e escolher desde uma aparência básica até uma formal com seções correspondentes.

Infelizmente, no aplicativo do Windows 10, você ainda precisa baixar o modelo de reunião do Microsoft OneNote que deseja ou criar o seu próprio. A boa notícia é que a internet tem muitas fontes confiáveis.

Para acessar modelos no OneNote 2016, no entanto, basta selecionar Inserir na navegação superior e clique em Modelos de página. Você verá uma lista de modelos usados ​​recentemente e uma opção para abrir todos eles selecionando Modelos de página na caixa suspensa.

Para versões mais antigas do OneNote, comece abrindo uma nova guia em seu bloco de anotações. Você verá então Nova página no lado direito e, ao clicar na seta, você verá uma caixa suspensa onde poderá selecionar Modelos de página.

Os modelos básicos de atas de reunião do OneNote são perfeitos para pequenas reuniões de equipe ou até mesmo uma reunião com seu chefe. Os dois modelos simples do OneNote têm apenas três seções onde você pode adicionar a agenda, os participantes e os itens de ação.

Modelos de atas de reunião informais, mas detalhados, são ideais para as reuniões que envolvem uma pequena equipe e um grande grupo de executivos. Juntamente com as informações básicas, esses modelos incluem seções para anúncios, discussões, itens de ação anteriores e detalhes da próxima reunião.

Modelos de atas de reuniões formais são normalmente usados ​​para reuniões executivas, de diretoria ou oficiais com muitos pontos de discussão. Este modelo do OneNote inclui seções para abrir e fechar a reunião, questões pendentes, novos negócios e aprovações, além do básico.

Modelos de atas de reunião para o Evernote

Se o Evernote for sua ferramenta de anotações preferida, alguns modelos de atas de reunião estão disponíveis no site do Evernote. Um bom recurso desses modelos é que eles incluem uma agenda de reunião e atas de reunião.

Para salvar e usar um modelo, selecione Usar modelo ou Salvar cópia no Evernote no canto superior direito da página de visualização do modelo. Você precisará fazer login no Evernote, a menos que já esteja. Em seguida, você verá o modelo aparecer em uma nota do Evernote para você usar. Confira as instruções em verde e remova-as para usar o modelo.

O primeiro modelo é uma opção de ata de reunião expandida que inclui agenda e itens de ação, cada um dentro de uma estrutura de tabela limpa junto com caixas de seleção para itens concluídos. Há também uma pequena seção para anotações de forma livre.

Esse tipo de formato é útil para a maioria das reuniões de pequeno a médio porte consideradas informais, como reuniões de equipe ou de atualizações semanais.

O segundo modelo é muito padrão, com três seções principais para agenda, notas e itens de ação. Esta opção é mais útil para reuniões individuais extremamente informais ou rápidas devido à sua estrutura simples.

A conveniência de usar o Evernote para suas atas de reunião é que você pode compartilhar facilmente com os participantes diretamente através do aplicativo Evernote. Além disso, você pode aproveitar os recursos de anexo e lembrete do Evernote.

Modelos de atas de reunião para Google Docs

Se você preferir usar o Google Docs para seus documentos comerciais, os modelos de ata de reunião estão prontamente disponíveis. Para acessar suas opções, faça login em sua conta do Google Docs e, na parte superior, em Iniciar um novo documentoselecione os Galeria de modelos setas para expandir a seção.

Em seguida, role para baixo até o final sob Trabalhar e você verá alguns modelos de notas de reunião.

Os três modelos têm uma aparência um tanto informal, então você pode usá-los para quase qualquer tipo de reunião, do casual ao formal. Com as seções necessárias para agenda, participantes, itens de ação, notas e detalhes da próxima reunião, essas opções estão bem organizadas.

A única diferença entre os três modelos é a fonte e o esquema de cores.

Prepare-se para capturar os minutos da reunião com ótimos modelos

Se você usa Word, OneNote, Evernote ou Google Docs para suas atas de reunião, cada um tem opções de modelo atraentes, organizadas e úteis.

E se nenhum dos formatos de modelo MoM disponíveis atender às suas necessidades, você sempre poderá importar um modelo de terceiros e fazê-lo funcionar com sua ferramenta de anotações favorita. Na verdade, continue explorando os aplicativos disponíveis. Você ficará surpreso com a variedade de reuniões e projetos com os quais eles podem ajudar.