Você pode se sentir sobrecarregado quando tem tanto em mente. Então, você faz a coisa certa e tira esses pensamentos da sua cabeça e coloca no papel. Eventualmente, você usa isso para gerar uma extensa lista de afazeres que vai desordenar seu Calendário.
O que acontece a seguir? Não só o seu cérebro está desordenado, como também o seu Calendário. Isso torna impossível se concentrar em suas prioridades. E, pior ainda, isso leva a um estresse desnecessário.
Enquanto você está no caminho certo ao fazer um brain dump, você também precisa organizar seu Calendário para ser mais saudável e feliz , e mais produtivo.
Claro, isso pode parecer mais fácil dizer do que fazer. Então, aqui estão algumas das melhores maneiras de organizar seu cérebro organizando seu Calendário.
Reconheça o fato de que você não pode fazer tudo.
“Nós não podemos fazer muito”, escreve Mike Burns sobre Becoming Minimalist. “Temos opções ilimitadas, mas recursos limitados.” Assim, algumas decisões devem ser tomadas para eliminar certas coisas.
“Quando nos sentimos especialmente produtivos e sobre-humanos, lutamos para admitir essa realidade”, acrescenta. Mas, não importa o quão duro nós, é impossível para nós fazer tudo. “Temos que remover a desordem.”
A desordem é todas as coisas que atrapalham uma vida feliz. Como resultado, não podemos fazer as coisas que mais valorizamos. “São essas coisas desnecessárias que nos divertimos, mas não nos ajudam a chegar onde queremos ir”, acrescenta Burns. “E precisa ser removido.”
Faça um balanço e acompanhe seu tempo.
“Eu sempre digo se você quer gastar melhor seu tempo , você precisa descobrir como está gastando seu tempo agora”, afirma Laura Vanderkam, autora de Off the Clock: Feel Less Busy While Getting More Done ). “As pessoas contam muitas histórias sobre seu tempo”, acrescenta ela, mas essas histórias nem sempre são precisas.
Portanto, você deve primeiro fazer um balanço do que está em seu calendário para realmente limpá-lo. A revisão de compromissos e calendários anteriores pode fornecer algumas informações históricas para fornecer algumas informações sobre como você gastou seu tempo. No entanto, você também deve acompanhar como você gasta seu tempo.
Aqui, você geralmente tem duas opções. Um é um diário de produtividade, enquanto o outro é um rastreador de tempo. O passo mais crucial é registrar todas as suas atividades diárias por uma semana ou mais. A partir daí, você pode decidir quais entradas você pode remover do seu Calendário.
Além disso, Vanderkam recomenda canalizar sua Marie Kondo interior. Se, por exemplo, você não gosta mais daquela aula de culinária, música ou ioga nas noites de quarta-feira, jogue fora.
“É ridículo pensar que tudo vai trazer alegria”, acrescenta Vanderkam. “Você pode amar seu trabalho, mas seu deslocamento diário não trará alegria. Da mesma forma, você ama seus filhos, mas trocar uma fralda não traz alegria”, diz ela.
Pense em se perguntar: “O que está causando mais dor? E sobre o que eu realmente posso fazer alguma coisa?”
Questione a validade de quaisquer compromissos recorrentes.
Pegando carona no ponto acima — Você deveria faça um inventário detalhado do que exatamente está preenchendo sua agenda antes de tentar organizá-la.
Todos nós fazemos as coisas do jeito que fazemos porque estamos acostumados a elas. Mas, no entanto, isso não significa que devemos continuar a fazê-los como temos feito dia após dia. E outra maneira de conseguir isso é questionando seus compromissos recorrentes no calendário.
Como ponto de partida, pergunte;
- Por que estou fazendo isto? Seu calendário está cheio de entradas que são mais fáceis do que tarefas mais essenciais? Existe porque alguém lhe disse para fazê-lo? Minhas prioridades estão alinhadas com esta atividade? Você faz isso porque precisa ou ajuda você a se aproximar de seus objetivos?
Isso é benéfico para minha família ou mim?
-
- Como isso me afetará? Está drenando ou energizando?
Meu Calendário é um reflexo de como eu quero viver? Você está vivendo sua vida com propósito? Qual você acha que é a melhor maneira de passar seu tempo livre?
Tire do seu Calendário sempre que você não tem uma razão real para fazer algo. Ao mesmo tempo, tome cuidado para não remover algo que funcione bem para tornar sua agenda mais organizada.
Você deve ser intencional com sua Agenda se quiser mais espaço e tempo para o que importa.
Excluir tarefas antigas.
Quando tiver um minuto, dê uma olhada na sua lista de tarefas. As chances são de que você não o atualizou há muito tempo. E, tudo bem. Alguns desses itens são apenas hábitos que se tornaram uma segunda natureza. Mas, aqui eles são importantes ou ainda relevantes?
Na verdade, esses itens não passam de desordem. Então, vá em frente e remova-os da sua lista. Quanto aos itens restantes, você pode usar algo como a Matriz de Eisenhower para priorizar sua lista.
Você faria qualquer coisa urgente e essencial imediatamente – o que significa que eles são agendados primeiro em seu Calendário. Então, você agendaria tarefas essenciais, mas menos urgentes, mais tarde. E, não se esqueça de que tudo o que for urgente, mas não necessário, pode ser delegado ou terceirizado.
Use a “Regra de Três.”
Até seguindo a Regra de Três, você terá sucesso em alcançar seus objetivos e fazer mais. Aparentemente, de acordo com Dan Silvestre, foi introduzido por JD Meier em “Getting Results the Agile Way. E funciona assim.
A Regra de Três enfatiza que você deve se concentrar apenas em 3 de seus objetivos mais importantes em vez de mirar em tudo. Ao limitar o número de tarefas que você faz simultaneamente, você pode aumentar seu foco e produção. E também é útil manter seu calendário sob controle para que você não se sinta sobrecarregado.
Como exemplo, digamos que você esteja mapeando sua semana. Em vez de tentar colocar todos os itens da lista de tarefas em seu Calendário, agende apenas três prioridades para cada dia.
Verifique seus intervalos de tempo.
Se você compartilha sua agenda com outras pessoas, as pessoas podem não apenas ver sua disponibilidade, mas também reservar esses slots abertos. Isso é útil quando alguém precisa agendar uma reunião ou telefonema com você. Mas é o seguinte, os horários provavelmente mudarão.
Digamos que você tenha uma viagem próxima ou que a outra parte tenha que atender a um assunto pessoal. As chances são de que algo como um telefonema de 15 minutos não seja uma prioridade. Assim, para evitar o desperdício do tempo de todos, você deve verificar este intervalo de tempo.
Você pode usar um lembrete de calendário para garantir que todos ainda possam se encontrar no horário combinado. Normalmente, isso pode ser um par de dias de antecedência. Mas, se você sabe que tem assuntos mais urgentes chegando, como férias, talvez queira um prazo maior, como uma ou duas semanas antes.
Isso pode parecer um pouco demais. No entanto, é uma maneira eficaz de proteger seu Calendário contra cancelamentos e conflitos de última hora. Eu sugiro ser um profissional e dar aos outros um prazo quando seus slots abertos serão fechados.
E, mais uma coisa, quando você estiver reservado ou fora do horário, verifique novamente se seu O calendário mostra que você não está disponível. Quando você fizer isso, outras pessoas não poderão reservar esse horário.
Não torne seu Calendário irritantemente inflexível.
Para melhor ou pior, Elon Musk é conhecido por muitas coisas. No entanto, ele também é conhecido por usar um hack de produtividade no qual ele agenda seu tempo em segmentos de 5 minutos. Embora Musk tenha negado isso, é compreensível por que essa técnica é atraente. Ele não apenas protege seu valor, mas também pode manter seu Calendário organizado para que você faça mais.
Aqui está o problema. Esta técnica é ridiculamente inflexível que não há espaço de manobra zero. Além do mais, é preciso muito planejamento antecipado para agendar seu tempo de forma tão meticulosa.
Sou totalmente a favor do bloqueio de tempo. Mas isso não significa que você tenha que preencher cada bloco de tempo. Em vez disso, você deve deixar alguns blocos em branco. A razão? Digamos que há um incêndio que precisa ser apagado? Então, você pode mudar sua agenda com mais facilidade para atender a essa emergência sem perder toda a sua agenda.
Use um assistente de agendamento ou aplicativo de calendário.
Aplicativos de calendário e assistentes de agendamento oferecem uma alternativa rápida e eficiente para comunicação direta ao agendar uma reunião ou evento. Além disso, eles evitam que sua agenda fique confusa.
O Agenda, por exemplo, permite que os usuários compartilhem sua disponibilidade com outras pessoas por e-mail ou links incorporáveis. Como resultado, as pessoas podem escolher um horário que funcione para elas quando virem sua agenda. Ao fazer isso, você não sobrecarregará seu Calendário. Ele também permite que você armazene reuniões entre eles e evite reuniões de última hora, para que você nunca tenha um Agenda congestionado.
Como se isso não bastasse, o Agenda usa aprendizado de máquina para fazer sugestões inteligentes de agendamento. Ele também pode determinar o detalhamento do seu dia por tipo de tarefa analisando sua agenda.
Mesclar seus calendários.
As pessoas geralmente gostam de manter vários calendários para manter as várias facetas de suas vidas organizadas. Por exemplo, você pode ter um calendário designado exclusivamente para o trabalho e outro para a agenda de sua família. Você também pode ter calendários para aniversários, feriados, consultas médicas ou até mesmo quando seus times favoritos estão jogando.
Eu entendo o apelo dessa estratégia. Mas, em última análise, os conflitos são mais difíceis de evitar ao fazer malabarismos com vários calendários. Sei disso por experiência pessoal. Antigamente, eu mantinha o trabalho e um calendário pessoal. Eventualmente, eu concordava com um evento de trabalho fora do expediente apenas para perceber que já havia me comprometido a ir a um jantar de aniversário para um amigo.
Além disso, alternar entre calendários era inconveniente e um enorme perda de tempo. Então encontrei a solução simples para consolidar todos os meus calendários em um calendário mestre.
Como posso me manter organizado? Eu uso codificação por cores.
“A maioria dos aplicativos de calendário permite que você ordene seus eventos por cor, tornando mais fácil distingui-los rapidamente”, escreve Howie Jones em um artigo anterior do Calendário. “Sua Agenda online terá diferentes eventos para trabalho, casa e lazer. Atribua uma cor a cada categoria e será fácil localizar exatamente o que você está procurando.”
“Por exemplo, a cor vermelha pode distinguir todos os seus eventos relacionados ao trabalho dos resto do seu calendário”, explica Howie. “Você pode usar azul para indicar suas prioridades em casa.”
A melhor parte? “Você pode personalizar seu calendário com qualquer paleta que escolher, tornando seu calendário on-line exclusivo de acordo com seu estilo e preferência.”
Faça da organização uma prioridade.
“Finalmente, há mais na organização do que apenas limpar e organizar”, observa Deanna Ritchie em um artigo anterior do Calendar. “Trata-se também de manter o compromisso de viver uma vida livre de desordem.” Você pode facilmente acompanhar isso agendando sessões de limpeza frequentes.
“Por exemplo, você pode bloquear das 16h às 17h na última sexta-feira de cada mês para arrumar seu escritório, – sugere Denna. “Todos os sábados de manhã podiam ser reservados para as tarefas domésticas. E assim por diante.”
É importante agendar essas sessões com antecedência para se comprometer a seguir com isso. Lembre-se, sua palavra é seu vínculo como se estivesse se encontrando com um cliente ou médico. Além disso, você não terá que se preocupar tanto com a limpeza e organização do seu Calendário, pois o manterá enxuto e mesquinho antes que se torne muito pesado.
