Você precisa desesperadamente de um documento para ser encaminhado antes de sair do trabalho, mas não consegue encontrá-lo em nenhum lugar do seu computador. Você amaldiçoa sua área de trabalho desordenada e a pasta de downloads, onde leva mais 30 minutos para encontrar o arquivo correto. Infelizmente, é tarde demais – o prazo foi perdido e a questão terá que esperar mais um dia.
Embora seja mais rápido salvar coisas na área de trabalho, não demora muito até que sua tela pareça ter sido atingida por uma bomba. Ter uma atitude proativa em relação ao gerenciamento de arquivos pode gerar muitos resultados úteis para grandes organizações e projetos pessoais.
O que é gerenciamento de arquivos?
Um sistema de gerenciamento de arquivos é um software implementado em uma empresa ou organização. Ele classifica e arquiva seus arquivos, documentos e outros dados e pode organizá-los de uma maneira que facilita a localização e o acesso a eles.
O banco de dados de arquivos fornecido a um sistema de gerenciamento terá uma função de pesquisa, tornando a recuperação de documentos específicos mais rápida do que nunca. Parece bastante simples. Então, por que o gerenciamento de arquivos é importante e que tipo de benefícios podem ser obtidos com isso?
Benefícios do gerenciamento de arquivos
Esteja você administrando um negócio ou iniciando um novo projeto de trabalho, veja como manter o controle de seu gerenciamento de arquivos com algum software decente pode ajudá-lo:
Agiliza os processos do escritório. Qualquer um que trabalha em um escritório sabe que metade do seu trabalho você gasta esperando que os outros voltem para você. Com um sistema de gerenciamento de arquivos para ajudar no armazenamento e na organização, você não terá que enviar ou receber tantos e-mails solicitando um determinado documento. Esperar pelo trabalho do administrador pode ser coisa do passado.
Ajuda a manter a uniformidade do projeto. Um projeto pode precisar de vários membros da equipe trabalhando em um único documento. Enquanto esse documento permanecer vinculado ao seu software organizador de arquivos, todas as versões dele permanecerão atualizadas. Da mesma forma, se você quiser voltar e verificar as versões anteriores, um gerenciador de arquivos mantém as iterações mais antigas arquivadas.
Mais fácil de proteger documentos confidenciais. Qualquer sistema de gerenciamento de arquivos que valha a pena permitirá que você mantenha documentos restritos a determinados indivíduos. Pode ser algo tão mundano quanto informações de folha de pagamento de funcionários ou algo mais sensível, como arquivos de trabalho que são apenas para membros do conselho. De qualquer forma, um gerenciador de arquivos deve permitir que você proteja com senha quaisquer documentos que precisem.
Tudo em um só lugar. Os sistemas de gerenciamento de arquivos podem funcionar essencialmente como pseudo-arquivos. Todas as informações que você precisa para um tópico, assunto ou projeto estão centralizadas em um local útil. Muitos softwares de gerenciamento de arquivos permitem que você estabeleça uma hierarquia de arquivos. Um sistema de arquivos hierárquico é uma ótima maneira de compartimentar uma seleção de arquivos em uma pasta de tópicos abrangente.
Quem precisa de um sistema de gerenciamento de arquivos?
Os benefícios de um bom sistema de gerenciamento de arquivos são óbvios. Qualquer coisa que possa ser implementada em uma empresa para otimizar processos, reduzir custos e melhorar a produtividade é uma necessidade para qualquer grande organização. Empresas, instituições de caridade, empresas de software – qualquer setor que exija quantidades excessivas de dados administrativos verá o quanto um gerenciador de arquivos pode ser um ativo.
Mas e os partidos menores? Felizmente, os benefícios de ter um sistema de gerenciamento de arquivos podem ser sentidos em uma escala muito menor. A implementação de um sistema de gerenciamento de arquivos com sua rede doméstica também estabelecerá mais organização. Isto é especialmente verdadeiro para aqueles que trabalham em casa. É fácil cair em hábitos mais confusos se suas horas de trabalho forem gastas em casa e não no escritório. Quem trabalha predominantemente em frente a um computador precisa saber como organizar arquivos e pastas do computador.
