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A cultura da agitação nos faz pensar que precisamos colocar cada segundo no trabalho se quisermos atingir nossas metas financeiras (ou de autoaperfeiçoamento). Não só é prejudicial à nossa saúde mental e física, mas também é contraproducente.
Quando a única coisa em sua mente é “fazer mais”, muitas vezes você perde eficiência e precisão. Mesmo que você esteja trabalhando mais horas, não está realizando tanto trabalho. Isso é porque você não está planejando.
Todos nós sabemos da importância do planejamento para o sucesso de qualquer projeto, mas quando se trata de produtividade, vamos direto ao assunto sem pensar muito. É exatamente por isso que muitas vezes falhamos em nossas metas de produtividade.
O que é um plano de produtividade e por que é importante ter um?
Embora o termo “plano de produtividade” seja autoexplicativo, é vital dar uma definição clara e concisa para saber exatamente o que o termo implica:
Um plano de produtividade descreve suas metas (tanto de curto quanto de longo prazo) e as agenda estrategicamente ao longo de seus dias, semanas ou meses para aumentar sua produtividade enquanto aborda os principais impedimentos à produtividade.
Você já se perguntou por que assistir a vídeos do YouTube sobre hacks de produtividade tarde da noite ou ler artigos sobre como melhorar sua produtividade não foi proveitoso? Não é porque todos esses artigos e vídeos fornecem dicas e estratégias erradas.
Todos nós temos mentalidades, objetivos e problemas diferentes; cada um de nós tem um estilo de trabalho diferente e vem de origens diferentes. Esses artigos e vídeos da Internet são generalizados e não abordam nosso conjunto exclusivo de problemas e impedimentos à produtividade.
Com um plano de produtividade adequado à sua disposição, você não terá que pular cegamente de uma tarefa para outra. Você terá um roteiro adequado do dia (semana ou mês), fazendo com que você fique mais focado em seus objetivos e menos propenso a se distrair. Planejar a produtividade dá a você uma sensação de controle, tornando menos provável que você se sinta sobrecarregado ou estressado.
Como criar um plano de produtividade
Planejamento de produtividade não é ciência de foguetes. Tudo o que você precisa é adotar a atitude certa, lembrar-se de seus objetivos e partir com a mente aberta. Você precisa jogar todos os dogmas de produtividade de “acordar às 4 da manhã” ou “tomar banho frio” pela janela e ver o que funciona para você.
Como um plano de produtividade é exclusivo para seus objetivos, temperamento e mentalidade, não há diretrizes rígidas sobre como fazer um. No entanto, as etapas a seguir fornecem um roteiro flexível do processo que você pode usar:
1. Defina metas SMART
Caminhar sem rumo não levará você a lugar algum. Ter um registro de suas metas e tarefas torna mais fácil passar de uma tarefa para outra. É por isso que é importante definir metas SMART, pois elas ajudam você a acompanhar o progresso, melhorar a motivação e aumentar a produtividade.
Depois de ter seus objetivos no papel, pense em tudo o que você precisa fazer para alcançá-los. Isso pode incluir tarefas sobre seu trabalho ou metas de negócios, hábitos de autoaperfeiçoamento, projetos pessoais ou responsabilidades diárias. Comece com qualquer coisa que vier à sua mente, por mais trivial que pareça, e agrupe-os em objetivos relevantes.
2. Acompanhe o tempo
Acompanhe como você gasta seu tempo ao longo do dia para ter uma ideia do seu dia normal. Quantas horas produtivas você gerencia por dia? Quais atividades consomem a maior parte do seu tempo? Faça isso por alguns dias e ficará surpreso com quanto tempo está gastando em distrações ou atividades triviais, como verificar seus e-mails ou feeds de mídia social.
Você pode usar o TimeCamp para rastrear o tempo do seu computador automaticamente. Tudo o que você precisa é se registrar no site deles e baixar o aplicativo para computador, e ele começará a rastrear seu tempo.
3. Analise sua planilha de horas e anote os desafios que você está enfrentando atualmente
Depois de monitorar seu tempo por alguns dias, você terá dados suficientes para obter insights valiosos. Se você estiver usando o TimeCamp, acesse seu registro de tempo e terá um registro detalhado de seus dias.
Ao analisar seu registro de tempo, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quantas horas por dia você está trabalhando?
- Quanto tempo vai para as mídias sociais?
- Quais atividades ocupam a maior parte do seu tempo?
- Quanto tempo você levou para concluir uma determinada tarefa?
Responder a essas perguntas ajudará você a perceber os obstáculos que o impedem de se tornar mais produtivo. Depois de conhecer os problemas, você pode começar a pensar em suas soluções.
Além das distrações comuns, como as mídias sociais, você deve anotar outras coisas aparentemente irrelevantes que podem impedi-lo de se tornar mais produtivo. Pergunte a si mesmo:
- Você acha difícil trabalhar no final da tarde?
- Você se sente letárgico na maioria das vezes?
- Você não está dormindo direito?
Ao anotar os desafios, você deve permanecer fiel a si mesmo. Tente não inventar desculpas para seus comportamentos improdutivos.
4. Crie e siga um cronograma
Usando os insights de sua análise, crie um cronograma considerando seus objetivos. Embora o Google Agenda seja ótimo para agendar, se não estiver funcionando, considere usar alternativas gratuitas do Google Agenda para agendar seu dia.
Dependendo de seus objetivos e horas de pico de produtividade, atribua horas diárias ou semanais apropriadas para trabalho, condicionamento físico, lazer, família ou projetos pessoais. Não há certo ou errado; tudo depende de seus objetivos e preferências pessoais.
Por exemplo, se você deseja iniciar um novo negócio, deve dedicar algumas horas por semana para trabalhar em seu negócio. Mas se o seu objetivo é obter um ótimo corpo de verão, reduza o tempo gasto no telefone e agende mais sessões semanais de ginástica.
Independentemente de quais sejam seus objetivos, é importante manter um cronograma realista. Você não quer agendar até o último segundo do dia. Sua agenda deve ser flexível o suficiente para acomodar planos repentinos. E não se esqueça de incorporar pausas merecidas. O objetivo não é ficar ocupado, mas aumentar a produtividade.
5. Encontre sua estratégia de produtividade ideal e cumpra-a
A produtividade não vem naturalmente para a maioria de nós. No entanto, usar métodos testados e comprovados pode ajudar a tornar o processo mais fácil. Aqui estão algumas estratégias de produtividade que você pode usar em sua agenda:
O Método Ivy Lee
O método Ivy Lee é uma estratégia simples, mas eficiente, para incorporar à sua agenda. Faça uma lista de 6 tarefas que você precisa concluir a cada dia. Classifique-os em ordem de importância e comece com a tarefa mais importante. O objetivo é terminar uma tarefa de cada vez.
Depois de terminar a primeira tarefa, passe para a próxima, depois para a próxima, até terminar sua lista. Se você não conseguir concluir todas as seis tarefas, simplesmente mova-as para o dia seguinte.
Se você quiser saber mais, aqui está um guia detalhado sobre como usar o método Ivy Lee para produtividade sem estresse.
O Princípio de Pareto
O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é uma famosa estratégia de produtividade que enfatiza o foco nas tarefas mais importantes. De acordo com o princípio de Pareto, 20% das tarefas (mais importantes) geram 80% dos resultados.
Use a regra 80/20 para priorizar suas tarefas enquanto foca nos resultados desejados. Identifique as principais tarefas que produzirão a maior parte desses resultados e concentre-se em concluí-las primeiro.
A Técnica Pomodoro
Aumente sua produtividade com o método Pomodoro concentrando-se em uma única tarefa por 25 minutos e depois fazendo uma pequena pausa. O método Pomodoro é perfeito para concluir tarefas grandes e assustadoras. Fica muito mais fácil comprometer e concluir quando você divide a tarefa em várias tarefas menores (que podem ser concluídas em 25 minutos).
6. Reanalise seu desempenho e experimente
Planejar a produtividade não é uma coisa única. Seu primeiro plano de produtividade pode não ser tão detalhado ou eficaz quanto você espera. É por isso que é importante revisar seu progresso semanal e mensal.
Veja como seu plano de produtividade está funcionando. Identifique quaisquer obstáculos que você possa ter perdido e ajuste seu plano para enfrentá-los. Se uma determinada estratégia não está dando resultados, tente uma diferente e observe os resultados.
Aumente sua produtividade com um plano de produtividade
Se as dicas de produtividade da internet não estão funcionando, é hora de criar um plano de produtividade personalizado. Seu plano deve abordar todos os obstáculos que o impedem de atingir seu potencial máximo. Ao criar o plano, certifique-se de agendar suas tarefas de alta prioridade para aproveitar suas horas de pico de desempenho.
Embora um plano de produtividade certamente ajude, é importante que você o siga. Isso significa criar um ambiente de trabalho livre de distrações, incluindo o telefone. Mas se ter o smartphone por perto é importante, você deve seguir bons hábitos de smartphone.
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