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O Microsoft 365 (anteriormente Microsoft Office) é o padrão mundial de fato para suítes de produtividade, mas você sabia que a maioria das pessoas não precisa pagar pelo Microsoft Word e outros aplicativos? Graças ao plano gratuito do Microsoft 365, anteriormente chamado de Office Online, você pode acessar gratuitamente versões simplificadas dos aplicativos mais populares do Office.
Para a maioria das pessoas, essas versões simplificadas de ferramentas adoradas funcionam muito bem. Vejamos alguns dos motivos para usar o Word Online, o Excel Online e outras ofertas gratuitas.
A partir de 2023, o Microsoft Office agora é conhecido como Microsoft 365, exceto para versões herdadas. Consequentemente, o nome Office Online não é mais usado, em favor de “Microsoft 365 para a Web”. Usamos o nome histórico de Office Online aqui, pois é como a maioria das pessoas atualmente o conhece.
1. O Office Online é gratuito
O maior benefício do Office Online é que você pode usá-lo sem pagar. Esta é a maneira mais fácil de obter o Microsoft Word gratuitamente e legalmente.
Tradicionalmente, você tinha que pagar antecipadamente por uma cópia autônoma da versão mais recente do Office (como Office 2021 ou Office 2019), que poderia custar US$ 100 ou mais. Atualmente, a Microsoft deseja que você assine um plano pago do Microsoft 365. Isso é mais acessível (a partir de US$ 7/mês), mas a assinatura ainda aumenta com o tempo.
Com o Office Online, você obtém acesso a versões online do Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook sem nenhum custo. Outros aplicativos de produtividade, como Microsoft Teams, Forms e Sway, também estão incluídos na lista de ofertas do Office Online. No entanto, não há versões online para Access e Publisher.
Para experimentá-lo, entre em sua conta da Microsoft em Office.com e visite a página de aplicativos do Office. Aqui você verá tudo o que está disponível e poderá pular para qualquer aplicativo que desejar.
2. Acesse documentos em qualquer lugar com armazenamento em nuvem
Ter seus arquivos salvos apenas em um computador pode causar problemas quando você precisar deles em outro dispositivo. Embora a opção de salvar na nuvem esteja disponível em versões de desktop modernas do Office, é o método padrão e ainda mais fácil de usar no Office Online.
Todos recebem 5 GB de armazenamento gratuito no OneDrive com sua conta da Microsoft, o que é suficiente para armazenar documentos pessoais, planilhas e apresentações. Quando você trabalha no Office Online, todas as alterações são salvas em sua conta do OneDrive conforme você avança. Isso significa que você não perderá horas de progresso se algo travar e você não salvar manualmente por um tempo. (Consulte nosso guia introdutório ao OneDrive para obter mais informações, se estiver interessado.)
Com o aplicativo OneDrive em seu telefone, você pode abrir facilmente seus documentos em qualquer lugar. E se precisar editá-los rapidamente, basta entrar no Office Online em qualquer computador.
Melhor ainda, o Office Online é independente de dispositivo. Você pode acessá-lo em qualquer dispositivo com um navegador da Web, incluindo máquinas Linux e Mac. O aplicativo Microsoft 365 gratuito para Android e iPhone permite que você acesse Word, Excel, PowerPoint e muito mais com funcionalidade semelhante em dispositivos móveis.
3. Fácil compartilhamento e colaboração
Muitas pessoas compartilham documentos do Office da área de trabalho com outras pessoas por e-mail. Embora isso seja bom com moderação, torna-se complicado enviar um documento constantemente para frente e para trás. Com o Office Online, você pode facilmente clicar Compartilhar em um arquivo para enviar um link para qualquer pessoa. Este menu permite que você escolha se qualquer pessoa que tenha o link do OneDrive pode acessá-lo ou apenas as pessoas que você especificar. Você também pode escolher se outras pessoas têm permissões de edição.
O Office Online também facilita a colaboração em documentos. Se você deseja editar um papel grande com um colega ou trabalhar em uma planilha com alguns amigos, isso requer apenas que ambas as partes tenham o documento aberto. Embora uma função semelhante esteja disponível no Office para desktop com OneDrive, há mais barreiras de entrada ao usar a edição para desktop.
4. O Office Online oferece um fluxo de trabalho simplificado
As versões online dos aplicativos do Office não são tão completas quanto as de desktop. Eles não incluem as ferramentas mais poderosas, como a formatação avançada do Word e os gráficos ou macros detalhados do Excel.
Embora isso possa tornar o Office Online inadequado para fins profissionais, esses aplicativos ainda são mais do que adequados para uso pessoal.
No entanto, a falta de recursos do Office Online voltados para usuários avançados pode ser um benefício para alguns. Você pode se sentir sobrecarregado com o número de ferramentas na faixa de opções e opções para ajustar na área de trabalho do Office. Se for esse o caso, talvez você adore a abordagem simplificada do Office Online.
Se você tiver um computador antigo com HDD lento e RAM limitada, o Office Online também pode funcionar mais rápido para você. Embora os aplicativos de área de trabalho do Office sejam bastante volumosos, o aplicativo da Web não sobrecarrega seu sistema.
O Office Online também oferece benefícios organizacionais. Por manter todos os seus arquivos no OneDrive, eles não ocuparão espaço de armazenamento em sua máquina (se você optar por não sincronizá-los).
Armazenar todos os arquivos do Office no OneDrive também significa que eles não serão misturados com todo o resto do sistema. Cada aplicativo mostra arquivos recentemente editados e fixados de seu tipo (planilhas, apresentações, etc.) para que você possa abri-los a partir daí, em vez de procurar em um monte de pastas.
Por fim, usar o Office Online permite salvar documentos nos formatos de arquivo padrão do Office, como DOCX e XLSX. Como muitas pessoas usam o Office, isso é importante para compatibilidade com outras pessoas. Muitas alternativas gratuitas do Microsoft Office não funcionam perfeitamente com esses formatos, o que marca outro ponto para o Office Online.
5. O Office Online recebe atualizações de recursos
Se você não estiver interessado em comprar o Microsoft 365, considere comprar uma versão autônoma do Office, como o Office 2021. No entanto, em geral, não recomendamos a compra dessas versões únicas do Office.
A empresa traz primeiro novos recursos para o Microsoft 365 e, a cada poucos anos, lança uma nova versão autônoma do Office com os recursos mais recentes dos últimos anos. Mas essas versões recebem apenas atualizações de segurança; eles não obtêm novos recursos à medida que a Microsoft os desenvolve.
Embora o Office Online não receba todos os novos recursos adicionados ao Microsoft 365, as versões da Web obtêm novos recursos com mais frequência do que as versões autônomas do Office. Se as versões da web fazem o que você precisa, por que não ficar com elas gratuitamente e obter novos recursos, em vez de se prender a uma versão para desktop que não possui nenhuma nova funcionalidade?
Consulte a página da Microsoft que cobre as atualizações do Office para a Web para ver o que foi adicionado recentemente.
Quando o Microsoft Office Online não é ideal
Examinamos vários motivos pelos quais o Office Online é um ótimo serviço do qual você deve aproveitar, principalmente em comparação com o Office para desktop. No entanto, não é perfeito. Existem algumas situações em que você fica melhor com outra solução.
Uma das maiores limitações do Office Online é sua seleção limitada de aplicativos. Se você precisar de algo além do básico, precisará da versão completa do Office ou do Microsoft 365. Aplicativos como Access, Visio e Project não têm versões gratuitas da Web.
Depois de experimentar os aplicativos do Office Online, você também pode descobrir que eles não possuem um recurso de que você precisa. Você não pode usar as versões da web para executar uma mala direta ou executar macros, por exemplo. Eles exigem o Microsoft Office tradicional (veja algumas maneiras de obter uma licença do Office gratuitamente ou obter uma licença do Office barata se precisar atualizar).
Outra limitação séria do Office Online está no nome — você precisa de uma conexão com a Internet para usá-lo. Para aqueles que costumam viajar sem acesso à Internet, o Office Online não será confiável o suficiente. Se for esse o seu caso, você pode tentar uma alternativa gratuita do Office; confira nossa comparação de LibreOffice e OpenOffice para revisar duas opções principais.
Você tem que pagar pelo Microsoft Word? Não!
É uma ótima notícia que o Microsoft Word e outros aplicativos do Office estejam disponíveis online gratuitamente, pois você não precisa pagar pela funcionalidade básica. Se você nunca experimentou o Office Online, você deve testá-lo para ver se ele atende às suas necessidades. Você pode acabar economizando algum dinheiro usando-o em vez do Microsoft 365.
Como você provavelmente sabe, um dos maiores concorrentes do Office Online é o pacote Google Docs. Se o Office Online não for adequado, o Google Docs pode funcionar melhor para suas necessidades.
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