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As Etapas Rápidas no Microsoft Outlook podem ajudá-lo a automatizar uma série de tarefas para aumentar sua produtividade. Aqui está como usá-lo.
O Microsoft Outlook é o cliente de e-mail favorito de todos. É fácil de usar, com muitos recursos de aprimoramento de produtividade usados regularmente em um ambiente empresarial. Você costuma executar ações repetidamente ao longo do dia no Outlook.
Felizmente, a Microsoft incluiu um recurso bacana de aumento de produtividade chamado Quick Steps para ajudar a automatizar uma série de etapas. Continue lendo enquanto explicamos o que são as Etapas Rápidas e como você pode aproveitá-las ao máximo para se tornar mais produtivo no Outlook.
O que são etapas rápidas no Microsoft Outlook?
O Quick Steps é um recurso de produtividade fácil de usar disponível no Outlook 2013 e posteriores. Torna possível automatizar uma série de várias ações repetitivas rapidamente. Automatizar essas tarefas tem o benefício adicional de facilitar o gerenciamento de várias caixas de correio de uma só vez, além de economizar um tempo precioso diariamente.
Você pode usar as Etapas Rápidas para diferentes cenários. Um caso de uso diário pode ser mover automaticamente um e-mail para uma pasta específica, ao mesmo tempo em que encaminha um e-mail para um colega e o sinaliza como crucial com apenas um clique.
Por padrão, o Microsoft Outlook fornece algumas ações rápidas comumente usadas. Você pode usá-los como estão ou personalizar as Etapas Rápidas padrão de acordo com suas necessidades. Se isso não for suficiente, você pode criar uma Etapa Rápida personalizada para aprimorar seu fluxo de trabalho de rotina.
Usando as etapas rápidas padrão no Microsoft Outlook
No Microsoft Outlook, você pode usar as Etapas Rápidas padrão facilmente em tempo real. Existem quatro etapas rápidas predefinidas no Outlook (como parte do Office 365): Mover para, para gerente, e-mail da equipee Responder e excluir.
Você terá que configurá-los com os endereços de e-mail dos destinatários corretos e as pastas preferenciais antes de poder usá-los pela primeira vez. Para usar o Mover para Passo Rápido, siga os passos abaixo:
- De Casa guia, clique em Mover para de Etapas rápidas seção.
- No Configuração inicial caixa de diálogo, escolha a pasta para a qual você deseja mover os e-mails e renomeie a Etapa Rápida, se necessário.
- Clique em Salvare você está pronto para mover e-mails rapidamente.
- Selecione o e-mail que você deseja mover para outra pasta e clique na Etapa Rápida salva na Casa aba. O Outlook moverá diretamente o email para a pasta configurada.
Você pode configurar as outras etapas rápidas padrão de maneira semelhante. Você também pode estar interessado em aprender como arquivar seus e-mails no Microsoft Outlook em seu computador.
Como criar uma etapa rápida personalizada no Microsoft Outlook
Se você achar que as Etapas Rápidas padrão não atendem ao seu fluxo de trabalho, você pode criar facilmente uma Etapa Rápida personalizada. Pode ser apenas uma ação simples, como excluir ou encaminhar um email, ou uma série de ações, como encaminhar um email para um colega de trabalho e movê-lo para uma pasta dedicada.
Depois de configurado, você pode automatizar essas tarefas rigorosas com apenas um clique. Para este exemplo, vamos criar uma Etapa Rápida personalizada no Microsoft Outlook que:
- Move um e-mail para uma pasta diferente
- Marca o e-mail como não lido
- Encaminha o e-mail para um colega de trabalho
- Sinaliza o e-mail como importante
Veja como vamos configurá-lo:
- Selecione os Crie um novo opção do Etapas rápidas grupo de guias em Casa.
- Dê um nome ao seu Quick Step sob o Nome campo (vamos nomeá-lo Demonstração).
- Na lista suspensa sob o Ações seção, primeiro, selecione Mover para a pasta e escolherá a pasta de destino.
- Clique no Adicionar ação botão e selecione marcar como não lido.
- Mais uma vez, clique Adicionar ação para configurar o encaminhamento de e-mail e escolha Avançar.
- No Para… campo, digite o endereço de e-mail para o qual você deseja encaminhar o e-mail ou selecione um do seu catálogo de endereços.
- Por fim, clicaremos em Adicionar ação para incluir o status do sinalizador.
- Opcionalmente, você também pode configurar um Tecla de atalho da lista suspensa.
- Quando estiver pronto, clique em Terminar.
- Você pode usar seu Quick Step personalizado no Etapas rápidas seção ou a tecla de atalho configurada.
O Microsoft Outlook está mais produtivo do que nunca
As Etapas Rápidas no Microsoft Outlook são uma prova da reputação do Outlook como um cliente de e-mail profissional que facilita o trabalho de rotina. Se você está pensando em mudar do Microsoft Outlook, pode se surpreender com os recursos de outros clientes de e-mail.
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