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Imagine que você tenha que enviar um e-mail importante para um superior, um cliente ou até mesmo um amigo. Você digita a carta perfeita e clica em enviar, acreditando que receberá uma resposta antes do prazo. O que você faria se o e-mail não fosse entregue alguns minutos antes do prazo?
A situação acima descreve o caos dos e-mails devolvidos. Este artigo analisará o que é uma devolução de e-mail, os tipos de devoluções de e-mail, as causas e como lidar com elas.
O que é um e-mail devolvido?
Quando você envia um e-mail que não é entregue, ele é chamado de devolução de e-mail. Normalmente, há uma mensagem de retorno de e-mail para notificá-lo. Na maioria dos casos, eles também informam sobre a causa da rejeição do e-mail.
Existem dois tipos de devoluções de e-mail: soft bounce e hard bounce. Vamos examinar o que eles significam.
Salto Suave
Soft bounces são e-mails não entregues devido a causas temporárias. As causas de soft bounces são caixas de correio cheias, caixas de correio inativas, servidores em inatividade e mensagens de e-mail muito grandes.
Esses tipos de saltos são menos graves quando comparados aos saltos duros. Muitas vezes, eles não exigem nenhuma ação sua para serem resolvidos. Eles se classificam automaticamente assim que o problema que o causa foi resolvido.
Salto forte
Quando um e-mail não é entregue permanentemente, ele é classificado como hard bounce. As causas de devoluções definitivas incluem um endereço de e-mail com erros ortográficos, um ID de e-mail inexistente e um servidor travado. Pense nisso como um tipo de situação de “não direto” ou “rejeição direta”; seu e-mail não foi enviado e nunca será.
Possíveis razões pelas quais os e-mails podem ser rejeitados
O primeiro passo para lidar com um e-mail devolvido é saber o que o causou. Aqui estão alguns possíveis motivos pelos quais um e-mail pode ser devolvido:
1. Endereços de e-mail com erros ortográficos ou inexistentes
Alguns e-mails devolvidos são marcados como “endereço de e-mail inexistente”; isso sugere que o endereço de e-mail não existe. Muitas vezes, isso pode estar vinculado a um erro de ortografia no ID do e-mail ou o e-mail pode ter sido excluído se pertencer a um membro da equipe que se demitiu de uma organização.
Também é possível que o endereço de e-mail seja falso ou um e-mail gerado aleatoriamente, criado por pessoas para organizar seu e-mail original. Nesses casos, você não poderá enviar um e-mail para o endereço.
2. Problemas do servidor
Alguns e-mails devolvidos podem ser marcados como “não entregues”; isso pode ser rastreado até o servidor de e-mail do endereço de e-mail de recebimento. Normalmente, o servidor está sobrecarregado ou indisponível devido à manutenção. Se você receber esta notificação repetidamente, o servidor de e-mail pode ter sido desligado.
3. Caixa de correio completa
Os e-mails funcionam com armazenamento; da mesma forma que você não pode baixar novos aplicativos da sua loja de aplicativos quando está com pouco armazenamento é da mesma forma que seu destinatário não receberá seus e-mails com uma caixa de correio cheia.
Isso não é um grande problema se o destinatário usar ativamente seus e-mails, porque eles acabarão limpando sua caixa de correio para abrir espaço para novos.
4. Tamanho do e-mail
Outra razão pela qual seu e-mail pode ser devolvido é que seu tamanho é muito grande. Isso é comum quando um e-mail tem anexos. Por exemplo, o Gmail não envia e-mails com anexos maiores que 25 MB. Os provedores de e-mail mais populares também têm limites semelhantes.
5. Conta bloqueada
Se o destinatário bloqueou você de entrar em contato com ele, todos os seus e-mails para esse endereço de e-mail serão devolvidos e você receberá uma notificação sobre isso. Eles também podem ter filtros de spam pesados que bloqueiam e-mails que podem parecer suspeitos.
6. Férias/Resposta Automática
Quando as pessoas saem de férias, gostam de se afastar de tudo e de todos, concedendo acesso a apenas uma pequena porcentagem de pessoas. Normalmente, eles têm uma linha separada ou e-mail com o qual podem ser contatados, enquanto os canais de contato regulares estão em modo de férias.
Se eles permanecerem nesse modo, suas mensagens para esse endereço de e-mail serão devolvidas repetidamente.
Como resolver um e-mail que foi devolvido
Pode ser frustrante saber que seu e-mail foi devolvido, especialmente quando o conteúdo é urgente ou importante. Felizmente, você não precisa cruzar os braços e observar quando isso acontece. Aqui estão quatro maneiras de resolver e possivelmente evitar e-mails devolvidos:
1. Verifique/duplique os IDs de e-mail
Um dos motivos mais comuns para devoluções de e-mail é um ID de e-mail incorreto ou inexistente. É uma boa prática verificar novamente o ID de e-mail do destinatário antes de clicar em enviar. Quando você tem certeza de que tem o endereço certo, ele automaticamente elimina isso como a causa de uma devolução de e-mail.
Também não faz mal confirmar que você tem o endereço correto do proprietário ao recebê-lo.
2. Atualizar informações
Tenha o hábito de atualizar suas informações de contato. As situações dos indivíduos mudam com frequência e seus contatos podem perder o acesso aos endereços de e-mail ou trocá-los. Entre em contato com seus contatos regularmente para garantir que as informações que você tem com você estejam atualizadas. Isso reduzirá o número de devoluções de e-mail que você encontra.
3. Siga as regras de envio
Anteriormente, mencionamos que alguns e-mails não são entregues porque seus tamanhos são incrivelmente grandes. O Gmail limita o tamanho de seus anexos a 25 MB, e outros provedores de e-mail têm limites semelhantes. Por favor, familiarize-se com as várias regras que orientam o seu servidor de e-mail.
Além disso, observe que existem vários métodos disponíveis para enviar anexos grandes por e-mail sem problemas.
4. Formate seus e-mails
Este ignora a mente de praticamente todos nós, mas é importante que seu e-mail não seja escrito como spam. Todos os servidores de e-mail possuem filtros de spam que impedem que seus usuários sejam bombardeados com conteúdo que não lhes diz respeito.
Você pode usar recursos online como tester.com e isnotspam.com para revisar seu e-mail quanto a conteúdo de spam.
5. Envie o e-mail mais tarde
No caso de indisponibilidade do servidor do destinatário, você deve aguardar algum tempo para reenviar o e-mail e, se o servidor estiver de volta, você terá seu e-mail entregue. Se isso se estender por mais tempo, talvez seja necessário entrar em contato com o suporte de contato do provedor de e-mail do destinatário para informá-lo sobre sua situação.
Sua rejeição de e-mail não é o fim do mundo
Mesmo que as devoluções de e-mail nem sempre sejam motivo de alarme, elas ainda podem ser muito irritantes quando você está enviando um e-mail importante e ele não é entregue. Pode até fazer com que você se preocupe se o destinatário recebeu ou não sua mensagem, mas não se preocupe.
Você pode resolver a situação sem causar muita ansiedade com as correções listadas neste artigo. Há também outras coisas que você pode fazer para rastrear e-mails.
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