Inúmeras coisas podem distrair os empresários e líderes de seus papéis principais. Muitas vezes, isso é para impulsionar as vendas e impulsionar a empresa.
Para ter sucesso, no entanto, você deve gerenciar e guardar bem o seu tempo. A chave não é apenas fazer tudo, mas também evitar o esgotamento e se sentir satisfeito e realizado no final do dia.
Com isso dito, confira essas 12 dicas para novas ideias ou lembretes que irão ajudá-lo a intensificar seu jogo de gerenciamento de tempo. E, por sua vez, tornar-se o chefe mais produtivo de todos os tempos.
1. Escolha suas bolas de borracha e bolas de vidro.
Assumir várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial à sua produtividade e saúde. Por isso, as prioridades são críticas. E, para priorizar, você precisa pensar em termos de bolas de borracha e de vidro.
Quando você deixa cair uma bola de vidro em sua equipe ou empresa, sofrerá consequências a longo prazo. Você deve cuidar dessas por conta própria se não quiser que elas quebrem.
Bolas de borracha, por outro lado, podem ser manuseadas mais tarde ou até delegadas. Como eles saltam, descartá-los não é grande coisa.
Com essa analogia, você consegue identificar quais tarefas devem ser incluídas em sua agenda ao fazer essa comparação.
Levando isso em consideração, quais tarefas você vai largar hoje?
2. Organize as tarefas na ordem correta.
Todo mundo tende a cair na mesma armadilha, seja em posição de liderança ou não. Eles estão perdendo tempo colhendo frutas baixas. Embora responder e-mails, organizar arquivos de computador e limpar sua mesa possam parecer produtivos, podem não ser as tarefas mais importantes ou urgentes.
Por causa disso, muitas pessoas começam o dia enfrentar sua tarefa mais importante (MIT). Portanto, o momento mais apropriado para abordar seus problemas mais urgentes é de manhã, quando as pessoas estão mais alertas e enérgicas.
Depois de concluir todas as atividades “obrigatórias”, você pode trabalhar lentamente nas atividades do tipo “seria bom para fazer”.
3. Afaste-se de tudo o que você não precisa estar envolvido diretamente.
“Simplificando, deixe sua equipe fazer o trabalho deles”, aconselha os especialistas da Methods of 100 Blogue dos treinadores. “Em teoria, você contratou candidatos totalmente capazes para o trabalho e deve confiar neles implicitamente para realizar suas funções com sucesso.”
Isso pode ser difícil se você tende a microgerenciar ou ficar obcecado com cada pequeno detalhe. No entanto, ficar preso nas ervas daninhas deixa você com pouco tempo e energia para tomar as decisões críticas que apenas gerentes e líderes podem. “Quanto menos tempo você gasta microgerenciando, mais tempo você tem para ‘MACRO-gerenciar’!” eles somam.
4. Planeje sua vida com um ano de antecedência.
Além de suas responsabilidades de trabalho, você também tem obrigações pessoais. No mínimo, isso inclui consultas médicas, reuniões de pais e professores e férias. Se você não adicioná-los ao seu calendário, poderá esperar que surjam conflitos.
Além disso, com um pouco de planejamento, você sabe o que esperar e está preparado. Além disso, isso limita o número de decisões que você precisa tomar para economizar energia preciosa. E é uma maneira eficaz de definir e acompanhar metas.
Mas até onde você deve mapear seu calendário? Na minha opinião? Planejar sua vida com um ano de antecedência não faria mal.
Eu vivo e morro pelo meu calendário,” Shark Tank’s Robert Herjavec disse ao Make It. da CNBC. Para realizar esse grande feito – ele sempre planeja com um ano de antecedência .
″ permite que eu gerencie meu tempo e priorize”, explica. “Isso não significa que tudo no calendário precisa ser bloqueado, mas me dá uma ideia de onde vou estar e quando posso maximizar meu tempo.”
Por exemplo, Herjavec disse ao Entrepreneur que planejaria as atividades de seus filhos com um ano de antecedência com os conselheiros da escola. “Por causa disso, nunca perdi uma competição de natação. Eu nunca perdi uma peça da escola. Nunca perdi nada”, disse.
Herjavec também mantém um calendário para se organizar todos os dias. “Os detalhes, os resumos estão sempre lá”, diz ele. “Ajuda-me a estar preparado e tenho sempre uma referência.”
5. Não agende cada minuto.
Você já se perguntou por que alguns líderes agendam seus dias em blocos de 5 minutos? Bem, você tem a Lei de Parkinson para agradecer. De acordo com isso, “os trabalhos se expandem para preencher o tempo disponível.”
Muitos líderes, incluindo Bill Gates e Elon Musk, usam o timeboxing para se manter em dia com suas agendas lotadas. Basicamente, você define blocos de tempo para cada tarefa e os incorpora em sua agenda.
Definir um limite de tempo para cada tarefa maximiza sua concentração, aumentando sua probabilidade de concluí-las no prazo. Também é mais fácil descobrir o que fazer a seguir quando você tem um plano para o dia, incluindo pausas.
Tudo bem. Afinal, o planejamento é essencial. Mas você não deve agendar cada minuto do dia.
Em média, os CEOs gastam cerca de um quarto do seu tempo interagindo espontaneamente, de acordo com um estudo realizado pela Harvard Business School Michael E. Porter e Nitin Nohria.
Para lidar com eventos inesperados que consomem 36% do tempo dos CEOs, os executivos devem estar disponíveis para conversas ou reuniões razoáveis.
“Líderes cujas agendas estão sempre lotadas ou cujos [executive assistants] … dizem não a muitas pessoas correm o risco de serem vistos como imperiosos, auto-importantes ou fora de contato”, observaram Porter e Nohria .
6. Crie hábitos saudáveis e estabeleça limites firmes.
De acordo com um estudo da McKinsey, os profissionais gerenciam e-mails em média 28% de suas horas de trabalho. Além disso, a Harvard Business Review revelou que “os profissionais verificam seus e-mails 15 vezes ou a cada 37 minutos.”
Por que isso é um problema? Os funcionários levam 23 minutos e 15 segundos para retornar à produtividade total após serem interrompidos, como verificar seu e-mail.
No entanto, os e-mails não são os únicos ladrões de tempo por aí. Além disso, muitas pessoas se distraem com notificações do Slack, mídias sociais e mensagens de texto. Por sua vez, eles não podem prestar atenção total à tarefa em mãos. E, pior ainda, isso pode acabar com o tempo de inatividade.
A resposta? Reserve de 20 a 30 minutos pela manhã para verificar e responder a e-mails que podem ser tratados rapidamente. Além disso, você deve sinalizar aqueles que precisam ser acompanhados mais detalhadamente.
Além disso, para evitar perder tempo com distrações como e-mail e Slack, os líderes devem definir parâmetros sobre a frequência com que verificam seus e-mails. Além disso, é fundamental definir as expectativas com os funcionários e comunicar como alcançá-los se algo urgente precisar ser resolvido imediatamente.
7. Encontre as oportunidades certas para usar seus pontos fortes.
“Maior e Melhor Uso” é um conceito que você provavelmente entende como líder. Mas tem significado em várias situações.
“Vamos olhar para ele relacionado ao gerenciamento de seu tempo com eficiência”, disse Dennis Reid, H2scan Corporation, Forbes. “Se você conhece seus pontos fortes, procure oportunidades para usá-los.” Primeiro, no entanto, pergunte-se diariamente se você é “necessário e mais adequado” para assumir um determinado projeto. Em vez disso, aproveite os pontos fortes dos membros de sua equipe e delegue para maximizar a eficiência, sugere Reid.
8. Repense o planejamento da reunião.
Pode ser difícil para um líder organizacional aceitar um convite para uma reunião. Sua resposta pode soar como se você estivesse quebrando uma norma cultural se disser ‘não’ ou ‘agora não’. Você pode perceber, no entanto, que muitas reuniões que você participa são inúteis se você avaliar todas as reuniões que você participou na semana anterior.
Quando você for convidado para uma reunião, você deve pedir a agenda para aproveitar melhor seu tempo e construir um sistema de gestão. Usando esse método, você pode recusar educadamente reuniões que não são de alta prioridade.
E, quando você agendar uma reunião, quanto menor, melhor.
“Os horários das reuniões ‘padrão’ devem ser revistos para encurtá-los. Fazer isso pode aumentar significativamente a eficiência de um CEO. Por exemplo, em nossos debriefs, os CEOs confessaram que as reuniões de uma hora muitas vezes podiam ser reduzidas para 30 ou até 15 minutos”, relataram Porter e Nohria.
9. Agende um tempo sozinho.
O trabalho de um CEO é criar uma visão para sua empresa, formular estratégias amplas para realizá-la e comunicá-las claramente a todas as partes interessadas.
Se você não tiver tempo suficiente para refletir, é difícil conseguir isso. Por causa disso, os CEOs normalmente passam 28% de seu tempo de trabalho sozinhos, mas seu tempo gasto sozinho geralmente é limitado a uma ou duas horas.
“Os CEOs precisam isolar quantias significativas de tempo a sós e evite dissipá-lo tratando de assuntos imediatos, principalmente suas caixas de entrada”, recomendam Porter e Nohria.
10. Tenha um assistente executivo ou chefe de equipe poderoso.
Como essa função contribuirá para o gerenciamento do tempo? Bem, aqui estão duas excelentes razões.
Gatekeeper.
Ao contratar excelentes profissionais nesta área, você pode garantir reuniões que não alinhados com suas prioridades não ficam agendados. Quando você solicita para participar de uma reunião, eles garantem que você esteja participando pelos motivos certos. Em outras palavras, eles fornecem que a solicitação serve a um propósito.
Muitas vezes, eles recusam a comunidade, o setor e outras solicitações de reuniões externas que, de outra forma, sobrecarregariam sua agenda com eventos desnecessários.
Gerenciador de e-mail.
Gerir seu e-mail também é uma das responsabilidades do seu chefe de gabinete ou assistente executivo. A razão? É comum que CEOs e outros líderes recebam uma enorme quantidade de e-mails. Assim, eles podem ajudar a manter sua caixa de entrada sob controle.
11. Não priorize apenas seu próprio tempo – ajude seus funcionários a fazer o mesmo.
Apesar de acreditarmos que dedicamos oito horas diárias às nossas principais tarefas, pesquisas mostram que raramente caso. Ao auditar periodicamente o tempo de sua equipe (e o seu), você pode ajudá-los a aproveitar ao máximo seu tempo. Por isso, reserve um dia específico para sua equipe acompanhar o que eles fazem e quanto tempo eles gastam nisso.
Devo acrescentar que este exercício não é uma desculpa para extirpar os trabalhadores pobres. Em vez disso, destina-se a ajudar os funcionários a longo prazo. Ao coletar dados suficientes, você e sua equipe devem ser capazes de determinar o tempo necessário para as tarefas e como evitar atrasos ou interrupções no trabalho.
12. Arranje tempo para o bem-estar pessoal.
Para os superiores, encontrar tempo para si pode ser um desafio, com cerca de 60 horas de trabalho por semana. Para um estilo de vida saudável, no entanto, reservar tempo para o seu bem-estar pessoal é fundamental.
Mas, como você pode espremer esse tempo sozinho? Whitney Johnson e Amy Humble, colaboradoras da Harvard Business Review, oferecem estas quatro dicas para ajudá-lo a cuidar de si mesmo:
- Adicione o autocuidado ao seu calendário, tornando-o uma prioridade. Não tenha medo de pedir ajuda se precisar.
- Entre em contato com outras pessoas para ver como elas estão.
- Faça uma lista dos pontos positivos do seu dia. E faça questão de dizê-las em voz alta.
Publicado primeiro no calendário. Leia aqui.
Crédito da imagem em destaque: Foto de Anna Tarazevich; Pexels; Obrigada!
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