Como adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook (e por que isso é útil)

Se você tiver acesso a uma caixa de correio compartilhada da sua organização, precisará adicioná-la ao seu cliente Outlook. Descubra como fazer isso no macOS, Windows 11 e na web.

O que é uma caixa de correio compartilhada e por que ela é útil?

Uma caixa de correio compartilhada, semelhante a uma caixa de entrada compartilhada, é simplesmente um endereço de e-mail que pode ser acessado por usuários autorizados a partir do cliente Outlook no desktop e na web. Quando uma pessoa responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, ela parece ser do endereço compartilhado, não de um usuário individual.

Você pode querer usar uma caixa de correio compartilhada por vários motivos. Primeiro, ela pode ser usada como uma caixa de entrada centralizada, onde todos os e-mails para um endereço específico chegam a uma única caixa de correio. Se uma organização tiver departamentos diferentes, como RH, Suporte, Finanças e TI, cada um pode usar sua própria caixa de correio compartilhada.

Você pode converter temporariamente uma caixa de correio regular em uma caixa de correio compartilhada para economizar em custos de licenciamento. Você também pode usar uma como uma conta de e-mail sem resposta ou um aplicativo de calendário de equipe compartilhado no cliente Outlook clássico.

No entanto, há algumas limitações. Por padrão, cada caixa de correio compartilhada obtém 50 GB de armazenamento. Se você exceder o limite, uma licença adicional será necessária para alocar mais armazenamento. Embora uma caixa de correio compartilhada possa ter até 25 usuários por vez, ela pode ter dificuldades se muitos usuários estiverem acessando-a ao mesmo tempo.

Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook no Windows

Antes de poder adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook, o administrador do Office 365 deve conceder a permissão necessária à sua conta. Depois que ele fizer isso, a caixa de correio compartilhada aparecerá na sua conta na próxima vez que você iniciar o Outlook.

Caso contrário, você pode adicioná-lo manualmente:

1. No Outlook, clique com o botão direito do mouse no nome da sua conta e escolha Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.

   

2. No Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio diálogo, insira o endereço da caixa de correio compartilhada. Em seguida, clique em Adicionar.

   

3. Após um momento, a caixa de correio compartilhada deve aparecer na sua conta de e-mail. Se você vir um erro de permissão, entre em contato com seu administrador do Office 365 para garantir que você tenha o acesso necessário.

Se você não vir a caixa de correio compartilhada imediatamente, clique para expandir a Compartilhado comigo pasta para revelá-la. Esta é a exibição padrão no novo cliente Outlook. Infelizmente, não há como removê-la da pasta compartilhada comigo e fazer com que pareça sua própria conta, como é o caso do cliente Outlook clássico.

Para enviar e-mails em nome de, ou como, a caixa de correio compartilhada, clique em Novo e-mail. Em seguida, clique no De drop-down e selecione o endereço de caixa de correio compartilhada. Componha seu e-mail e clique em Enviar.

Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook Classic

Se estiver usando o cliente Outlook clássico, você pode adicionar uma caixa de correio compartilhada a ele seguindo estas etapas:

1. Abra o cliente Outlook clássico, clique em Arquivoentão clique Configurações de Contae escolha Configurações de Conta de novo.

   

2. No Configurações de Conta caixa de diálogo, selecione sua conta de e-mail de trabalho e clique em Mudar.

   

3. Escolher Mais configurações > Avançado > Adicionar.
4. Insira o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e clique em OK.

   

5. Clique Aplicar e OK para salvar as alterações.
6. Escolher Próximo > Concluir > Fechar.

Se a opção Adicionar estiver esmaecida, você provavelmente tem várias contas do Exchange configuradas no mesmo perfil do Outlook. Para corrigir isso, crie um novo perfil e adicione apenas a conta associada à caixa de correio compartilhada. Uma vez feito isso, a opção Adicionar deve estar disponível.

Para criar um novo perfil do Outlook:

1. Vá para Arquivo > Configurações da conta > Gerenciar perfil.

   

2. No Configuração de e-mail diálogo, clique Mostrar perfis.

   

3. No Em geral aba, clique Adicionarinsira um nome para o novo perfil e clique em OK.
4. Insira os detalhes da conta associados à caixa de correio compartilhada que você deseja adicionar. Então, insira seu nome, endereço de e-mail e senha e clique em Próximo. Siga as instruções na tela para concluir a adição da conta.
5. De volta ao Correspondência diálogo, clique OK para salvar as alterações.

Com o novo perfil pronto, repita os passos para adicionar uma caixa de correio compartilhada. Para alternar seu perfil do Outlook, vá para Arquivo > Configurações da conta > Alterar perfilentão clique OK para fechar o Outlook. Reinicie o Outlook, escolha seu perfil preferido e clique em OK.

Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook no macOS

Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao seu cliente macOS Outlook é um processo direto. Veja como fazer isso:

1. Abra o cliente Outlook, clique em Ferramentas menu e escolha Contas.

   

2. Selecione a conta que tem acesso à caixa de correio compartilhada. Em seguida, escolha Delegação e Compartilhamento.

   

3. Abra o Compartilhado comigo aba.
4. Clique no + ícone para adicionar uma caixa de correio compartilhada ou delegada.
5. Digite o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada e escolha-o no resultado da pesquisa.

   

6. Clique Adicionar. O Outlook verificará as permissões necessárias e adicionará a caixa de correio compartilhada. Uma vez feito isso, clique em Feito.

A nova caixa de correio compartilhada aparecerá como uma conta separada na sua conta existente do Outlook.

Adicionar caixa de correio compartilhada ao Outlook legado para Mac

Adicionar uma Caixa de Correio Compartilhada ao Outlook legado para Mac é um pouco diferente. Veja como fazer:

1. No cliente Outlook legado, abra o Ferramentas menu e escolha Contas.
2. Clique para abrir Avançado e então abra o Delegados aba.
3. Clique no + Botão (Adicionar).
4. Digite o nome da sua caixa de correio compartilhada ou endereço de e-mail e selecione-o.
5. Clique Adicionar e então clique OK para salvar as alterações.

Como adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook na Web

Se você usa o Microsoft Outlook Online, siga estas etapas para adicionar uma caixa de correio compartilhada:

1. Efetue login no Outlook na Web.
2. No painel esquerdo, clique com o botão direito em Pastas e escolher Adicionar pasta compartilhada ou caixa de correio.

   

3. Na caixa de diálogo pop-up, digite o endereço da caixa de correio compartilhada e selecione-o. Em seguida, clique em Adicionar.