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Stu Hennigan, um bibliotecário sênior da Leeds Libraries, tinha acabado de começar a reunião de trabalho por videochamada que havia convocado de casa quando olhou pela janela. As nuvens pareciam ameaçadoras e a roupa pendurada no varal estava quase seca. Mas já era tarde demais. “Sou profissional demais para cuidar de um monte de toalhas molhadas”, explica ele. “É ótimo poder fazer coisas como lavar durante o dia, mas o trabalho tem que ser prioridade.”
A lavanderia doméstica tornou-se um dilema improvável no local de trabalho, já que milhões de funcionários agora podem trabalhar remotamente graças a uma combinação de bloqueios relacionados à pandemia, tecnologias em evolução e um novo desejo de usá-las. Além de conciliar ciclos de lavagem com tarefas de trabalho, há uma série de novas questões de etiqueta – por exemplo, quando se trata de participar de videochamadas relacionadas ao trabalho com roupas visíveis ao fundo. E não são apenas os funcionários que precisam seguir essa nova etiqueta. Os chefes de pequenas e médias empresas também precisam equilibrar as demandas de administrar uma empresa com as realidades da vida doméstica. Afinal, os empresários também têm lavanderia.
Mas agora que o trabalho remoto não é mais uma medida de emergência em resposta a uma crise global de saúde, a etiqueta em torno dele tornou-se indiscutivelmente mais profissional e mais refinada. Os proprietários de SMBs podem, portanto, considerar adequadamente a evolução das melhores práticas e implementar sistemas e ferramentas para dar suporte a equipes híbridas que consistem em funcionários remotos e locais. Por exemplo, a tecnologia de videoconferência permite aos usuários desfocar fundos cheios de roupas sujas – uma ferramenta vital para qualquer empresário que deseja parecer profissional ao atender uma chamada urgente de um cliente ou funcionário.
“É um bom equilíbrio”, diz Nick Hedderman, diretor sênior do Modern Work Business Group da Microsoft UK. “O trabalho híbrido assíncrono pode dar a seus funcionários a flexibilidade de fazer a escola ou fazer compromissos pessoais e terminar o trabalho mais tarde naquele dia, mas ainda há desvantagens e riscos claros, pois os limites do trabalho e da vida continuam a se confundir.”
Inovação tecnológica
Nova etiqueta, comportamentos e políticas evoluíram de mãos dadas com a tecnologia. “Anteriormente, havia um problema de adoção de comportamento humano, mas agora as pessoas estão demonstrando disposição para mudar a forma como se comportam”, diz David Shrier, professor de prática, IA e inovação da Imperial College Business School. “As forças de trabalho estão preparadas para assumir a tecnologia, algumas das quais já existem há [some time].”
Hedderman observa: “No início da pandemia, grande parte do foco popular estava nas videochamadas básicas. Mas as empresas agora estão descobrindo como a tecnologia pode desempenhar um papel muito mais amplo na criação de conexões onde, quando e como as pessoas trabalham – ajudando a manter todos engajados e informados”.
Essa tecnologia evoluiu em resposta às melhores práticas emergentes e também ajudou a moldá-las. No entanto, dado que a mudança sísmica para arranjos de trabalho mais flexíveis provocada pela pandemia foi uma espécie de experimento social em massa, muitas das melhorias na tecnologia e nas melhores práticas evoluíram de forma incremental e iterativa, conforme as empresas aprenderam à medida que avançavam. Como resultado, algumas inovações incrivelmente úteis podem ter passado despercebidas pelos empresários.
Ferramentas e sistemas surgiram para ajudar os membros da equipe a se tornarem mais colaborativos, flexíveis e eficientes. Por exemplo, uma inovação recente do Microsoft Teams permite que participantes presenciais usem um aplicativo complementar em seu celular para participar do bate-papo virtual da reunião e reagir como se também estivessem trabalhando remotamente.
“Grande parte de nossa inovação foi impulsionada por nosso desejo de criar uma experiência presencial e remota perfeita e combinada para os funcionários”, explica Hedderman. Por exemplo, para aqueles que participam de uma reunião física remotamente, as câmeras inteligentes podem dividir o vídeo em janelas individuais para cada pessoa na sala para ver suas expressões e reações de perto. “E nosso recurso de participação especial no PowerPoint permite que os apresentadores remotos insiram sua câmera ao vivo diretamente em um slide, incorporando-se ao conteúdo e maximizando a comunicação não verbal como se estivessem na sala.”
O esforço para auxiliar a comunicação não-verbal é uma das principais áreas em que a tecnologia evoluiu. Da mesma forma, tem havido esforços para replicar todas aquelas interações não programadas no local de trabalho que são frequentemente chamadas de “momentos de bebedeira”.
Muito de como as empresas alcançam a excelência operacional é por meio de “pequenas e minúsculas interações entre as pessoas, não longas reuniões agendadas”, diz Shrier. “Você pode replicar isso em um ambiente digital, desde que mude o comportamento de seus funcionários para que eles realmente usem as ferramentas.”
Para aqueles que se preocupam com o fato de que não estar em um escritório físico torna mais difícil chamar a atenção de alguém para um bate-papo rápido, Shrier acredita que alternativas digitais podem funcionar igualmente bem. “Se eu usar o aplicativo de mensagens no Teams e usarmos vídeo e não áudio para responder, você poderá replicar a maioria dos benefícios de um ambiente de escritório presencial”, diz ele.
Bem-estar do funcionário
Outra área-chave de foco para as melhores práticas e tecnologias emergentes é o bem-estar dos funcionários. Hedderman cita informações do Work Trend Index da Microsoft, que acompanha o desenvolvimento do trabalho híbrido desde o início da pandemia. “À medida que os funcionários sentem a pressão para ‘provar’ que estão trabalhando, a sobrecarga digital está aumentando – 48% dos funcionários e 53% dos gerentes relatam que já estão esgotados no trabalho.”
Ele destaca uma ferramenta adicionada no ano passado que oferece aos organizadores de reuniões virtuais a opção de iniciar automaticamente as reuniões com cinco minutos de atraso ou encerrá-las com cinco minutos de antecedência: apoiar reuniões e ajudar a mitigar os efeitos da sobrecarga digital.”
A tecnologia também pode ajudar os funcionários a entender como eles gastam seu tempo. Por exemplo, o Microsoft Viva Insights permite que os funcionários acompanhem o trabalho após o expediente, reservem tempo com sua equipe, bloqueiem o tempo de foco, configurem lembretes por e-mail e relaxem com exercícios de atenção plena em um trajeto virtual. Esses tipos de ações podem ser inestimáveis para proteger o bem-estar dos funcionários.
“Este ano, discutimos o aumento do ‘dia de pico triplo’ – pois os dados descobriram que o usuário médio do Teams envia 42% mais mensagens fora do expediente do que antes da pandemia, culminando em um terceiro pico de produtividade por volta das 22h. à noite, onde os picos anteriores foram vistos antes e depois do almoço”, observa Hedderman. “Os líderes de pequenas e médias empresas precisam adotar uma abordagem deliberada e cuidadosa para gerenciar o trabalho ‘assíncrono’.”
Cíber segurança
Por fim, outra área importante em que a tecnologia, a etiqueta, as políticas e as melhores práticas evoluíram é a área de segurança cibernética.
“Se uma pequena ou média empresa oferece flexibilidade de trabalho híbrido para sua equipe, isso será naturalmente acompanhado por um aumento do risco de segurança cibernética, pois os funcionários acessam informações de vários dispositivos em várias conexões de Internet, de suas casas, locais de trabalho, cafeterias, trens, ônibus e tudo mais”, explica Sarah Armstrong-Smith, principal consultora de segurança da Microsoft UK.
Armstrong-Smith observa que muitas pequenas empresas tiveram que agir rapidamente para configurar o trabalho remoto e híbrido durante a pandemia, sem o luxo de grandes orçamentos de TI ou experiência interna: “Os gerentes-proprietários geralmente tinham que usar o chapéu do diretor de informações. , enquanto trabalhava dia e noite para manter o negócio operacional.” Nessas circunstâncias, algumas empresas podem ter escolhido uma tecnologia que não oferece a melhor proteção para a segurança e a privacidade de seus clientes e funcionários. Da mesma forma, eles podem ter escolhido vários fornecedores de tecnologia para diferentes ferramentas e funções – como proteger identidades de usuários, dados, aplicativos e dispositivos. Ter várias plataformas pode dificultar a visualização e o gerenciamento de sua exposição geral a ameaças cibernéticas. E também pode significar que as empresas gastam mais do que o necessário no processo.
“[However]a construção de uma forte postura de segurança on-line para uma pequena empresa não precisa custar a habilitação de um local de trabalho flexível e híbrido”, diz ela.
E não precisa custar mais às empresas menores em dinheiro ou tempo. Às vezes, uma empresa pode efetivamente fazer mais com menos. Por exemplo, o Microsoft 365 Business Premium protege em todas as camadas (identidade do usuário, aplicativos, dados, dispositivos) e, como parte dele, o Microsoft Defender for Business fornece proteção, detecção e correção de nível empresarial para PCs, Macs, tablets e telefones celulares e é especialmente projetado para SMBs.
“Apesar de toda a conversa sobre híbrido, a realidade é que todos ainda estamos aprendendo e experimentando”, diz Hedderman. “Não existe uma abordagem única para todos. Os líderes precisarão incorporar a experimentação – testes contínuos, observação e ajuste – para construir o local de trabalho híbrido que melhor se adapta a eles”.
Para obter mais informações sobre como obter a tecnologia e os sistemas certos para sua SMB, confira o Small Business Resource Center e outros artigos desta série sobre como reduzir o estresse de ser proprietário de uma pequena empresa.
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