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Então todo mundo precisa de treinamento, estamos de acordo? Concordou! Vamos continuar!
Seu novo contratado disse que sabia tudo, digitava um milhão de palavras por minuto e era rápido como uma pistola. Depois de distribuir as tarefas e entregar os materiais, você se viu analisando o desempenho deles apenas para descobrir que acha que eles podem estar perdendo habilidades fundamentais necessárias para realizar o trabalho. Você pode considerar suas opções neste momento. Debatendo quanto tempo deve ser, digamos, doado, de sua carga de trabalho existente para ensinar o novo funcionário a fazer seu trabalho corretamente. Apesar de muitas grandes empresas demonstrarem como cada novo grupo de funcionários passa por algum processo de treinamento, seja de alguns dias ou semanas, muitos proprietários de pequenas empresas tendem a ignorar isso. Todos podemos entender que contratamos alguém para fazer o trabalho que não temos tempo de concluir. Sempre deve haver alguma consideração sobre quanto tempo você precisará subtrair do seu próprio dia (supondo que você tenha que fazer o treinamento sozinho) para ensinar um novo contratado a fazer o trabalho da maneira que você deseja!
Entrada de dados não difere de nenhum outro trabalho, pois leva tempo para os iniciantes pegarem o ritmo antes de começarem a trabalhar. Quanto mais ajuda você puder fornecer a eles, mais rápido eles entenderão e começarão a se apresentar no nível que você esperava. Então, vamos examinar algumas habilidades de pré-requisito simples ao começar a ensinar entrada de dados.
- Digitando – Embora talvez não seja tão fundamental quanto alguns trabalhos, habilidades básicas de digitação e velocidade certamente desempenharão um papel em todo o desempenho.
- Conhecimento em informática Compreender o uso básico do computador provavelmente ajudará muito a acelerar a entrada de dados.
- Habilidades de navegação na web – Mais uma vez, por mais simples que pareça, ter a capacidade de entender e usar a rede mundial de computadores é provavelmente fundamental.
- Conhecimento de Foto/Imagem – A sua entrada de dados também exige o upload de fotos ou talvez fotos que precisem ser editadas?
- Habilidades de leitura e escrita – Vamos encarar, apesar da simplicidade dessa habilidade alguns, algumas pessoas têm e outros não.
- Ferramentas – Nada poderia ser tão importante quanto a capacidade de fornecer ao funcionário a ferramentas certas para o trabalho!
- Uma boa atitude e aptidão – Infelizmente, este processo pode ser tedioso para todas as partes envolvidas.
Devemos nos perguntar o que podemos fornecer ao nosso funcionário para ajudá-lo a inserir esses dados de maneira eficiente, rápida e, acima de tudo, de maneira agradável. Encontrar as ferramentas certas para o trabalho não só o deixará feliz como empregador porque o fluxo de trabalho é consistente e mais rápido, mas também serve para criar trabalhadores felizes. Quando você não precisa se sentir frustrado batendo bloco após bloco realizando trabalhos simples, seu dia de trabalho parece passar de forma mais prazerosa.
- Ensinar digitação – Vou gastar muito pouco tempo cobrindo este aspecto. Este é um problema enfrentado pelos empregadores que remontam à máquina de escrever. É importante ter alguém com algumas habilidades de digitação no que diz respeito à entrada de dados. Quando confrontado com alguém que está puxando a velha rotina de um dedo, você provavelmente tem duas opções. Ou envie esse funcionário para o próximo trabalho em sua vida, ou se você está determinado a fazê-lo funcionar, você pode sugerir praticar com programas como o sempre popular Mavis Beacon Ensina Digitação. Há também uma tonelada de sites por aí que fornecerão essa prática, mas acredito que nada além da prática aumentará a velocidade nessa área.
- Habilidades de informática – Conhecimento em informática é outro tópico imediato que muitas vezes é diretamente proporcional ao tempo gasto na prática. Este pode ser outro item importante na lista, dependendo de suas necessidades específicas. Se for um requisito trabalhar com arquivos e pastas, imagens e outros arquivos de computador, então classificar esses arquivos e operações básicas e estruturas de arquivos pode ser algo obrigatório para o seu trabalho. Ensinar estrutura de arquivos, convenções de nomenclatura e utilitários simples, como copiar e colar, são apenas alguns exemplos de habilidades básicas de informática que podem ser necessárias.
- Especialista em internet – No mundo de hoje, a internet desempenha um papel tão importante nos negócios que pode ser tão importante quanto as habilidades de digitação e informática. Novamente, isso pode depender de quais serão as necessidades exatas do seu trabalho, mas a capacidade de navegar na Web, entender as páginas da Web com as quais você está trabalhando e como navegar para vários sites e arquivos pode ser algo necessário para obter as informações. que é necessário para a entrada de dados! Certamente colocaria um alfinete no balão de qualquer pessoa se o novo contratado não estivesse tão familiarizado com a web que não conseguisse baixar os documentos e imagens necessários para entrar!
- Fotos e edição de imagens – Tudo se resume às suas necessidades e, se a edição de fotos fizer parte do trabalho, pode ser difícil encontrar um especialista em entrada de dados que também seja um artista gráfico. Eu sei, você está dizendo que isso não pode ser ciência de foguetes e eu não posso precisar de um artista gráfico para fazer pequenas edições simples de fotos antes de enviar meus produtos fantásticos! Por mais simples que essas edições possam parecer para você, certamente requer alguma habilidade para editar fotos sob demanda. Além de encontrar alguém que possa fazer isso, você também deve ter em mente que pode ser necessário comprar um software apenas para essa finalidade, caso ainda não o tenha. Se edições simples são tudo o que você precisa, e você só quer algo completo e gratuito, eu recomendo dar Programa de Manipulação de Imagens GIMP uma chance.
- Leitura / escrita – Você pode estar com sorte com esse aspecto específico, pois muitos programas populares como o Microsoft Word têm não apenas recursos de verificação ortográfica, mas também alguns recursos avançados de detecção de fragmentos de frases. Google.com pode ser seu amigo aqui também. Qualquer pessoa pode pesquisar rapidamente uma palavra no Google para descobrir ortografia e outras informações úteis relacionadas à gramática. Isso também funciona com outros idiomas no Google! Outros escritores de documentos gratuitos que são gratuitos incluem Google Docs e LibreOffice Writer. Existem dezenas, senão centenas ou milhares de redatores de documentos (editores) completos, um dos quais é obrigado a fazer o trabalho.
- Ferramentas de entrada de dados
– Primeiro, você vai precisar de uma cadeira confortável. Ok, então estou apenas brincando quando digo isso (menos da metade, caindo enquanto falamos). Aqui estão algumas ferramentas que eu uso para facilitar a entrada de dados para todos no meu escritório e no teletrabalho!
Dicas e ferramentas para novos funcionários de entrada de dados:
- ClipIt – Eu gosto ClipIt porém recomendo o uso de qualquer Software de gerenciamento de área de transferência quando se trata de fazer a entrada de dados.
- A ferramenta de fragmentos – As ferramentas Snippet ou qualquer software de captura de tela rápida podem ser super úteis se você tiver que lidar com o corte de imagens e não precisar de um programa completo de manipulação gráfica.
- Adobe Photoshop – Isso se você precisar de um editor gráfico completo. Mencionei o GIMP anteriormente, que é uma alternativa gratuita menos popular. Novamente, quando se trata de aplicativos de software, as possibilidades podem ser infinitas.
- Tenha 2 monitores – Pode parecer loucura, pode parecer simples, mas o poder por trás do uso de vários monitores em um ambiente de entrada de dados não tem preço.
- Clientes de e-mail e software sincronizado – Considere o uso de endereços de e-mail internos da empresa para fins de atribuição e acompanhamento de projetos. Use a sincronização de software para permitir que os funcionários trabalhem em casa, em um computador diferente ou em um continente diferente!
- Seu software de entrada de dados é simplificado? – Ter um aplicativo simples e simplificado para seus funcionários usarem é fundamental! Quanto mais fácil for para eles entenderem e executarem, mais eles o farão.
- Você poderia automatizar parte do trabalho? – Às vezes, a entrada de dados básicos pode ser completamente automatizada e, outras vezes, você pode automatizar partes do trabalho para simplificar ainda mais as etapas necessárias para realizar o trabalho.
Lembre-se, é seu trabalho como empregador fazer a pesquisa, fornecer as ferramentas e fornecer a ajuda necessária para garantir que você tenha os funcionários qualificados de que precisa.
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