Esta ferramenta de gerenciamento de tarefas é a melhor que encontrei para realmente fazer as coisas

O método Getting Things Done é um sistema de produtividade confiável para se manter organizado e focado. No entanto, combiná-lo com a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas o torna mais eficaz. Depois de experimentar várias ferramentas de gerenciamento de tarefas, descobri que o OmniFocus é o melhor para fazer as coisas.

1 Capture tarefas e ideias em sua caixa de entrada

O primeiro passo para gerenciar suas tarefas de forma eficaz usando o método GTD é capturá-las em um só lugar. Isso inclui coletar todas as tarefas importantes, ideias, e-mails recebidos e eventos de calendário em um sistema confiável fora da sua mente.

Isso é importante porque manter esses compromissos na cabeça pode desorganizar seu espaço mental e levar ao estresse e à procrastinação. O OmniFocus é um dos melhores aplicativos para ajudar você a transformar a procrastinação em produtividade. Caixa de entrada O recurso funciona como um hub central onde você pode inserir rapidamente todas as suas tarefas assim que elas vierem à mente ou de outras fontes, sem se preocupar em organizá-las imediatamente.

Existem várias maneiras de adicionar tarefas à sua caixa de entrada do OmniFocus, incluindo Entrada rápida atalho. Por padrão, isso é definido como Control + Opção + Espaçomas você pode personalizá-lo acessando OmniFocus > Configurações > Atalho de entrada rápida. Esta é a maneira mais rápida de capturar tarefas no seu Mac a partir de qualquer aplicativo ou janela do navegador sem interromper seu fluxo de trabalho.

Como alternativa, abra o OmniFocus e clique em Caixa de entrada aba. Em seguida, clique no Nova ação botão na barra de ferramentas para inserir uma tarefa.

2 Processe sua caixa de entrada

Depois de capturar todas as suas tarefas na sua Caixa de Entrada OmniFocus, o próximo passo crucial na metodologia GTD é processar esses itens. Este estágio envolve avaliar cada entrada da Caixa de Entrada para transformar suas tarefas caóticas em ações claras. É vital reservar um tempo todos os dias para processar sua Caixa de Entrada.

No OmniFocus, começo processando cada item na minha Caixa de Entrada para decidir se ele é acionável. Se for, posso concluí-lo em menos de dois minutos? Se sim, farei isso imediatamente, por exemplo, respondendo a um e-mail. Caso contrário, delego, adio ou excluo a entrada.

Você pode atribuir tarefas que precisam ser delegadas a uma pessoa específica e rastreá-las usando o Esperando tag. Clique na tarefa relevante na sua caixa de entrada e selecione a Esperando marcação.

Como alternativa, crie uma tag específica para cada pessoa a quem você delegar tarefas no Etiquetas aba. Em seguida, você pode definir um lembrete e uma data de vencimento para quando espera que a tarefa seja concluída. As tarefas restantes que não podem ser concluídas imediatamente ou delegadas são adiadas.

Se for uma tarefa de uma única etapa, você pode atribuí-la a um projeto ou tag específica e adicionar uma data de vencimento. Se for uma tarefa de várias etapas, você pode criar um novo projeto digitando o nome no Projeto célula e pressionando Comando + Retorno para criar o projeto. Se você deseja adicioná-lo a um projeto existente, arraste e solte a tarefa no projeto desejado na barra lateral.

3 Organize tarefas em projetos

Após processar cada item na sua Caixa de Entrada OmniFocus, é hora de organizá-los em projetos. Esta etapa ajuda a estruturar sua carga de trabalho em unidades gerenciáveis ​​que podem ser rastreadas e concluídas sistematicamente. Felizmente, o OmniFocus oferece vários recursos para ajudar a organizar tarefas de acordo com sua natureza e o resultado necessário.

Primeiro, considere usar Pastas no OmniFocus para agrupar tarefas relacionadas em categorias mais amplas. Por exemplo, você pode ter um Pessoal pasta para todas as suas tarefas pessoais, uma Trabalhar pasta para tarefas relacionadas ao trabalho e uma Escola pasta para suas tarefas acadêmicas.

Todo Pasta contém vários projetos relacionados àquela área específica da sua vida, cada um com seu próprio conjunto de ações ou tarefas individuais. Para criar um Pasta no OmniFocus, vá para o Projetos aba, clique em + botão na parte inferior da barra lateral e selecione Adicionar pasta.

Em seguida, dentro de cada Pastacrie projetos que sejam específicos e acionáveis. Um projeto no OmniFocus é um grupo de tarefas relacionadas com um resultado ou objetivo definido. O OmniFocus oferece três tipos principais de Projetos, incluindo:

• Projeto Sequencial inclua tarefas que você deve concluir em uma ordem específica. Por exemplo, um projeto de escrita de artigo normalmente inclui tarefas de pesquisa, esboço, escrita, edição e publicação que devem ser executadas em uma sequência específica.
• Projetos paralelos inclua tarefas nas quais você pode trabalhar em qualquer ordem ou simultaneamente, como montar seu escritório em casa.
• Listas de Ações Únicas são para tarefas ou projetos que não estão no seu radar imediato. Ainda assim, você pode querer prosseguir no futuro — como escrever um livro ou aprender um novo idioma — ou para tarefas cotidianas e contínuas, como comprar mantimentos.

4 Envolva suas tarefas

Engajar suas tarefas é o próximo e, sem dúvida, o mais crucial passo do método GTD. Este passo envolve escolher em quais tarefas trabalhar com base no contexto, prioridade, tempo disponível e níveis de energia. Isso ajuda você a tomar decisões inteligentes que se alinham com suas capacidades e objetivos.

Felizmente, o OmniFocus oferece vários recursos de filtragem para ajudar você a realizar suas tarefas de forma eficaz.

Etiquetas

Anteriormente conhecidas como Contextos, as Tags permitem que você classifique suas tarefas por local, tempo disponível, nível de energia, prioridade e muito mais. Você pode criar tags personalizadas e atribuí-las às suas tarefas com base nos critérios que são importantes para você. Vá para Marcação aba e clique em + (Mais) botão na parte inferior para criar uma tag personalizada.

Sinalização

A sinalização de tarefas ajuda a destacar tarefas de alta prioridade que exigem atenção imediata. A visualização de itens sinalizados no Sinalizado A guia pode ser útil quando você tem muita coisa para fazer e precisa se concentrar nas tarefas mais importantes primeiro.

Perspectivas

As perspectivas oferecem mais controle sobre como você filtra e visualiza tarefas. É aqui que você filtra tarefas definindo vários parâmetros simultaneamente, como tags, datas de vencimento, duração, sinalizados e muito mais, para criar uma visualização personalizada de suas tarefas. Vá para Perspectiva menu e selecione Adicionar Perspectiva para criar sua visualização personalizada.

5 Revisão para permanecer no caminho certo

A etapa de revisão é vital no método Getting Things Done. Ela garante que você reavalie regularmente suas tarefas e metas para refletir quaisquer mudanças em prioridades ou circunstâncias. Isso evita que tarefas importantes caiam no esquecimento e ajuda você a permanecer no caminho certo com seus objetivos de longo prazo.

Você pode facilmente revisar suas tarefas no OmniFocus navegando até o Análise aba, que mostra os projetos com revisão pendente. Por padrão, os projetos no OmniFocus são definidos para revisões semanais, mas você pode personalizar a frequência de revisão acessando OmniFocus > Configurações > Datas e horários.

Durante uma revisão, você pode avaliar se um projeto precisa de tarefas adicionais, ainda é relevante ou deve ser descartado completamente. Quando estiver satisfeito, clique com o botão direito do mouse no projeto e selecione Marcar revisado.

Se você está procurando um gerenciador de tarefas que o ajude a organizar suas tarefas usando o método GTD, você deve experimentar o OmniFocus. Seus recursos e funcionalidades o tornam uma ferramenta eficaz para ficar no topo de suas prioridades e, finalmente, atingir seus objetivos.

Perguntas frequentes

P: O que é OmniFocus?

OmniFocus é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas repleta de recursos, projetada para ajudar os usuários a capturar, organizar e concluir tarefas de forma eficaz. Esta ferramenta foca fortemente no método Getting Things Done e oferece vários recursos que se alinham com este sistema de produtividade, tornando-a uma combinação ideal para aqueles que implementam GTD em suas vidas diárias.

P: O OmniFocus está disponível para Android ou Windows?

O OmniFocus foi criado especificamente para dispositivos Apple, incluindo Mac, iPhone, iPad e Apple Vision Pro, mas também pode ser acessado na web. Sua integração perfeita em vários dispositivos Apple permite que você fique por dentro de suas tarefas e compromissos onde quer que esteja.

P: O OmniFocus é gratuito?

O OmniFocus oferece vários planos de assinatura premium, compras únicas e um teste gratuito de 14 dias para testar seus recursos.