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Todo mundo estraga as coisas às vezes. Por mais que tentemos, ninguém é perfeito. Quando você comete um erro que magoa outra pessoa, é apropriado pedir desculpas.
Embora muitas vezes você precise se desculpar pessoalmente, às vezes você pode preferir ou pedir desculpas por e-mail. Vejamos como se desculpar profissionalmente em um e-mail para ajudá-lo a tirar o melhor proveito dessa situação.
Os três ingredientes de um e-mail de desculpas adequado
Embora não haja um padrão universal, um padrão geralmente aceito para desculpas inclui três partes:
- reconhecendo que você fez algo errado.
- Sentindo remorso por suas ações e ser empático para entender como eles machucam a outra pessoa.
- Restituiçãoque está corrigindo a situação.
Examinaremos cada um desses três elementos enquanto explicamos como pedir desculpas em um e-mail.
Como abrir seu e-mail de desculpas
Antes de começar a elaborar o pedido de desculpas real, você deve se dirigir à pessoa para quem está escrevendo. Isso vai variar muito dependendo do seu relacionamento com a pessoa.
Vamos supor que você cometeu um erro em uma situação profissional e, portanto, precisa enviar um e-mail de desculpas ao seu chefe. Como exemplo, diremos que você não conseguiu concluir uma tarefa crítica no prazo, o que atrasou o projeto de todos os outros.
Nesse caso, uma saudação apropriada seria “Caro [Name],”. Se você estivesse se desculpando com um amigo, algo como “Oi [Name]” ou “Olá [Name]”, seria mais adequado.
Não se esqueça da linha de assunto do e-mail de desculpas também. Depois de ter ofendido alguém, eles podem não ficar felizes em receber um e-mail seu.
Colocar algo como “Por favor, aceite minhas desculpas” ou “Sinceramente desculpe” na linha de assunto é uma boa maneira de deixar claro desde o início para que serve sua mensagem. É fundamental evitar erros comuns de comunicação para não diluir sua mensagem. Mantenha o assunto direto para que eles saibam o que sua mensagem contém.
Reconhecendo seu erro
Agora que você fez a abertura, é hora da primeira parte importante do pedido de desculpas. Aqui, você precisa identificar claramente o problema que aconteceu. Reconheça o que você fez; não tente desviar a culpa para outra pessoa ou dar desculpas pelo que aconteceu.
Aqui está um exemplo de o que não fazer em seu e-mail de desculpas:
Embora eu saiba que perdi um prazo importante, não é minha culpa. Eu estava trabalhando com Paul neste projeto, e ele desperdiçou muito do meu tempo me fazendo um monte de perguntas não relacionadas. Meu computador também congelou durante a semana e a TI ainda não conseguiu ver. Então isso não é tudo por minha causa.
Mesmo que tudo o que foi dito acima seja verdade, não é um bom pedido de desculpas. Esta parte precisa reconhecer sua parcela de responsabilidade pelo erro.
Algo assim é muito melhor:
Percebo que perdi um prazo crucial. Este projeto foi muito importante para o nosso departamento e você confiou em mim para concluí-lo em tempo hábil. Sei que minha falha em concluir esta tarefa a tempo atrasou a conclusão do projeto. Isso reflete mal em nossa equipe e lamento por isso.
Aqui você expôs claramente o que fez de errado, sem tentar minimizar ou desviá-lo. Esta é uma parte do pedido de desculpas que muitas vezes é perdida hoje.
Expressar remorso pelo que você fez
Agora que você expôs claramente seu erro, precisa mostrar arrependimento pelo que aconteceu. Tenha em mente que o que você fez – no mínimo – causou dor, frustração e outras emoções negativas na outra pessoa. Em um ambiente profissional, também pode ter feito com que perdessem tempo e dinheiro ou tivessem problemas com seus superiores.
Deixe claro que sente remorso pela situação. Tente se colocar no lugar deles e entender como suas ações os levaram a se sentir. Não dê uma explicação para o seu comportamento aqui, nem diga que “lamenta que eles se sintam assim” sobre o que você fez.
O objetivo de um pedido de desculpas é reparar um relacionamento fraturado, não provar que você estava certo o tempo todo.
Aqui está um exemplo de como enquadrar esta parte do pedido de desculpas:
Quero me desculpar sinceramente por não ter cumprido minhas obrigações e concluído a tarefa que você me confiou a tempo. Não há desculpas para esse fracasso. Não gosto de saber que decepcionei minha equipe e me sinto péssimo por isso ter lhe causado constrangimento ao se encontrar com o cliente.
Expressar empatia é uma importante habilidade suave que confere autenticidade ao seu pedido de desculpas. Isso ajuda você a esquecer sua perspectiva por um momento e olhar para o que outra pessoa está lidando.
Fazendo seu erro certo
As palavras são importantes, mas as ações carregam muito mais peso. Para mostrar que você quer dizer o que disse, é importante fazer as pazes. Agir irá corrigir a situação (se possível) ou mostrar que você fará o possível para não cometer o mesmo erro novamente.
Continuando com nosso exemplo de perda de prazo, algo assim poderia servir como parte da restituição do e-mail de desculpas:
No futuro, para evitar a perda de prazos, falarei com você com bastante antecedência se estiver preocupado em não conseguir fazer algo a tempo. Estarei mais ciente de quanto tempo os projetos críticos me levam e estou disposto a dedicar horas extras fora do escritório para garantir que sejam concluídos. Isso não acontecerá novamente.
Em algumas situações, você pode não saber o que oferecer para compensar seu comportamento. Se for esse o caso, você pode simplesmente perguntar “O que posso fazer para corrigir isso?”
O mais importante nesta etapa do pedido de desculpas é mostrar como você vai agir de maneira diferente no futuro para evitar que o mesmo problema aconteça novamente.
Como fechar seu e-mail de desculpas
Agora você só precisa encerrar a mensagem profissionalmente. Isso é bastante simples, mas certifique-se de manter o tom apropriado. Você deve agradecer ao destinatário por ler sua mensagem de desculpas e desejar-lhe boa sorte.
Também pode ser uma boa ideia convidá-los a discutir mais o que você disse. Isso mostra que você é sincero e aberto a diálogos adicionais.
Aqui está uma maneira de encerrar seu e-mail profissional de desculpas:
Obrigado por ler isto. Se houver algo que você gostaria de discutir mais, entre em contato comigo para que possamos trabalhar nisso.
Sinceramente, [Your name]
Se você não quiser usar “Atenciosamente”, outros encerramentos formais como “Atenciosamente” também funcionarão. Você não precisa dizer “Com desculpas” ou algo assim, já que você gastou o e-mail inteiro se desculpando adequadamente.
O e-mail é o meio certo para um pedido de desculpas?
Nós explicamos como se desculpar profissionalmente em um e-mail. Mas antes de começar a escrever sua mensagem, você deve considerar se o e-mail é o melhor meio para o seu pedido de desculpas.
O e-mail certamente traz benefícios quando se trata de desculpas. Como não há restrição de tempo, você pode compor seus pensamentos de maneira clara e direta. Se um pedido de desculpas rápido estiver em ordem, o e-mail permite que você entre em contato com eles em um curto período de tempo, se o encontro pessoal não for uma opção. E, ao contrário das desculpas pessoais, você não precisa ser espontâneo e reagir ao que a outra pessoa diz.
Mas nem tudo é bom. O e-mail é menos pessoal do que um pedido de desculpas pessoalmente (ou por telefone). Dependendo da configuração da sua empresa, enviar um e-mail pode parecer covarde se comparecer pessoalmente for viável. Não se esconda atrás de uma tela quando precisar se desculpar por algo. Se você se desculpar por e-mail, certifique-se de não cometer erros bobos de e-mail de trabalho que prejudicarão a qualidade de sua mensagem.
Peça desculpas em um e-mail para corrigir erros
Pedir desculpas corretamente é uma habilidade valiosa para a vida. Nem todo mundo sabe como fazer isso, e um pedido de desculpas ruim pode deixar a outra pessoa ainda mais frustrada do que antes. Use este guia básico sobre como pedir desculpas por e-mail e você estará no caminho para um relacionamento reparado.
Lembre-se de que o objetivo final de um pedido de desculpas é reconstruir a confiança quebrada. Você fez algo errado, e os três principais passos acima são como você assume isso e o corrige. Não faça seu pedido de desculpas sobre si mesmo.
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