A integração de funcionários de qualidade é uma das coisas mais importantes que você pode fazer pelo seu negócio. Você quer que seus novos contratados se sintam bem-vindos e desejados assim que entrarem. Você precisa dar a eles uma excelente primeira impressão do seu negócio e mostrar que eles são importantes. Para muitos novos funcionários, é essencial sentir que há uma função bem definida e um plano de carreira claro.
Não apenas isso, mas um bom processo de integração pode fazer uma enorme diferença nas suas taxas de retenção e sua receita. A integração também pode melhorar a produtividade e o moral dos funcionários. E você economiza tempo e dinheiro quando não precisa ficar substituindo funcionários.
Uma ótima integração começa com um excelente planejamento. Você realmente não pode improvisar quando se trata de treinar seus novos contratados. É importante ter treinamento e processos planejados para lidar com novos funcionários.
Antes de contratar novos funcionários, planeje o que eles precisam saber e como você os entrega. Isso também tornará mais fácil para você. Por exemplo, você não precisa se esforçar para encontrar algo para eles fazerem enquanto tenta equilibrar seu próprio trabalho.
Você também pode criar uma lista de verificação de integração para você e outra para seus novos contratados. Isso permite que você saiba rapidamente o que ensinar a seguir e veja o progresso claro e marque o que eles aprenderam. É motivador para ambas as partes. Melhor ainda se você tiver um software de treinamento que permita a gamificação. Os novos contratados podem marcar os módulos à medida que os concluem, ver o que vem a seguir, obter recompensas e muito mais.
Depois de preparar seu treinamento de integração, você pode usar seu calendário para planejá-lo e garantir sucesso.
1. Configure um calendário de integração dedicado
Muitos aplicativos de calendário permitem que você configure vários calendários. Assim, por exemplo, você pode configurar um calendário apenas para treinamento de integração, mostrando a programação completa.
Isso permite que você e seus novos contratados vejam a visualização completa do calendário com todas as suas tarefas e compromissos e ver apenas a programação de treinamento em seu próprio calendário quando precisar.
É útil ter ambas as visualizações. Com a visualização principal do calendário, você pode garantir que não haja conflitos e tempo para chegar às sessões de treinamento. E com o calendário de integração, você conhece claramente o treinamento e o que vem a seguir.
2. Compartilhe seus calendários
Você pode coordenar juntos de forma mais eficiente compartilhando seus calendários. Seu novo funcionário terá outros itens em sua agenda, além do treinamento de integração. Por exemplo, eles podem ter agendado consultas médicas previamente agendadas ou um feriado que já foi agendado antes de conseguirem o emprego. E há o trabalho no qual eles precisam estar envolvidos.
Se vocês dois compartilharem seus calendários, você pode facilmente ser mais flexível, se necessário, e reorganizar as sessões rapidamente se algo mais acontecer. Além disso, seu novo contratado poderá ver quando você está livre, para que possam reservar tempo se precisarem de mais ajuda.
Incentivar seus novos funcionários a iniciar, usar regularmente e compartilhar seus calendários é uma boa prática para o futuro.
3. Configure sua lista de tarefas
A menos que seu único trabalho seja a integração de funcionários, você terá outro trabalho para preencher seu tempo. Com seu tempo dividido entre a integração de seus novos contratados e seu trabalho diário, manter-se organizado é essencial. Você pode adicionar uma lista de tarefas/afazeres e fazer anotações em vários calendários para acompanhar facilmente.
Isso ajuda a equilibrar seu trabalho com suas tarefas de integração. Também lhe dá um aviso se você vai ter uma semana ocupada que pode precisar de organização e planejamento extra.
Outro benefício de adicionar sua lista de tarefas ao seu calendário é ver quanto você conseguiu. Marcar tarefas concluídas dá uma boa dose de dopamina e é altamente motivador.
4. Use o bloqueio de tempo para garantir que você faça tudo
Ao tentar aprender algo novo, pode ser mais fácil gastar um bom bloco de tempo nisso, em vez de pular várias sessões. O bloqueio de tempo pode ser útil para facilitar isso.
No entanto, o bloqueio de tempo envolve dividir seu dia e semana em blocos para tarefas específicas. Essa é uma ótima maneira de combinar sua lista de tarefas com seu calendário. Essa pode ser uma técnica benéfica para garantir que você se encaixe no treinamento de integração e em suas tarefas e reuniões regulares.
Você pode escolher o que funciona melhor para você com tantas opções e técnicas. Por exemplo, o bloqueio de tempo pode ser mais uma ferramenta útil em seu arsenal de organização.
5. Configure lembretes
Uma das melhores coisas sobre o uso de um calendário e listas de tarefas é que você pode adicionar lembretes para se manter no caminho certo.
Quando você estiver configurar seu calendário de integração, certifique-se de adicionar lembretes onde for útil. Isso garante que você não perca nenhuma reunião ou tarefa ou seus trainees.
Quando você está ocupado, pode ser fácil perder intervalos e almoços. Adicionar lembretes para isso pode garantir que você respire quando deve. Também prevê que você não se prepare para o esgotamento.
6. Integre com o Trello
Alguns calendários se integram com o Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos simples, mas eficaz.
Você pode adicionar tarefas, listas de verificação e processos ao Trello. É útil dividir tarefas mais significativas em tarefas menores e mais gerenciáveis. É possível marcá-los quando terminar, o que pode ajudar a motivar você e seus trainees.
Outra grande vantagem sobre o Trello é que você pode configurar quadros e processos como um modelo. Então, quando você precisar dele novamente, copie o modelo, renomeie-o e pronto.
Integrar essa opção ao seu calendário pode ajudá-lo a gerenciar melhor seu treinamento. Você também pode adicionar membros da equipe e trabalhar em tarefas juntos, auxiliando seus estagiários.
7. Tenha em mente o trabalho remoto
Tantas empresas agora permitem o trabalho remoto desde a pandemia que você precisa considerá-lo. Além disso, você pode estar treinando trabalhadores em escritório e remotos para integrá-los.
É importante que seu treinamento de integração inclua a cultura e as expectativas da sua empresa, mas é particularmente importante que os trabalhadores remotos se sintam parte da sua empresa.
É claro que você precisa organizar seu tempo e calendário para garantir que possa integrar todos, remotamente ou não. Além de planejar tarefas e reuniões, você precisará considerar a tecnologia de que precisa, incluindo câmeras, Zoom e muito mais. Em seguida, organize sua tecnologia com bastante tempo para cada reunião para o sucesso.
8. Comece com um pacote de boas-vindas
Depois de saber a data de início da sua próxima contratação, adicione uma tarefa e um lembrete em seu calendário. Em seguida, envie-lhes um e-mail de boas-vindas alguns dias antes de começar. Você pode até economizar tempo escrevendo um modelo para este e-mail se precisar dele mais de uma vez. Em seguida, você pode configurá-lo, mantê-lo e apenas clicar em enviar no dia.
Se eles forem internos, inclua informações práticas que seu novo funcionário precisa saber. Inclua direções, informações de estacionamento e um mapa de construção marcado por seu escritório ou área. Adicione onde eles podem encontrar máquinas de venda automática ou uma cozinha para lanches e bebidas. Inclua quaisquer lojas locais, como padarias ou lanchonetes para comida.
Você está começando com o pé direito antes mesmo de entrarem pela porta. E eles vão gostar.
Não se esqueça dos seus trabalhadores remotos aqui. Eles também apreciarão um e-mail amigável e acolhedor com informações úteis sobre os horários de início e o que esperar.
9. Use suas análises
Muitos calendários têm análises excelentes. O Office 365, por exemplo, inclui o MyAnalytics, que fornece informações sobre várias tarefas e eventos. Por exemplo, você pode ver quantas reuniões você teve e como gasta seu tempo.
Isso é útil porque você pode ter uma visão geral do seu treinamento de integração. Você pode verificar se está oferecendo um treinamento equilibrado ou se inclinando demais para um assunto. Você pode ver se cobriu tudo ou se há alguma lacuna.
A análise de calendário é igualmente útil para melhorar sua produtividade geral. Você pode garantir que ainda tem tempo para trabalhar em suas próprias tarefas e se encaixar na integração.
10. Avalie sua integração regularmente
Use seu calendário para agendar reuniões de acompanhamento com novos funcionários para obter feedback sobre seus processos de integração.
Diarize o tempo todos os anos, em pelo menos uma vez, para revisar sua integração, analisar os comentários e ver como você pode melhorar.
Com a integração de qualidade tão crucial para todos os negócios, é vital manter-se organizado e atualizado. Os aplicativos de calendário certos podem ajudá-lo a oferecer uma boa integração e continuar melhorando.
Publicado primeiro no calendário. Leia aqui.
Crédito da imagem em destaque: Foto de Kampus Production; Pexels; Obrigada!
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