Milhões de pessoas em todo o mundo usam o Microsoft Excel para lidar com todos os tipos de tarefas de escritório e produtividade. É um programa fácil de aprender e a maioria das pessoas se sente confortável em usá-lo muito rapidamente.
Mas para realmente dominá-lo, você pode passar anos trabalhando em tarefas infinitas ou pode participar conosco enquanto damos uma olhada rápida em alguns dos 10 principais atalhos, dicas e truques que ajudarão você a se tornar um profissional do Excel em pouco tempo.
1. (Atalho) direto ao ponto
Como a maioria dos outros programas, o Excel possui atalhos de teclado programados, para que você não precise clicar em toda a tela ou trabalhar do seu jeito através de vários menus para fazer algo.
O único problema é que existem MUITOS atalhos — muitos para listar todos aqui. No entanto, as versões mais recentes do Excel mostrarão todas as teclas a serem pressionadas para acessar as opções da faixa de opções.
Basta pressionar ALT para mostrar qual tecla você precisa para uma guia na faixa de opções (por exemplo, o menu Inserir é N), e então você verá a(s) tecla(s) para cada opção. Como alternativa, posicionar o cursor sobre a opção desejada exibirá uma dica de ferramenta, exibindo também o atalho de teclado correspondente.
Por exemplo, o atalho para Formas 3D é ALT, depois N, seguido por S e, finalmente, 3. Não pressione todos juntos – faça cada tecla sucessivamente. Se você quiser ver atalhos de teclado para tarefas específicas, a Microsoft tem uma boa lista para todas as versões do Excel.
A ideia é que para certas tarefas repetitivas, você pode desenvolver alguma memória muscular e obter indo assim como você copia e cola. Eles são tão úteis para acelerar a produtividade que você encontrará mais alguns deles ao longo deste artigo.
2. Clique duas vezes para preencher rapidamente
Se você tiver grandes conjuntos de dados para os quais precisa executar a mesma fórmula, não será necessário arrastar ou copiar a célula da fórmula original em todos os outros.
Basta colocar o cursor do mouse sobre o canto inferior direito da célula — o cursor mudará de forma e cor.
É quando você pode clicar duas vezes e a fórmula será copiada para tantas células quantos os dados adjacentes.
O mesmo pode ser feito usando o teclado (mais rápido): use CTRL + D para preencher uma seleção de célula única ou múltipla.
3. Fazendo tabelas e gráficos de forma profissional
A apresentação de dados na forma de tabelas ou gráficos é outra tarefa básica da maioria dos usuários do Excel. No entanto, há uma grande variedade de tipos e opções de formatação, por isso nem sempre é fácil saber o que é melhor usar ou como fazer algo.
Aqui estão algumas dicas para mantenha suas visualizações de dados limpas e nítidas.
Em primeiro lugar, certifique-se de corresponder o tipo de gráfico correto aos dados que você tem, por exemplo, dados de variáveis categóricas (por exemplo, receita por trimestre, número de vendas de um determinado item) deve ser exibido usando um gráfico de barras ou pizza ou um gráfico de linhas.
Dados de conjuntos de variáveis contínuas (por exemplo, taxas de reação versus concentração) deve ser exibido usando gráficos de dispersão XY.
Os gráficos incorporados nas planilhas podem ser alinhados com os limites das células mantendo pressionada a tecla ALT ao movê-la ou ativando o Snap to Grid nas opções de formato do gráfico (clique no gráfico e pressione ALT, J, A, A, A , P).
Além disso, não sinta que precisa d para adicionar uma legenda a cada gráfico que você cria: em gráficos de pizza, geralmente há muito espaço para adicionar essas informações nas próprias fatias, mas raramente no caso de gráficos de barras.
Se você deseja exibir dois tipos de gráficos diferentes no mesmo, você pode faça isso destacando os dados que deseja mostrar no mesmo gráfico e, em seguida, selecionando Combo na janela de seleção de gráfico (ALT, N, K).
Observe que ao fazer um gráfico de combinação, é uma boa ideia colocar uma das séries de dados em um eixo secundário — isso significa que você pode exibir duas escalas verticais diferentes, aumentando o valor do gráfico.
4. Domínio de uma chave
Ao copiar fórmulas entre células, às vezes você deseja que sempre use um valor fixo em relação a todos os outros. Para bloquear uma célula, linha ou coluna em uma fórmula, você precisa aplicar um cifrão antes da letra ou número.
Então digamos que a fórmula é =C3*D3 e queremos manter e sempre usar o valor na célula C3.
A fórmula agora será lida como =
$C$3*D3 e sempre usará C3, não importa para onde você copie a fórmula.
Um rápido maneira de aplicar esses cifrões ao digitar sua fórmula é pressionar F4 no teclado e bingo! Funciona tão bem ao destacar um único caractere, como um rótulo de coluna, e depois pressionar F4.
A tecla de função F4 também pode ser usado no Excel para repetir a última ação, por exemplo, se você sombreou uma célula em uma determinada cor e deseja repetir a mesma ação para outra célula, basta pressionar F4.
5. Digite uma vez, preencha muitos
Se você precisar inserir os mesmos dados em várias células, não importa onde elas estejam, há uma maneira rápida de fazer isso. Selecione a linha, coluna ou células às quais deseja adicionar o mesmo valor.
Observe que, se as células estiverem espalhadas pela planilha, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica com o botão esquerdo nas células que deseja quer.
Enquanto as células selecionadas ainda estão todas realçadas, digite o valor você deseja inserir (texto e/ou números) e pressione CTRL + Enter. Agora você terá uma série de novas células, todas bem preenchidas!
As tabelas são uma ótima maneira de apresentar dados para facilitar a leitura e sim, há uma maneira rápida de produzi-los. Destaque as células que deseja na tabela, pressione ALT, seguido de N e depois T.
Você verá uma janela confirmando a seleção que escolheu, então depois disso, você apenas pressione Enter. Você verá que existem filtros automáticos para cada coluna e uma tag no canto inferior direito que, ao clicar e segurar, sempre você pode arrastar linhas ou colunas extras.
Com sua tabela finalizada, clique com o botão direito em qualquer parte dela e selecione a opção Análise Rápida no meio. Aqui, você pode alterar rapidamente o formato da tabela, adicionar alguns cálculos automáticos e formatação condicional, gráficos e uma tabela dinâmica.
E falando em tabelas dinâmicas…
7. Lidando com tabelas enormes sem trepidação
Usuários regulares do Excel podem enfrentar a necessidade de fazer malabarismos com grandes tabelas de dados o tempo todo. Hackear seu caminho através deles, para comparar diferentes aspectos, pode ser cansativo e levar a erros ao tentar ler as informações.
Tabelas dinâmicas permitem filtrar dados com base apenas nas seções desejadas, facilitando a análise e o resumo de informações de um grande conjunto de dados. As tabelas dinâmicas nunca afetam a fonte de dados, portanto, você pode cortar e alterar as tabelas dinâmicas sem se preocupar em excluir algo importante.
Digamos que você tenha algo como a tabela abaixo e queira apenas comparar algumas partes dele — o primeiro passo é pressionar ALT, depois N, V e finalmente T.
Uma nova janela será aberta, certifique-se de selecionar a tabela inteira, incluindo todos os cabeçalhos de coluna e linha. Em seguida, decida se deseja que a tabela dinâmica esteja na mesma planilha ou em uma nova e pressione enter.
Você se deparará com uma mesa em branco, e no lado direito da tela, um menu onde você poderá selecionar quais colunas você deseja ver.
Por padrão, o processo adiciona uma soma total a cada coluna exibida, mas isso é facilmente alterado indo para a seção Valores no canto. Clique na seta do menu suspenso, selecione a opção inferior e pronto!
Agora você pode adicionar seu próprio rótulo personalizado e alterar o que é mostrado para uma série de resumos diferentes. Destacar uma célula de resumo e pressionar ALT, J, T e G fará com que a janela de opções seja exibida novamente se você precisar alterá-la.
Dominar o uso de tabelas dinâmicas pode ajudar na produtividade, ou pelo menos, transformar uma grande confusão de dados em algo muito mais digerível.
8. Nomeie suas tabelas para uma navegação bacana
Embora seja perfeitamente possível encontrar valores em uma tabela grande simplesmente usando a função Pesquisar (CTRL+F), às vezes é melhor organizar tudo dando às várias seções da tabela um nome exclusivo.
Para fazer isso, destaque a parte da tabela que você deseja nomear e vá para a seção Fórmulas da faixa de opções (ALT, M) ou clique com o botão direito do mouse na seção destacada. Você verá a opção de Definir nome e clicar nela abrirá uma nova janela.
Digite o nome que você deseja que esta seção da tabela tenha; certifique-se de não usar nenhum espaço. Você pode adicionar comentários nesta fase para ajudar outras pessoas a saber a que o nome está se referindo.
Depois de nomear todas as partes desejadas, você pode navegar até elas usando o Nome Box, à esquerda do campo de fórmula, ou indo para “Visualizar” na Faixa de Opções (ALT, W) e selecionando Navegação (ALT, W, K).
Aqui você verá todas as seções nomeadas de a planilha e clique em qualquer um deles irá pular direto para essa parte. Você pode editar ou remover nomes rapidamente pelo Gerenciador de Nomes (ALT, M, N).
9. Inverta dados entre linhas e colunas da maneira profissional
Se você tem uma tabela onde os dados são organizados em linhas (horizontal), mas você quer em colunas, ou vice-versa, há uma maneira rápida de fazer isso. Realce tudo o que você deseja alterar e copie (CTRL+C).
Em seguida, selecione uma célula em algum lugar da planilha, clique com o botão direito do mouse e selecione Colar especial. Se o menu for uma lista de palavras, clique em Transpor, mas se você puder ver apenas uma grade de ícones, escolha o mostrado abaixo.
Este método funciona para mudar de linhas para colunas e vice-versa — você pode até mesmo colocar os dados alterados sobre o layout original.
10. Fatos rápidos sobre seus dados
Às vezes, ao olhar para uma grande pilha de valores em uma planilha, tudo o que você quer é uma média rápida, total ou mesmo soma de uma seleção, em vez de do que de uma linha ou coluna inteira. Você pode, é claro, fazer isso com uma fórmula, mas as versões mais recentes do Excel fazem isso automaticamente para qualquer seleção.
Realce os valores que deseja examinar e, em seguida, observe a barra inferior da janela do Excel…
Você verá a média (média aritmética), contagem (número de células) e a soma dos valores. Clique em qualquer um deles e essa figura será copiada para a área de transferência para uso posterior.
Então, aí está: 10 principais truques e hacks para o Microsoft Excel. Se você tem uma ótima maneira de fazer as coisas com planilhas, compartilhe seu conhecimento na seção de comentários abaixo.
Você também pode conferir nosso Os 10 principais hacks para o Microsoft Word.
