Ninguém quer fazer trabalho pesado. Todo trabalho e todo negócio tem uma quantidade de coisas chatas e mundanas para fazer. É a parte do dia que todos tememos: escolher texto de PDFs, mover arquivos de e-mails para uma pasta ou normalização de dados dolorosa e geração manual de relatórios. Os desenvolvedores preferem escrever a lógica de negócios: o novo código que resolve problemas e avança o produto.

É aí que os desenvolvedores podem receber uma dica do DevOps. A automação é uma grande parte da ideologia do DevOps. Se você faz algo duas ou três vezes, você o automatiza. Os desenvolvedores devem observar onde podem melhorar não apenas suas próprias eficiências pessoais, mas também a eficiência geral dos negócios.

A automação de processos robóticos (RPA) leva os scripts DevOps para o próximo nível. Essas soluções de automação emulam as ações humanas de maneiras repetíveis, exceto de forma mais rápida e confiável. À medida que os especialistas em tecnologia descobrem o poder da RPA, eles encontram ótimas maneiras de tornar seus trabalhos menos estressantes, passar mais tempo fazendo o que amam e resolver problemas mais difíceis.

Nós aqui da UiPath somos grandes fãs de RPA (obviamente), mas você não precisa acreditar em nossa palavra. Conversamos com dois de nossos MVPs da comunidade : Priya Darshini, consultora técnica sênior da Machina Automation, e Eduard Shlepetskyy, fundador da Ective.eu. Eles usam o RPA para tornar as empresas mais eficientes há anos. 

Continue lendo enquanto mergulhamos em alguns exemplos do mundo real. 

Automatize seus próprios processos primeiro

Priya e Eduard não estariam onde estão agora sem antes aplicar a automação em seu próprio trabalho. Embora agora trabalhem com empresas de todo o mundo para melhorar sua eficiência por meio de automação inteligente, transformação digital e (o mais importante) construção de robôs de software para fazer as partes mais chatas do trabalho das pessoas, eles começaram automatizando seu próprio trabalho primeiro. Como diz o ditado: “Médico, cure-se”.

Eduard começou com automação de processos quando trabalhava em um departamento internacional de processamento de pedidos. A maior parte do seu dia foi gasto copiando e colando dados de arquivos Excel e PDF e em formulários SAP baseados na web. Ele achou isso chato e percebeu que a maior parte de seu trabalho poderia ser feito automaticamente.

Ele automatizou cerca de 75% de seu trabalho no início de sua carreira copiando e colando código diretamente dos forums. Em seguida, ele perguntou à gerência se poderia automatizar o trabalho para as outras 20 pessoas de sua equipe. Ele alcançou uma taxa de sucesso de 60% e liberou a equipe de desenvolvimento para melhorar seu produto.

Priya começou automatizando uma instalação de software de 155 etapas, onde mesmo uma atualização simples levaria sete horas e exigiria uma enorme janela de manutenção. Depois de clicar nas mesmas caixas e digitar as mesmas informações em vários computadores, ela escreveu um código que tornou essas enormes janelas de manutenção uma coisa do passado. 

Depois de todo esse tempo, eles ainda encontram novas maneiras de simplificar e melhorar o trabalho que fazemos, tanto em nossos empregos quanto fora deles. Por exemplo, Eduard recentemente apoiou uma organização que encontra acomodações para refugiados ucranianos. O call center deles estava gastando muito tempo validando manualmente se certas acomodações ainda estavam disponíveis. Ele rapidamente montou um robô de voz e pôde ligar para 20.000 pessoas para perguntar se a acomodação ainda estava disponível e para quantas pessoas.

As ferramentas de automação tornaram-se bastante sofisticadas nos últimos anos, incluindo funcionalidades que a maioria das pessoas não conhece. Ambos escrevem automações que vão muito além das interações básicas de apontar e clicar: envolvem orquestração, gerenciamento de credenciais e reconhecimento e recuperação de objetos de documentos contextuais. A RPA tem mais potencial do que nunca e está em constante crescimento em capacidade.

Automação de tarefas não é automação de processos

Embora tanto Eduard quanto Priya tenham entrado na automação criando scripts de alguns de seus trabalhos diários, queremos apontar para um equívoco comum: não entre na automação pensando que é como uma tarefa típica de desenvolvimento ou DevOps. Há uma grande diferença entre o que o UiPath faz e as abordagens comuns de automação. Se sou bom em VBA, escrevo muitas macros porque é para isso que VBA serve. Se sou bom em desenvolvimento de RPA, escrevo scripts de ponta a ponta porque é para isso que o RPA é bom.

Quando as pessoas são especialistas em uma área, elas automatizam algo limitado. Com o RPA, quer você tenha uma ferramenta ou 20 ferramentas diferentes escritas em Java, C# e Python, você pode automatizar todo o processo. Pense em automatizar processos de negócios inteiros. Não se trata apenas de pequenas tarefas, mas sim de uma sinfonia de tarefas menores (e às vezes maiores) que equivalem a algo com grande valor comercial.

Escolhendo o que, como e quando empregar a automação

Determinar o que pode ser feito por um robô de software não é tão simples quanto encontrar trabalho pesado e escrever um script para fazê-lo. Quando as equipes começam a automatizar, todos estão empolgados com as possibilidades e ansiosos para ir ao fundo do poço. Eles criam um processo que acham perfeito para um projeto piloto, mas às vezes não é e pode falhar. Para ter sucesso no emprego da automação, você precisa identificar processos de negócios com alto ROI, em vez de simplesmente direcionar os processos mais irritantes.

As equipes de desenvolvimento fizeram um ótimo trabalho decidindo onde empregar a automação em seus pipelines de integração contínua/entrega contínua (CI/CD). A automação de CI/CD é de alto valor, ajuda várias pessoas e dá suporte a todo um processo de negócios que afeta muitas equipes. Ele economiza tempo, é menos tedioso para desenvolvimento e controle de qualidade, reduz a margem para erros e é universalmente aceito como uma prática recomendada para o desenvolvimento de software moderno.

Isso não quer dizer, no entanto, que toda automação está relacionada à economia de tempo ou frustração pessoal. Um dos clientes de segurança cibernética da Priya optou por automatizar um processo puramente para fins de conformidade. Eles tinham trabalho técnico com implicações de segurança para toda a empresa (por exemplo, alterações de rede, privilégios de conta). É o tipo de trabalho que foi feito por um ou dois administradores técnicos. Ela usou a automação para delegar o trabalho inteiramente a um robô, em vez de responsabilizar os humanos.

Quando Eduard trabalha com seus clientes, ele começa com uma lista de mais de 100 processos de negócios comuns que quase todas as empresas podem automatizar em vários departamentos. Um de seus critérios mais importantes é permanecer o mais enxuto possível com pouco envolvimento humano. Depois que um processo é capturado, qualquer etapa executada pode ser repetida e executada com mais eficiência. Mas você deve manter as interações humanas no mínimo necessário.

Qualquer processo selecionado para automação deve ter valor tangível a longo prazo. Um benefício secundário de descobrir quais processos podem se beneficiar da automação é que você pode avaliar se os processos de negócios de anos atrás ainda são relevantes e continuam a fornecer valor comercial. É muito fácil continuar trabalhando porque é assim que sempre foi feito, mas recomendamos perguntar por que você se incomoda em fazer um processo desde o início. Não é incomum que os clientes de Priya admitam que não sabem por que estão realizando o processo ou se o processo é valioso para começar. Em relação ao valor comercial de longo prazo e à felicidade do desenvolvedor, a depreciação pode ser tão poderosa quanto a automação.

Você deve tratar o RPA como um assistente pessoal . Não veja isso como uma identificação das coisas que você deve automatizar. Em vez disso, lembre-se de que todo mundo tem uma parte de seu trabalho que menos gosta. A automação permite que você gaste mais tempo coletando informações de outras pessoas por meio de interação interpessoal e, em seguida, alimentando esses dados em um robô para que ele possa fazer algo útil. 

As necessidades de automação de todos são diferentes

As oportunidades de automação para desenvolvedores geralmente são específicas para o trabalho da equipe técnica: executar uma compilação, implantar, testar etc. Para a equipe não técnica, o trabalho automatizado parece diferente porque a função de cada pessoa é diferente. Alguém em contas a receber pode ter cálculos para fazer diariamente, enquanto seu trabalho vai para alguém em cumprimento, que traduz esses dados em uma entrega de produto, seja uma remessa física ou um conjunto de privilégios em um produto SaaS.

Quando uma empresa procura automatizar um ou mais processos, a RPA pode ajudá-la a analisar sua abordagem geral com novos olhos e encontrar novas áreas para as quais a automação pode resolver. O design da solução inevitavelmente se torna um esforço interorganizacional com contribuições de muitos departamentos, incluindo vendas, marketing, contabilidade, finanças e recursos humanos.

Grandes projetos de automação com diversas partes interessadas exigem esforço e comunicação significativos, por isso recomendamos começar pequeno. É bom que as organizações comecem automatizando tarefas mundanas, repetitivas e de alto valor antes de entrar na automação de processos abrangente e de ponta a ponta. É preciso muita habilidade e conhecimento para determinar quais dessas tarefas e processos oferecerão mais valor – e, como no desenvolvimento de software, não faltam armadilhas em potencial.

O escopo dos recursos do robô de software pode variar de atender indivíduos a atender às necessidades organizacionais. Trata-se de entender o ROI, escolher processos significativos para automatizar e permitir que os robôs lidem com tarefas de menor valor. Isso permite que os humanos tenham mais tempo, se apoiem em um sistema confiável e se concentrem em iniciativas transversais de alto valor, como a transformação digital.

Automatizando as organizações para a era digital

A RPA traz inteligência artificial e aprendizado de máquina para grandes iniciativas como a transformação digital. No passado, IA e ML eram palavras-chave empolgantes que não ofereciam valor diário. No entanto, as plataformas de automação modernas agora incluem recursos úteis de IA/ML que podem identificar processos prontos para automação.

A transformação digital originalmente significava mover processos baseados em papel para sistemas digitais. Agora, está evoluindo além da tecnologia para significar transformar processos manuais em automáticos: pessoas, gerenciamento e contabilidade ganham eficiência automatizando processos. A RPA vai um passo além, rastreando o trabalho e identificando oportunidades de automação usando a mineração de tarefas .

Na minha experiência, as pessoas que iniciam sua jornada de automação geralmente não conhecem seus próprios processos, o que significa que é fácil ignorar o que pode ser automatizado. A mineração de tarefas observa as atividades cotidianas e sugere quais processos podem ser realizados por um robô de software. É especialmente difícil para os indivíduos verem o que um robô pode fazer quando as tarefas são concluídas por várias pessoas em diferentes departamentos. A mineração de tarefas vai além desses limites e oferece aos humanos uma visão melhor dos processos de negócios que ocorrem todos os dias. 

Quando há adesão organizacional para esses tipos de recursos, várias partes interessadas e departamentos podem contribuir e criar ferramentas que ajudam muitas pessoas, independentemente das funções. À medida que as equipes e suas automações amadurecem, elas começam a criar e manter backlogs específicos de automação. As pessoas podem enviar ideias ou dizer: “Estou tendo problemas nesta área. Pode ser automatizado?” A partir daí, as organizações podem começar a fazer análises de viabilidade e estabelecer uma cultura de eficiência multifuncional.

Os desenvolvedores têm então uma grande oportunidade de revisar o backlog, ajudar os negócios com viabilidade, avaliar as necessidades arquitetônicas de automação, usar suas habilidades de detecção de bugs no planejamento e implementação e continuar a impulsionar ainda mais a automação.

Melhore seu trabalho apenas fazendo o trabalho interessante

Os desenvolvedores e as equipes de DevOps automatizam o trabalho repetitivo há anos, mas esse impulso pela automação não se espalhou pela maioria dos departamentos não técnicos. Acreditamos que a RPA acelera o trabalho de alto ROI, cria autoconsciência organizacional (“por que estamos fazendo isso e há valor nesse trabalho?”) e cria uma cultura de eficiência.

Automatizar processos de negócios de ponta a ponta pode reunir equipes multifuncionais de maneiras novas e valiosas. Comece com pequenas tarefas e trabalhe para fora, aprenda as necessidades de outras equipes e deixe as pessoas animadas o suficiente para montar uma lista de pendências de automação. Ferramentas como o UiPath podem capacitar os desenvolvedores a expandir seu alcance em suas empresas, agregando valor além da implementação de recursos ou conclusão de tarefas.