Como eu uso uma fusão de correio para enviar e -mails de massa personalizados

Preocupado, você vai pular alguém ou parecer robótico com convites em massa? Eu também estraguei tudo, até aprender sobre a fusão de correio. Com esse truque, leva minutos para enviar uma massa de convites de eventos ou boletins com um toque pessoal.

O que é uma fusão de correio?

Uma fusão de e -mail permite enviar mensagens personalizadas para um grande grupo de contatos em uma única vez. Você pode preparar um modelo de mensagem – geralmente um email, um formulário ou um boletim informativo – e personalizá -lo para muitos destinatários sem editar manualmente todos os e -mails.

Costumo usá -lo quando preciso alcançar várias pessoas ao mesmo tempo, mas ainda quero abordá -las pelo nome e incluir informações específicas relevantes para cada pessoa.

Pense nisso como um sistema automatizado que personaliza seu modelo de email com nomes, endereços ou outros dados que você deseja incluir.

Uma fusão de correio geralmente combina três elementos:

1. Um documento principal (como um e -mail ou um modelo de carta no Word).
2. Uma fonte de dados (Como uma planilha do Excel, folhas do Google ou contatos do Outlook com detalhes como nomes, endereços ou números de pedidos).
3. A ferramenta de fusão de correio (um recurso no Microsoft Word ou Add-Ons de terceiros no Gmail).

Combinando campos de espaço reservado em seu documento principal (por exemplo, “<> “) Com os campos correspondentes em sua fonte de dados (por exemplo,” John “), a ferramenta envia automaticamente e-mails individuais que parecem feitos sob medida para a pessoa que os recebe.

Como se preparar para uma fusão de correio

Independentemente da fonte de dados, percebi a importância de criar dados limpos e bem organizados. Se sua lista de contatos estiver incompleta ou confusa, não importa o quão bom seja o restante do seu processo de mesclagem, seus e -mails poderão acabar com erros ou detalhes ausentes. Então, faça uma vez e use -o repetidamente.

1. Identifique os campos -chave: Decida quais informações você precisa para personalizar seus e -mails. Geralmente, isso inclui primeiro e sobrenomes, endereços de email e talvez locais ou detalhes recentes de pedidos.
2. Crie um arquivo do Excel e adicione os dados: Use cabeçalhos de coluna para cada peça de dados. Por exemplo:

   • Primeiro nome

   • Sobrenome

   • E-mail

   • Empresa

   • Número de telefone

3. Limpe sua planilha: Remova os espaços extras ou problemas de formatação e verifique todos os endereços de email estão corretos. Uma fonte de dados limpa e consistente torna o processo suave.

Quando se trata de ferramentas de mesclagem de correio, uso o Microsoft 365 Suite (Word, Excel e Outlook) por causa de seus recursos robustos e integração perfeita. No entanto, você também pode usar folhas Gmail e Google para fusão rápida ou ao trabalhar em pequenos projetos colaborativos na plataforma do Google.

Diferentes ferramentas de mesclagem de correio oferecem vários recursos e níveis de complexidade. Sugiro escolher a ferramenta que corresponda ao seu fluxo de trabalho, ao tamanho da sua lista de discussão e de suas preferências pessoais.

Crie uma fusão de correio com Excel e Word (via Outlook)

O Word oferece muito controle sobre uma fusão de correio com sua guia Ribbon, que inclui um Assistente de Merge de Correio. Mas estou usando a abordagem mais direta aqui com as opções na guia correspondências.

Preparando os dados

Coloque algum esforço para criar e manter uma planilha do Excel com seus dados de contato. E por favor, faça backup em algum lugar seguro.

Aqui estão algumas dicas para preparar e formatar a planilha corretamente.

1. Se seus dados estiverem no Excel, você poderá prepará -los diretamente. Se estiver em um arquivo .txt ou .csv, você deve importá -lo para o Excel e prepará -lo.

2. Verifique se cada coluna possui um cabeçalho claro (por exemplo, “FirstName”, “LastName”, “email”).

3. É uma prática recomendada para nomes de colunas da planilha para corresponder aos nomes de campos de fusão de correio. Além disso, você precisa separar as colunas do primeiro e do sobrenome para abordar alguém pelo seu primeiro nome.

4. Formate as colunas com dados numéricos, pois podem ser complicados. Por exemplo, os códigos postais ZIP/postal devem ser formatados como texto para manter qualquer zeros líder (por exemplo, 00499). Formate -os como texto antes da importação.

5. No modelo da palavra, coloque o símbolo apropriado para qualquer moeda ou porcentagem antes ou depois de um campo de mesclagem. Sem eles, qualquer número pode não fazer sentido para o destinatário.

Inicie a fusão de correio no Microsoft Word

Crie o corpo do email no Microsoft Word e salve o documento em sua área de trabalho como um modelo para o futuro.

1. Crie ou abra o documento do Word que você deseja usar para a mesclagem.

2. Clique no Correspondências Guia na fita.

3. Selecione Iniciar a fusão de correio> mensagens de e-mail No menu suspenso.

Agora escreva sua mensagem de e -mail no documento em branco. Deixe espaços em branco onde deseja inserir informações personalizadas. O Word inserirá os campos de mesclagem da sua fonte de dados aqui.

Em seguida, é hora de pegar os dados do Excel.

1. Clique em Selecione os destinatários> Use uma lista existente.

2. Navegue até o arquivo do Excel de origem e clique em Abrir Na caixa de diálogo para selecioná -lo.

3. Se você ainda não tem uma lista de e -mails, pode criar um do Digite uma nova lista opção no suspensão.

4. Escolher Arquivo> Salvar.

5. Onde quer que você queira informações personalizadas (como o primeiro nome de alguém), clique Inserir campo de mesclagem.

6. Escolha o cabeçalho da coluna do Excel relevante.

7. No Correspondências guia, clique Resultados da visualização.

8. Use os botões de seta para pedalar por diferentes destinatários.

Verifique se os nomes, empresas e outros campos aparecem corretamente no texto do corpo. Você também pode usar o Verifique se há erros opção para capturar campos em branco.

Envie os e -mails mesclados via Outlook

Se a sua visualização mostrar resultados consistentes, tudo o que resta a fazer é entregar o último estágio para o Outlook.

1. Clique Acabar e mesclar> Enviar mensagens de e -mail.

2. Especifique esses campos na mesclagem para opções de email.

   • Para Campo: escolha a coluna do Excel com os e -mails do destinatário (por exemplo, “email”).
   • Linha de assunto: Adicione o texto do assunto desejado aqui (você não pode inserir um campo de mérge de correio aqui em uma fusão básica de e-mail).
   • Formato de correio: Selecione HTML para um email bem formatado.

3. Bater OKe a palavra entregará cada e -mail personalizado ao Outlook.

4. Open Outlook para confirmar as mensagens estão na sua caixa de saída ou na pasta enviada.

Crie um correio se fundir com as folhas Gmail e Google

As folhas do Gmail e do Google também são um método alternativo para fusão de correio. Embora o Gmail não tenha recursos de mesclagem de e-mail embutidos, você pode obter resultados semelhantes usando folhas do Google e alguns excelentes complementos de fusão de correio.

O processo envolve armazenar dados nas folhas do Google e enviar e -mails usando uma extensão do Chrome como a fusão de correio. Observe que muitos complementos não exigem estritamente uma assinatura do Google Workspace. Eles trabalham dentro da versão gratuita do Gmail, mas podem ter recursos específicos ou restrições de volume.

As folhas de correio continuam sendo um dos meus métodos preferidos para enviar grandes lotes de e-mails personalizados. A fusão de correio não é apenas para e -mails de negócios. Você pode usá -lo em casa para enviar saudações de férias, fazer o alcance da comunidade ou se comunicar com professores e alunos.

A etapa crítica é segmentar seus dados com um modelo bem elaborado. Além disso, siga as dicas acima e considere os fusos horários se tiver uma lista de contatos globais.