Talvez você tenha pegado um resfriado, ou encanador esteja vindo consertar sua pia com vazamento ou você trabalhe em casa em tempo integral. Não há razão para que sua produtividade sofra, e o projeto em que sua equipe está trabalhando deve ser adiado.
Para sua sorte, você pode usar muitas ferramentas online para ajudar seus colegas de equipe a trabalharem juntos, não importa onde estejam. Vamos conferir alguns deles.
Para gerenciar tarefas e carga de trabalho
Quando se trata de gerenciamento de projetos, a maioria das pessoas pensa na Asana ou no Trello. Essas plataformas são bastante populares e equipes de vários setores as utilizam diariamente.
O Trello permite integrar mais ferramentas, possui um limite maior de upload de arquivos e oferece um sistema de pesquisa abrangente. Por outro lado, a Asana oferece suporte a mais membros da equipe no plano freemium, tem melhores opções de comunicação e mais recursos integrados. Sua estrutura e planos premium são bastante semelhantes, por isso geralmente se resume a preferência pessoal, experiência anterior e necessidades específicas.
Projetos grandes são uma coisa, mas manter-se em dia com trabalhos e atribuições menores pode ser tão desafiador quanto. Especialmente se você é o tipo de pessoa que tende a esquecer que prometeu dar uma olhada rápida em um e-mail de proposta ou enviar os slides da conferência.
Ferramentas como Todoist ou Microsoft ToDo são ótimas para pessoas que sempre têm um milhão de pequenas tarefas. Você pode definir prazos e lembretes, adicionar notas, reorganizá-los de acordo com sua urgência, etc. E se seus colegas de equipe sincronizarem suas contas, todos poderão ver a carga de trabalho uns dos outros e atribuir tarefas de acordo.
Para manter contato
Você não pode ter uma colaboração bem-sucedida sem comunicação. Nem todo mundo tem um talento perfeito para escrever resumos detalhados. Muitas vezes, informações adicionais são necessárias e, mesmo que tudo pareça claro, a verificação dupla não fará mal. No entanto, deixe o Facebook Messenger e o WhatsApp para amigos e familiares. Quando se trata de se comunicar com seus colegas de equipe, existem muitas ferramentas de negócios dedicadas que você pode usar.
Se você é da velha guarda, pode pensar imediatamente no Skype. É grátis, você pode criar chats em grupo, enviar mensagens privadas, adicionar seus clientes, fazer videochamadas e já existe há anos. Pode funcionar para equipes pequenas que desejam um serviço gratuito sem muitas limitações e não precisam de muitos recursos.
Empresas maiores, porém, devem investir em uma boa plataforma de comunicação.
O Slack é a ferramenta de colaboração mais popular que existe. Ele suporta canais privados e públicos, bem como bate-papos 1:1 e bate-papos em pequenos grupos com até nove pessoas. Você também pode enviar arquivos grandes (até 1GB) e fazer videochamadas com 15 pessoas por vez. A interface é fácil de usar e o serviço permite integrar centenas de outros aplicativos.
Uma das principais coisas que tornam o Slack tão útil é sua busca poderosa. Torna mais fácil encontrar aquele link antigo ou uma mensagem que você precisa, mas não consegue lembrar onde estava. Você pode pesquisar por data, canal ou pessoa, inserir palavras-chave e encontrar facilmente o que procura.
Por outro lado, se sua empresa já está pagando pelo Office 365 da Microsoft, a plataforma Teams é o caminho a seguir – não custa nada a mais. Embora não seja fácil de configurar, é totalmente integrado aos aplicativos do Office 365. Essa é uma ótima notícia se sua equipe não precisar do monte de integrações que o Slack oferece.
Outras plataformas que valem a pena considerar são Flock (prós: histórico de mensagens ilimitado; contras: UI confusa), Discord (prós: chamadas de voz gratuitas ilimitadas; contras: problemas de privacidade), Flowdock (prós: histórico de mensagens ilimitado; contras: sem áudio integrado/ Chamada de Vídeo).
Para compartilhar arquivos e ideias
Quando se trata de compartilhar arquivos com sua equipe, isso pode ser feito de duas maneiras. Você deseja editar, revisar e trabalhar em conjunto em um arquivo ou precisa apenas de espaço de armazenamento? Talvez um serviço de transferência de arquivos seja tudo o que você procura?
Quando se trata de compartilhar arquivos com sua equipe, isso pode ser feito de duas maneiras. Você deseja editar, revisar e trabalhar em conjunto em um arquivo ou precisa apenas de espaço de armazenamento? Talvez um serviço de transferência de arquivos seja tudo o que você procura?
Os três principais provedores de compartilhamento de arquivos e armazenamento em nuvem são Google Drive, Dropbox e OneDrive. Escolher entre eles é complicado, então aqui está um breve resumo dos três:
O Google Drive oferece UX simples e armazenamento ilimitado para contas Enterprise. Funciona em Mac, Windows, Android e iOS e integra-se perfeitamente com arquivos do MS Office.
Os recursos de compartilhamento e edição de arquivos do Google Drive o destacam da concorrência, bem como o suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana (disponível via chat, e-mail e telefone).
Infelizmente, para se beneficiar de todos os seus recursos, as empresas também precisarão comprar outros produtos do Google. Mas a questão principal é a segurança. O Google pode acessar, verificar e analisar seus dados. Ele usa as informações para anunciar e ajustar seus resultados de pesquisa do Google.
O Drive também está vinculado a um endereço do Gmail, portanto, uma conta comprometida pode significar problemas para toda a equipe ou até mesmo para a empresa.
O One Drive é mais barato que o Google Drive, com apenas US$ 5 por usuário, comparado aos US$ 10 do Google. Assim como no Google Drive, você não terá todos os benefícios que ele oferece se não comprar outros produtos da Microsoft. Mas se sua empresa já usa o Office 365, o Microsoft Teams e o Microsoft Exchange, escolher o OneDrive é fácil.
Isso levará a uma colaboração mais rápida e suave entre seus colegas de equipe e toda a organização, pois se integra perfeitamente a outros produtos da Microsoft. O OneDrive também é uma excelente solução de armazenamento em nuvem independente se você estiver apenas procurando por isso e não se importar com ferramentas de compartilhamento e gerenciamento de permissões.
No entanto, não há opção de armazenamento ilimitado, pois cada usuário recebe 1 TB de armazenamento e o tamanho máximo do arquivo é de 15 GB. E se a edição offline for obrigatória, talvez seja melhor escolher outro provedor, pois o acesso offline está disponível apenas no aplicativo.
O Dropbox oferece armazenamento ilimitado e permite o upload de arquivos de até 50 GB. Você pode acessá-lo online através do seu navegador ou usar a pasta no seu dispositivo para simplesmente arrastar e soltar seus arquivos. Como pioneiro do armazenamento em nuvem, ele oferece muitos recursos, como limpeza remota de arquivos, criptografia de ponta a ponta e gerenciamento manual de permissões.
Quando se trata de segurança, o Dropbox também está na liderança. É de código aberto possui seu próprio data center, então qualquer pessoa pode trabalhar no código e corrigir quaisquer vulnerabilidades que encontrar.
No entanto, o Dropbox é o mais caro dos três, a partir de US$ 12,50 por usuário por mês. E, ao contrário do Google e da Microsoft, ele não verifica seus arquivos em busca de vírus, portanto, se um de seus colegas de equipe enviar um arquivo infectado, todos os dispositivos vinculados à conta podem acabar com malware. No entanto, isso também significa que ele não digitalizará seus dados e os venderá a terceiros.
Mas e se terabytes ilimitados (e caro) de armazenamento não for o que você está procurando? Se você precisa apenas de uma maneira rápida e eficiente de compartilhar arquivos grandes com seus colegas de equipe, e a edição online não é uma necessidade, você pode optar por um serviço mais barato como o WeTransfer. Ele faz apenas uma coisa, por isso não é tão versátil quanto os outros, mas faz o trabalho – rápido. Com 1 TB de espaço, excelentes velocidades de upload e download, datas de validade e arquivos protegidos por senha, pode ser tudo o que você precisa para concluir seu projeto.
Ambiente totalmente seguro
Trabalhar em casa significa que você deve se conectar ao escritório de tempos em tempos. Mas também significa que você envia e recebe informações confidenciais e se comunica com seus colegas de trabalho por meio de sua rede doméstica ou Wi-Fi público.
Se você não quiser que ninguém acesse suas informações, use uma VPN para criptografia sua conexão de extremo a extremo. A VPN também permitirá que você acesse sistemas e servidores com segurança no escritório. VPNs também funcionam em todos os dispositivos, para que você possa colaborar com seus colegas de equipe e usar os recursos da sua empresa onde quer que esteja.
Não importa qual plataforma de comunicação ou transferência de arquivos você escolha, também é importante proteger os arquivos confidenciais que você envia e recebe — assim como aqueles que você armazena online.
Use uma VPN para criptografar dados em trânsito para a nuvem. Seus colegas de equipe poderão compartilhar informações confidenciais sem medo de que alguém roube alguma delas. Mesmo que alguém conseguisse colocar as mãos em suas informações, seria totalmente impossível descriptografar a rede.
