Como sincronizar as respostas do Microsoft Forms com o Excel

Os métodos automatizados são mais práticos, mas neste artigo você verá como proceder.

Como exportar respostas do Microsoft Forms para o Excel

A exportação das respostas do Microsoft Forms para o Excel ajuda você a obter as respostas mais recentes para sua pesquisa. Envolve o download das respostas da pesquisa para o seu computador como um arquivo do Excel. O processo é fácil se você já criou seu formulário de pesquisa da Microsoft:

1. No Microsoft Forms, vá para Respostas no canto superior direito.

   

2. Clique Abrir no Excel no lado direito da tela para baixar as respostas atuais para o seu computador.
3. Você deve repetir esse processo sempre que quiser obter uma atualização de resposta.

Mas esse método não é o melhor, pois você terá que reinventar a roda com frequência para atualizar sua planilha; isso significa baixar um novo arquivo do Excel sempre que alguém enviar uma resposta. Isso pode ser cansativo, especialmente se muitas pessoas estiverem respondendo em tempo real.

Para facilitar sua vida, você pode automatizar o processo com OneDrive for Business ou Power Automate, conforme descrito nas seções a seguir.

Como sincronizar o Microsoft Forms com o Excel via OneDrive for Business

Você pode atualizar sua planilha do Excel dinamicamente se estiver em uma conta do Microsoft 365 Business. Para fazer isso, você criará um formulário de pesquisa que pode escrever respostas dinamicamente no Excel diretamente do OneDrive.

Quando você usa o OneDrive for Business para criar o Microsoft Forms para Excel, ele cria uma versão de planilha do Excel desse formulário com colunas contendo os atributos de campo de formulário correspondentes.

Para criar um formulário do Excel que atualize as respostas do Microsoft Forms automaticamente em tempo real:

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365 Business.
2. Clique Mostre tudo na barra lateral esquerda. Role para baixo e vá para SharePoint.

   

3. Uma vez no SharePoint, clique no ícone do iniciador de aplicativos (os pontos quadrados) no canto superior esquerdo. Em seguida, selecione OneDrive na barra lateral esquerda. Isso leva você ao painel do OneDrive for Business.

   

4. Dentro do OneDrive, clique em Novo.
5. Nas opções, selecione Formulários para Excel.

   

6. Nomeie sua pesquisa e clique em Criar.

   

7. O OneDrive será iniciado em seu navegador para onde você pode criar seus campos de formulário como quiser.
8. Volte para o OneDrive e vá para Meus arquivos da barra lateral esquerda. Uma planilha do Excel com o nome do seu formulário aparecerá no OneDrive.

   

9. Depois de criar e compartilhar sua pesquisa, abra a planilha do Excel online e agora você verá novos dados conforme eles são atualizados em tempo real.
10. Se você compartilhar a planilha do Excel com os membros de sua equipe, eles também receberão uma atualização em tempo real das respostas à medida que as pessoas responderem à sua pesquisa.

Como sincronizar as respostas do Microsoft Forms com o Excel via Power Automate

O Power Automate é uma poderosa ferramenta de automação de tarefas de rotina. Curiosamente, ele também oferece uma excelente maneira de sincronizar o Microsoft Forms com o Excel. É o melhor método se você já compartilhou seu formulário de pesquisa.

Envolve a criação de um fluxo de nuvem automatizado no Power Automate. No entanto, você também deve estar em uma conta Microsoft Business para usar esse recurso de fluxo no Power Automate. Use as etapas abaixo para conectar o Microsoft Forms ao Microsoft Excel automaticamente usando o Power Automate:

Inserir uma tabela em sua pasta de trabalho do Excel online

Sua pasta de trabalho on-line do Excel deve estar em formato de tabela, pois os formulários só gravam em tabelas em uma planilha do Excel.

Portanto, antes de começar, crie uma nova planilha do Excel no OneDrive. Certifique-se de acessar o OneDrive por meio de sua conta Microsoft Business:

1. Clique no Mostre tudo menu suspenso na barra lateral esquerda do centro de administração do Microsoft 365. Em seguida, vá para o SharePoint. Clique no ícone do aplicativo no canto superior esquerdo e selecione OneDrive.
2. Clique Novo no canto superior esquerdo do OneDrive.
3. Selecione Pasta de trabalho do Excel.

   

4. Na planilha do Excel aberta no navegador, clique em Salvo no canto superior esquerdo. Em seguida, digite um nome preferido no Nome do arquivo campo. Clique em qualquer espaço vazio para fechar essa caixa modal.

   

5. Agora crie suas colunas e verifique se elas correspondem aos campos do formulário de pesquisa da Microsoft. Por exemplo, se você compartilhou um formulário que solicita email e sexo, sua pasta de trabalho do Excel terá uma coluna de email e sexo.
6. Destaque as colunas. Então vá para o Inserir guia na faixa de opções e clique em Mesa.
7. Marque a Minha tabela tem cabeçalhos marque e clique OK.

   

Sincronizar Microsoft Forms com Excel usando o Power Automate

1. Entre na sua conta do Power Automate.
2. Clique Criar na barra lateral esquerda.
3. Selecione Fluxo de nuvem automatizado.

   

4. Em seguida, clique Quando uma resposta é enviada na caixa modal.
5. Então clique Criar na parte inferior da caixa modal aberta.

   

6. Clique Entrar se solicitado. Certifique-se de usar uma conta do Microsoft 365 Business para entrar se estiver em uma conta pessoal da Microsoft. Você pode fazer isso clicando Usar outra conta na caixa de entrada.

   

7. Uma vez conectado, clique no Escolha um formulário campo no Power Automate.
8. Em seguida, selecione o formulário que deseja automatizar.

   

9. Clique Novo passo. Em seguida, use a barra de pesquisa para pesquisar “formulários”.
10. Clique Microsoft Forms e selecione Obter detalhes da resposta das opções abaixo Ações.

    

11. Clique no ID do formulário campo e selecione seu formulário de pesquisa novamente. Em seguida, selecione ID da resposta de ID da resposta campo.

    

12. Clique Novo passo. Em seguida, selecione Excel on-line.

    

13. Em seguida, selecione Adicionar uma linha a uma tabela das opções abaixo Ações.

    

14. Debaixo de Localização campo, escolha OneDrive for Business.
15. Selecione OneDrive de Biblioteca de Documentos Campo.
16. Clique no navegador de arquivos no Arquivo campo e escolha a pasta de trabalho tabulada do Excel que você criou anteriormente. Ou você pode selecionar aquela carregada no OneDrive do seu computador se estiver usando uma planilha exportada anteriormente.
17. Selecione o nome da tabela na planilha do Excel. Novos campos correspondentes às colunas do Excel nessa planilha agora devem aparecer. Eles também devem estar correlacionados com os campos do formulário de pesquisa.

    

18. Clique em cada um dos novos campos e selecione o campo de formulário correspondente no conteúdo dinâmico opções.

    

19. Finalmente, clique Salvar.

    

É isso! Agora você criou um fluxo de nuvem automatizado para Microsoft Forms no Power Automate.

O Power Automate agora gravará novas respostas dinamicamente em sua pasta de trabalho do Excel à medida que os respondentes enviarem respostas em tempo real. Você pode até sincronizar os dados coletados em vários arquivos do Excel para análise consolidada.

Atualize as respostas da pesquisa no Excel em tempo real

Automatizar as atualizações de resposta do Microsoft Forms em tempo real no Microsoft Excel torna a vida mais fácil. Embora a opção direta do OneDrive for Business forneça uma sincronização fácil se você não tiver compartilhado seu formulário, o Power Automate é mais útil se você tiver compartilhado sua pesquisa do Microsoft Forms e as pessoas já estiverem respondendo.

Embora você possa aproveitar o Microsoft Forms em uma conta pessoal, a gravação de resposta dinâmica no Excel ainda exige que você possua uma conta Microsoft Business. Você também pode querer ver como o Google Forms se compara ao da Microsoft, já que eles são concorrentes próximos.