O software de assinatura eletrônica ou assinatura é uma das tendências efetivas nos tempos atuais. As assinaturas digitais vêm com vários recursos que se beneficiam em medidas de economia de custos. Pessoas/organizações e governos estão integrando o software de assinatura eletrônica com seu sistema existente. Isso os está beneficiando em termos de economia nos custos administrativos e burocráticos.
Quando os Estados Unidos aprovaram o Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) em 2000, foi um passo notável que impulsionou a uso de assinaturas eletrônicas e as pessoas ficaram mais atentas, asseguradas da segurança e da legalidade desta solução.
O que é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica, também conhecida como assinatura eletrônica, é uma referência a informações em formato eletrônico. Está vinculado a outras informações em formato eletrônico, que o usuário segue para assinar o documento. A assinatura eletrônica tem o mesmo status legal que uma assinatura manuscrita. Além disso, ele também é compilado de acordo com as especificações do regulamento específico.
Só para sua observação, assinaturas eletrônicas não são o mesmo que assinaturas digitais. O objetivo das assinaturas eletrônicas é autenticar instantaneamente um documento usando um identificador que não precisa de caneta e papel. Documentos assinados digitalmente são amplamente utilizados em assuntos privados e jurídicos para transações comerciais. Eles também são usados como parte de documentos oficiais do governo.
As assinaturas eletrônicas são legais?
Em poucas palavras sim. As assinaturas eletrônicas oferecem o mesmo ou até mais valor legal que as assinaturas tradicionais. Vários países legalizaram assinaturas eletrônicas sob sua Lei de Comunicações Eletrônicas de 2000 e o Regulamento de Assinaturas Eletrônicas de 2002.
Desde o ano de 2000, a Irlanda também tinha um reconhecimento legal de assinaturas eletrônicas sob a Lei de Comércio Eletrônico. Este regulamento eIDAS (assinatura eletrônica, autenticação e serviços de confiança) é uma lei da UE que rege a identificação eletrônica, que inclui assinaturas eletrônicas e aplicativos de assinatura digital, como DocuSign eSignature, que está em conformidade com eIDAS.
No Reino Unido, o Regulamento eIDAS aprovou uma lei sob a legislação intitulada; ” Identificação Eletrônica e Serviços de Confiança para Regulamentos de Transações Eletrônicas de 2016 (2016 Nº 696) e seção 7 da Lei de Comunicações Eletrônicas de 2000.” Existem alguns exemplos em que as assinaturas eletrônicas não estão em conformidade com as especificações legais. O Registo Predial HM (HMLR) passou a aceitar documentos assinados digitalmente.
Quais são os benefícios das assinaturas eletrônicas?
À medida que as empresas continuam a mudar para a transformação digital e a automação de assinaturas eletrônicas são agora uma ferramenta empresarial essencial e uma alternativa adequada às assinaturas húmidas. Aqui estão algumas das vantagens que as assinaturas eletrônicas oferecem:
Fique sem papel: reduza o uso de papel A assinatura eletrônica pode reduzir o papel necessário e ajudará as empresas em sua busca sem papel.
Altas Flexibilidades: Você pode assinar de qualquer lugar, tornando mais simples fazer negócios de uma área remota ou mesmo em movimento.
Redução de custos: as assinaturas eletrônicas podem ajudar as organizações a economizar dinheiro. Eles melhoram os fluxos de trabalho para reduzir o tempo e melhorar a eficiência. Isso reduz a impressão, postagem e armazenamento para arquivamento.
Riscos e Erros são Reduzidos Técnicas digitais avançadas seguras e autenticadas reduzem os riscos. O pré-preenchimento de formulários elimina erros humanos. As assinaturas eletrônicas também ajudam a fornecer trilha de auditoria para garantir a conformidade.
Eficiência Aprimorada: O processo de aprovação é automatizado, o que permite que os proprietários de documentos vejam facilmente quem assinou o documento e quando, e um processo eficiente aumenta a produtividade dos funcionários. O software de assinatura eletrônica geralmente vem com um painel online. Ele permite identificar quais documentos estão aguardando aprovação. Isso resulta em acelerar o processo que poderia exigir meses anteriormente. O software também salva documentos assinados, o que facilita a sua localização.
Melhor UX: Assinar um documento usando um software que pode assinar documentos eletronicamente é simples e rápido. Proporciona uma melhor experiência para funcionários e clientes. Os usuários também podem integrar assinaturas eletrônicas em seus sistemas.
Os seguintes recursos da assinatura eletrônica ajudam na medida de economia de custos
Os benefícios de economia de custos das Soluções de Assinatura Digital são um dos principais fatores por trás de sua popularidade. Empresas e órgãos governamentais podem usar soluções de assinatura eletrônica de várias maneiras para economizar custos. Veja como as assinaturas eletrônicas podem funcionar como um recurso de economia de custos para o seu negócio:
Economia Dinheiro & Tempo
Um dos benefícios da solução de assinatura E que auxilia na digitalização de o processo de aprovação. Desde a criação do documento para compartilhá-lo com os signatários envolvidos para suas assinaturas. Isso é feito através de fontes online. Isso economiza tempo e reduz a burocracia tediosa. Além disso, economiza o custo de impressão, digitalização e envio de fax do documento para várias partes. As soluções de assinatura eletrônica aceitam autenticação digital de documentos/arquivos/contratos. Os documentos também podem estar na nuvem para maior segurança.
Melhores oportunidades para o comércio exterior
A realização do comércio no exterior exige documentação crucial e a atribuição do contrato e outros documentos pessoalmente. Isso garante a autenticidade do documento assinado para ambas as partes. No entanto, nem sempre é viável estar presente em todos os procedimentos de assinatura de contratos. Em seguida, o contrato pode ser compartilhado com as partes interessadas através do correio. As soluções de assinatura eletrônica permitem que todas as partes interessadas desempenhem seu dever/assinatura em qualquer parte do mundo em tempo real. Aqui, a transparência também permanece intacta.
Sem penalidades
Ao realizar o trabalho manualmente, pode-se perder alguns documentos , ou conteúdo, levando ao cancelamento do documento/contrato. Isso significa perda de tempo, dinheiro e passar por todo o processo mais uma vez.
Desde a fase inicial, as assinaturas digitais acompanham todo o documento. Isso reduz as chances de penalidades indesejadas por discrepâncias contratuais.
Erros reduzidos são iguais a economias maiores
A ausência de erros é uma das formas de redução de custos. A intervenção humana limitada para executar tarefas reduz as chances de erros. Erros no documento ou na assinatura podem causar atrasos e transtornos. No caso de assuntos relacionados à saúde e finanças, mesmo um pequeno dia pode custar muito. Além disso, o que importa tanto quanto a precisão é o tempo. Erros fatais exigem o restabelecimento de todo o processo, desperdiçando tempo.
As soluções de assinatura eletrônica permitem que os usuários controlem o processo de aprovação e assinatura. Detectar erros em documentos digitais também é fácil.
Economia nos custos de aquisição de materiais físicos
A criação de documentos em papel ou outros materiais para assinatura é exaustiva. Se você implantou um software de assinatura eletrônica, não precisa de documentos, pacotes de correio ou qualquer outro material de assinatura.
Parcelas mais rápidas
O tempo de resposta mais rápido do contrato é mais uma vantagem do software de assinatura. A execução mais rápida de contratos ajuda em pagamentos mais rápidos.
Segurança da informação
Os instrumentos de segurança de assinatura são uma das características cruciais da solução. A segurança também leva à economia de custos para as organizações. Esse software geralmente armazena todos os dados com segurança na nuvem, economizando espaço de armazenamento.
Lucratividade baseada na produtividade
As assinaturas eletrônicas também podem ajudar a aumentar a produtividade da organização. Uma organização produtiva pode obter mais lucro, com soluções de assinatura eletrônica, proporcionando uma melhor experiência ao cliente.
Conclusão
As soluções de assinatura eletrônica são certamente uma das formas eficazes de economizar custos. Para superar os obstáculos tradicionais nesse ambiente altamente competitivo, as empresas começaram a se atualizar digitalmente. Quase todas as organizações podem achar isso benéfico por todas as razões mencionadas acima e muito mais. Em termos de longo prazo, o software de assinatura digital pode ser não apenas uma economia de casacos, mas também produtivo e benéfico.
A implantação de uma solução de assinatura eletrônica pode não fornecer resultados imediatos em economia de custos operacionais. Mas simplificará os procedimentos de trabalho tradicionais e complexos, digitalizando-os.
