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É uma das grandes ironias da vida moderna: a tecnologia que deveria nos ajudar a trabalhar melhor pode, às vezes, acabar reduzindo nossa capacidade de concentração. Embora a conectividade digital tenha nos ajudado a trabalhar com mais eficiência, ela também colocou cada vez mais reivindicações concorrentes em nossa atenção.
“A atenção fragmentada é inimiga da produtividade para empresários e trabalhadores”, diz Chris Taylor, apresentador do podcast Oven Ready HR apresentado no Personnel Today. Ele observa que isso tem sérias consequências, principalmente para os funcionários. “Isso leva a sentimentos de realização de muito pouco em seu dia, levando à insatisfação no trabalho e, por fim, ao desejo de pedir demissão.”
Mas não precisa haver uma troca entre tecnologia e produtividade. Afinal, a tecnologia do local de trabalho é normalmente projetada para tornar a vida mais fácil e eficiente. O importante é estar ciente das possíveis armadilhas.
Distraído do trabalho profundo
Um primeiro passo útil é fazer uma distinção entre trabalho profundo e tarefas mais superficiais. Cal Newport, professor associado de ciência da computação na Georgetown University, é autor de vários livros altamente aclamados que exploram essa relação entre tecnologia e atenção fragmentada. Em Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, Newport contrasta o trabalho profundo cognitivamente exigente com o trabalho superficial menos exigente. O primeiro requer concentração intensa e é difícil de replicar, enquanto o último pode ser executado com distração e é fácil de replicar. De acordo com Newport, os trabalhadores do conhecimento estão gastando cada vez mais tempo e atenção em trabalhos superficiais, como lidar com e-mail, em vez de esforços que exigem pensamento profundo.
Isso pode ser um problema específico para proprietários de pequenas e médias empresas e seus funcionários, que muitas vezes precisam cobrir várias funções, pulando de uma tarefa para outra, o que torna mais difícil encontrar tempo para um trabalho profundo. Isso é um problema porque é um trabalho profundo que muitas vezes gera valor, e é por isso que é regularmente referido em termos quase mágicos, como “encontrar seu fluxo” ou “entrar na zona”.
Simplificar é uma solução simples
Portanto, se você é o proprietário ou gerente de uma pequena ou média empresa tentando criar uma cultura de trabalho que minimize as distrações e ajude as pessoas a fazerem mais o que importa, que opções existem?
Criar um ambiente que incentive o trabalho profundo pode ser tão simples quanto consolidar as tecnologias de negócios atuais. “Muitos aplicativos e plataformas tornam quase impossível para os funcionários priorizar sua carga de trabalho, levando a sentimentos de sobrecarga e esgotamento”, diz Taylor.
“Além disso, a disseminação de informações e conteúdos críticos se torna muito mais difícil quando a mensagem e a tecnologia de entrega precisam competir com uma infinidade de outros canais.” Por exemplo, isso pode incluir e-mail separado, canais de mídia social, videoconferência, plataformas de mensagens instantâneas, alertas por telefone, comentários em documentos compartilhados e quadros de avisos digitais compartilhados para projetos dedicados.
Simplificar ou consolidar o número de plataformas e aplicativos que sua empresa usa pode, portanto, ser transformador. Isso pode significar não mais alternar entre vários aplicativos continuamente ao longo do dia de trabalho – e não mais a necessidade de lembrar diferentes nomes de usuário e senhas para acessar todos eles. “Um cenário de tecnologia simplificado maximiza a colaboração e a criatividade da equipe”, diz Taylor. “[It] minimiza instâncias de má comunicação interna e experiência do usuário final, ajuda a aumentar a produtividade e o bem-estar dos funcionários e oferece suporte a uma estratégia de trabalho ágil e híbrida.”
Fazer mais com menos
Você pode temer que a consolidação de suas plataformas de tecnologia exija uma revisão total. Afinal, todos nós já ouvimos falar de projetos de TI que foram projetados para tornar a vida mais fácil, mas resultaram em muitos problemas e interrupções a curto prazo. No entanto, consolidar as plataformas e aplicativos que sua empresa usa pode ser surpreendentemente simples quando envolve a seleção de coisas que você realmente não precisa ou porque ferramentas semelhantes podem ser encontradas junto com outros serviços que você prefere usar.
Comece analisando os recursos incluídos nos pacotes de tecnologia de negócios que sua organização já usa. Pode haver programas que você não conhece nos pacotes existentes, como agendamento de compromissos, gerenciamento de projetos e ferramentas de planejamento incorporadas às assinaturas do Microsoft 365. Até mesmo suas necessidades de segurança cibernética podem ser atendidas: o Microsoft 365 Business Premium inclui proteção para identidades de usuários, como autenticação multifator, mas também proteção de e-mail para evitar ataques de phishing ou ransomware, proteção de dados para garantir que apenas os usuários certos tenham acesso a arquivos específicos, a capacidade de gerenciar e proteger os dispositivos da empresa e dos funcionários que acessam informações de trabalho, bem como detectar quando eles estão comprometidos para corrigi-los automaticamente para minimizar o impacto.
O próximo passo é eliminar o máximo possível de funções sobrepostas e plataformas de uso único. Não há necessidade, por exemplo, de aplicativos separados para bate-papo, chamadas, videoconferências, colaboração de arquivos e armazenamento compartilhado quando você pode obter tudo isso em um pacote com o Microsoft 365.
“Com as pressões de custo que as PMEs enfrentam hoje, os proprietários e gerentes devem buscar extrair mais valor das soluções de tecnologia que já possuem ou mudar para ferramentas que integram ofertas de segurança de ponta a ponta”, diz Sarah Armstrong-Smith , consultor-chefe de segurança da Microsoft UK. “Este é um caminho fácil para ganhos rápidos, especialmente se as empresas puderem reduzir o uso de várias assinaturas de tecnologia ‘legada’ com vários fornecedores no processo.”
O Centro de Recursos para Pequenas Empresas dedicado da empresa oferece mais conselhos, treinamento, produtos e ferramentas para ajudar a orientar sua tomada de decisão.
Vantagens tangíveis
É claro que fazer mais com menos não é apenas útil ao tentar combater a atenção fragmentada das pessoas – também traz benefícios financeiros. Isso pode incluir menos assinaturas de software e licenças para comprar, menos treinamento para entregar e menos “partes móveis” para gerenciar.
“Por exemplo, o Microsoft 365 Business Premium é uma solução completa com todas as ferramentas de que a equipe precisa para operar em um local de trabalho híbrido, mas ao consolidar todos os aplicativos em uma única licença, as pequenas empresas podem economizar até 50% em comparação com vários aplicativos separados soluções”, diz Armstrong-Smith.
E embora possa ser revelador quantificar a economia financeira potencial, você não pode colocar um preço no valor absoluto que pode ser liberado em sua pequena empresa, capacitando seus funcionários e a si mesmo para entrar nesse fluxo mágico de fazer um trabalho profundo. .
Para obter mais informações sobre como obter a tecnologia e os sistemas certos para sua SMB, confira o Small Business Resource Center e outros artigos desta série sobre como reduzir o estresse de ser proprietário de uma pequena empresa.
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