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Eu colaboro muito. Na maioria das vezes, essas colaborações acontecem sem problemas. De vez em quando, no entanto, as coisas dão muito errado.
Pode ser um documento ausente, parágrafos perdidos, problemas de formatação ou até mesmo a impossibilidade de abrir um documento. Ao longo dos últimos 25 anos, eu praticamente corri toda a gama de problemas ao colaborar.
No final dos anos 90 e início dos anos 2000, um dos maiores problemas era encontrar um meio-termo com um formato de tipo de arquivo de documento que todos pudessem usar. Eu estava trabalhando com StarOffice, OpenOffice, Corel, AbiWord e qualquer outro processador de texto que pudesse instalar no Linux. Hoje em dia, esses tipos de problemas não deveriam existir, certo?
Certo?
Infelizmente, eles ainda fazem.
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Por exemplo, neste momento estou co-autor de uma nova série de livros com alguém que usa estritamente o Microsoft Word. Eu uso o Google Docs para os primeiros rascunhos há anos e só tive problemas menores com editores que preferem trabalhar em uma das muitas encarnações do Microsoft Word. Recentemente, meu editor entrou em contato para dizer que houve sérios problemas de formatação com esta série.
Deixe-me descrever o fluxo de trabalho.
- Escrevo um capítulo no Google Docs.
- Meu colaborador escreve um capítulo em seu Microsoft Word instalado localmente e, em seguida, copia e cola rapidamente no Google Docs.
- Nós vamos e voltamos até que o primeiro rascunho esteja pronto.
- Eu exporto o rascunho como um arquivo DOCX e o envio para o editor.
- O editor o abre no Microsoft Word e vê um mundo de problemas de formatação.
Só recentemente descobri que meu coautor estava usando o Microsoft Word 2010, que chegou ao fim em 2020. O que isso significa?
Fim de vida significa que o software não recebe mais atualizações. Com efeito, qualquer parte do software que atingiu o EOL deve ser considerada insegura e não deve ser usada.
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Mas não é minha função dizer a um colega escritor como fazer o trabalho dele. Escritores são um bando de pessoas muito engraçado. Podemos ser supersticiosos e nos apegar ao que sabemos como se nossa vida dependesse disso. Se o Microsoft Word estiver confortável nas mãos desse autor, então mais poder para eles. Por causa desse problema recente, pensei em oferecer alguns conselhos sobre a melhor forma de colaborar com esses documentos.
Preparar?
Use a mesma ferramenta
Esta é uma situação “se possível”. Sei que nem sempre é possível que todos os colaboradores usem a mesma suíte de escritório. Digo “possível” de maneira bem vaga, porque na verdade é possível. Neste dia de suítes de escritório baseadas em nuvem, não há absolutamente nenhuma razão para que alguém tenha que lutar com o todo: “Você precisa usar a mesma ferramenta que estou usando!” coisa.
Isso não é mais relevante porque você sempre pode usar Office 365, Google Docs ou iCloud. Existem opções suficientes baseadas em nuvem que são gratuitas e fáceis de usar o suficiente para que qualquer pessoa possa usá-las rapidamente.
Eu também entendo a necessidade de privacidade. Algumas pessoas têm dúvidas sobre como salvar seus arquivos e informações em um host de nuvem de terceiros. Se for esse o caso, será necessário um aplicativo instalado localmente.
Se todos os envolvidos na colaboração não tiverem o Microsoft Office ou o Apple Pages, você pode considerar que todos instalem uma solução gratuita como o LibreOffice. Usar a mesma ferramenta evitará muitos problemas.
Enquanto você está nisso, certifique-se de estar usando a versão mais recente de qualquer ferramenta que você tenha. Se você estiver usando uma versão com duas iterações desatualizadas, estará perdendo não apenas atualizações de segurança e novos recursos, mas também atualizações de formatação e correções de compatibilidade de arquivos.
Use copiar e colar somente quando for absolutamente necessário
Este é provavelmente o maior problema com o qual tive que lidar. Estarei colaborando com alguém no Google Docs, apenas para descobrir que eles estão escrevendo sua parte em um processador de texto instalado localmente e copiando e colando no Google Docs.
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Meu primeiro conselho aqui é que, se você estiver usando um serviço desenvolvido em torno da colaboração, todas as partes devem usar a mesma ferramenta (veja acima).
O problema de copiar e colar é que pode causar problemas de formatação. Se você absolutamente precisar copiar e colar, recomendo que cole sem formatar usando [Ctrl]+[Shift]+[V]. Em alguns processadores de texto, você pode clicar com o botão direito do mouse e selecionar Colar sem formatação. Se você fizer isso, terá que voltar ao que colou e reformatar para coisas como itálico e negrito. A razão pela qual você deve considerar isso é que a formatação em um processador de texto provavelmente não corresponderá à formatação em outro. Embora possa “parecer” o mesmo, não é.
Então, se for copiar e colar, cole sem formatar.
Use o mesmo formato de arquivo
Não misture e combine seus formatos de arquivo. Se você estiver trabalhando no LibreOffice, salvando como um arquivo ODT, e seu colaborador estiver trabalhando com MS Word e DOCX, você terá problemas. O LibreOffice pode salvar facilmente no formato DOCX e o Office 365 pode trabalhar com arquivos ODT.
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Ou, se você quiser usar um formato mais capaz de alternar entre os aplicativos, salve como um arquivo RTF (Rich Text Format) até que a colaboração seja concluída. Depois de concluído e formatado corretamente, você pode exportar esse arquivo RTF para qualquer tipo de arquivo necessário, até mesmo PDF. Se você usar uma mistura de tipos de arquivo, inevitavelmente terá problemas.
Use a nuvem
Em última análise, a melhor maneira de ajudar a si mesmo é usar a nuvem. Sei que algumas pessoas preferem não hospedar seu trabalho em um site de terceiros, mas esses serviços em nuvem são tão dominantes devido à facilidade com que facilitam a colaboração. E com ferramentas como o Google Docs, você pode controlar como cada colaborador pode interagir com um documento. Você pode conceder a alguns usuários acesso somente leitura, enquanto outros têm permissão para editar.
Mas os motivos mais importantes para usar serviços baseados em nuvem (como Google Docs, Office 365 e iCloud) abrangem todas as bases que abordamos aqui. Todos estão usando a mesma ferramenta, você está trabalhando com o mesmo tipo de arquivo e não há necessidade de recortar e colar de um aplicativo de desktop.
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Enquanto você está nisso, se possível, certifique-se de que todas as partes estejam usando o mesmo navegador da web. A razão para isso é que alguns serviços baseados em nuvem funcionam melhor com determinados navegadores da web. Você pode achar isso improvável, mas eu experimentei isso em primeira mão. Por exemplo, o Firefox nem sempre funciona da mesma forma com alguns editores baseados na web como o Chrome. E ao colaborar em documentos mais longos no Google Docs com o Safari, o navegador da Apple pode travar devido a problemas de memória.
É um problema muito frustrante quando muito do que fazemos acontece dentro da nuvem. Todo navegador da web deve funcionar e interagir da mesma forma com essas ferramentas. Infelizmente, não há garantia de que algum dia será o caso.
A colaboração não precisa ser uma experiência de puxar os cabelos. Com apenas um pouco de planejamento e talvez uma pequena alteração em seu fluxo de trabalho, você pode colaborar em documentos sem ter que lidar com problemas de formatação ou incompatibilidade que geralmente incomodam aqueles que precisam trabalhar juntos para concluir um projeto.
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