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O planejamento diário tem como objetivo prepará-lo para o sucesso, mas mesmo as melhores intenções podem levar à frustração se erros comuns surgirem em sua rotina. Identificar e abordar essas armadilhas pode ajudá-lo a criar uma estratégia de planejamento que realmente funcione.
1 Não categorizando tarefas
Quando comecei a planejar meus dias, cometi o erro de colocar tudo em uma longa lista sem categorizar as tarefas. Minhas tarefas diárias de escrita ficariam ao lado de minhas tarefas, que seriam paralelas ao aprendizado de um idioma. Não é novidade que esta falta de estrutura rapidamente se tornou esmagadora.
Categorizar tarefas oferece uma visão geral mais clara do que você precisa fazer em cada área da sua vida. Por exemplo, tenho um blog de viagens junto com meu trabalho; ao escrever minhas listas de tarefas, certifico-me de separar essas tarefas de escrita em diferentes categorias.
Você pode facilmente escrever categorias como títulos em suas listas de tarefas em papel, e alguns dos melhores aplicativos de lista de tarefas oferecem categorização. Se eu escolhesse um aplicativo acima de todos os outros, diria que o Things 3 é o melhor aplicativo de lista de tarefas (se você tiver um dispositivo Apple). Caso contrário, o TickTick pode ser o aplicativo de lista de tarefas perfeito para suas necessidades.
2 Adicionando muitos itens à sua lista de tarefas
Por muito tempo, caí na armadilha de pensar que ser produtivo significava ocupar o máximo possível o meu dia. Mas sobrecarregar minha lista de tarefas só me deixou estressado e esgotado, com uma sensação crescente de fracasso por nunca terminar tudo o que havia planejado.
Muitas tarefas em sua lista de tarefas criam um ciclo vicioso porque você sempre encontrará mais coisas para fazer. Acredite em mim, já fiquei exausto por causa disso mais de uma dúzia de vezes. Por isso sugiro ser mínimo e começar escolhendo no máximo três grandes coisas a cada dia. Se mais tarde você descobrir que tem uma capacidade maior, poderá ajustar ainda mais as coisas.
3 Não ser flexível
As rotinas rígidas são muitas vezes estabelecidas com boas intenções, mas raramente sobrevivem às perturbações da vida real. Algo inevitavelmente atrapalhará o seu dia, como ter que pegar inesperadamente seus filhos mais cedo na escola porque eles não estão se sentindo bem.
Mesmo que algo importante não o perturbe, você não pode passar direto de uma tarefa para outra; seu cérebro precisa de tempo para descansar. Por exemplo, faço uma pausa de 10 minutos após cada sessão de escrita.
Ao estimar a duração das tarefas, duplique sua estimativa inicial para permitir atrasos inesperados.
4 Foco em tarefas de baixa prioridade
Concentrar-se em tarefas de baixa prioridade pode parecer produtivo, mas raramente o aproxima de seus objetivos. Atividades superficiais, como verificar e-mails com frequência ou realizar pequenas tarefas administrativas, proporcionam uma falsa sensação de realização, ao mesmo tempo que desviam a atenção de um progresso significativo.
Marcar tarefas de baixa prioridade em sua lista de tarefas faz você se sentir produtivo, mas algumas horas de trabalho profundo são muito melhores para avançar. Portanto, ao planejar o seu dia, defina primeiro as suas prioridades. A maioria dos aplicativos de lista de tarefas, incluindo Todoist e TickTick, oferecem algum tipo de recurso prioritário.
Se você gasta muito tempo em tarefas administrativas, procure coisas que possa automatizar. Por exemplo, você pode querer investir em um software de gerenciamento de tarefas que move automaticamente os cartões quando você conclui uma ação.
5 Escolhendo um método que não combina com você
Já falei antes sobre por que o bloqueio de tempo não funcionou para mim, mas persisti por muito tempo porque senti que era o padrão ouro de produtividade. Tudo o que consegui fazendo isso foi desperdiçar meses da minha vida.
A dura verdade é que suas ferramentas de produtividade não significam nada sem um sistema forte. Às vezes, as formas mais convencionais de fazer as coisas não funcionam para você. Você precisa experimentar e descobrir o que acontece.
Comprometa-se com um período em que você experimente diferentes táticas de produtividade por 3 a 4 semanas cada. Depois de encontrar algo que funcione para você, você poderá usá-lo a longo prazo.
6 Não fazer logoff depois de terminar
Um erro comum é continuar funcionando mesmo depois de concluir as tarefas planejadas para o dia. Inicialmente estabeleci limites claros enquanto trabalhava para mim mesmo, mas acabei negligenciando-os. Após um período de declínio, cheguei a um ponto de ruptura e percebi que precisava mudar.
Ficar em sua mesa pode parecer produtivo, mas muitas vezes leva à fadiga e ao esgotamento digital. Pior, pode criar uma falsa sensação de “progredir” sem produzir resultados significativos.
Assim que as tarefas planejadas forem concluídas, faça logoff e reserve um tempo para recarregar. Implementar uma política de não tela após uma determinada hora também pode ajudar a prevenir o esgotamento. Afastar-se garante que você esteja revigorado e pronto para enfrentar o trabalho do dia seguinte.
7 Planejando sem metas claras em mente
Uma lista de tarefas diárias só é eficaz se estiver alinhada com seus objetivos mais amplos. Sem objetivos claros, seus esforços podem se dispersar, fazendo com que você se sinta insatisfeito, apesar de permanecer ocupado. Portanto, antes de renovar sua lista de tarefas diárias, sugiro que você se sente e pense no que deseja alcançar.
Reserve um tempo para refletir sobre o que realmente importa para você. Seja para ganhar uma promoção, passar em um exame ou liberar tempo para hobbies, suas tarefas diárias devem apoiar esses objetivos. Limite-se a três objetivos principais por vez e planeje sua programação em torno deles.
8 Focando apenas nas tarefas de trabalho
No início, eu costumava preencher minha lista de tarefas apenas com itens de “trabalho ativo”, como a escrita que eu precisava fazer. O que eu não percebi é que ignorar o desenvolvimento pessoal e o autocuidado estava atrasando meu crescimento.
Hoje em dia, reservo tempo para pelo menos 30 minutos de aprendizado todos os dias, junto com atividades como registro no diário e meditação. Adicioná-los à minha rotina melhorou meu bem-estar geral, o que também melhorou meu desempenho nas tarefas relacionadas ao trabalho.
9 Não deixando tempo para reflexão
Seu dia não termina de verdade até que você revise seu progresso e planeje o amanhã. Reservar alguns momentos para analisar o que deu certo — e o que poderia melhorar — pode fornecer informações valiosas para a produtividade futura.
Antes de sair, descreva suas prioridades para o dia seguinte para que você possa começar a trabalhar imediatamente. Com um roteiro claro, você estará pronto para enfrentar o que é mais importante.
Você pode usar um aplicativo como o Apple Journal ou o Google Keep para escrever alguns pontos simples que explicam o que foi bom no seu dia e o que você pode melhorar.
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