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A maioria das corporações, incluindo organizações governamentais, empresas e organizações sem fins lucrativos, usa o Microsoft Excel para seus orçamentos. O Excel oferece a eles flexibilidade, familiaridade e facilidade de compilar, classificar, gerenciar e analisar dados para orçamento e previsão.
Mas o Excel é a ferramenta certa para o orçamento empresarial? Vamos pesar os prós e os contras de usar o Excel como software de orçamento para responder a essa importante pergunta.
Vantagens do orçamento empresarial no Excel
A Microsoft lançou o Excel em 1985. De acordo com uma pesquisa da Centage Corporation, a maioria dos CFOs (quase 88%) ainda usa planilhas para o orçamento empresarial. Isso diz muito sobre a utilidade do programa. Mas por que o Excel é tão popular como ferramenta de orçamento empresarial? Vamos descobrir.
1. Todo mundo sabe como usar o Excel
A maioria dos graduados universitários usou o Excel, de uma forma ou de outra, durante seus estudos. Isso mostra a versatilidade do programa e que quase todo mundo conhece o básico do programa. Como a maioria de seus funcionários já conhece os fundamentos do Excel, tudo o que eles precisam é de um pequeno empurrão na direção certa e eles estarão gerenciando as finanças de sua empresa rapidamente.
Ao fazer o orçamento no Excel, você economizará tempo e recursos que seriam gastos em treinamento – especialmente útil se você estiver administrando uma pequena empresa ou uma startup com recursos limitados.
2. Excel é barato e facilmente acessível
Quase todo mundo tem uma cópia do Microsoft Excel. Se a sua empresa exigir que mais pessoas participem do processo orçamentário, você pode compartilhar o acesso com qualquer pessoa com uma cópia do Excel sem adquirir licenças adicionais. Sempre que possível, as pequenas empresas devem evitar o software de orçamento empresarial, pois pode aumentar os custos.
3. Você pode personalizar planilhas do Excel
Nas empresas, principalmente nas startups, a customização é um recurso extremamente útil e procurado, pois diferentes fases de desenvolvimento de um negócio demandam diferentes abordagens. Uma das maiores vantagens das planilhas do Excel em relação a outros softwares de orçamento é que o poder está nas mãos dos usuários.
O Excel é um programa bastante complexo que oferece flexibilidade aos seus usuários na forma de inúmeros recursos e fórmulas. Depois de entender as fórmulas do Excel, você pode fazer basicamente qualquer coisa, desde orçamento de negócios até análise financeira e gráficos. Você pode até criar suas próprias fórmulas, macros e modelos de orçamento no Excel para atender às demandas exclusivas do seu negócio.
Contras do Orçamento Empresarial no Excel
Como qualquer coisa, o Excel tem seu quinhão de limitações quando se trata de orçamento empresarial.
1. É demorado e sujeito a erros
O orçamento empresarial no Excel requer entrada manual de dados. Como depende tanto do esforço humano, os erros são praticamente inevitáveis. A probabilidade de tais erros aumenta com o aumento do tamanho e da complexidade dos orçamentos, levando a previsões orçamentárias e projeções de receita incorretas.
Em empresas multimilionárias, até mesmo um simples erro de digitação ou de transposição pode custar milhões de dólares. Veja o exemplo da TransAlta: um simples erro de recortar e colar custou à empresa US$ 24 milhões. As empresas geralmente revisam e corrigem problemas em suas planilhas do Excel para evitar tais riscos, o que lhes custa tempo, esforço e custos valiosos.
2. Problemas de escalabilidade para conjuntos de dados maiores
O Excel, sendo barato e acessível, oferece às pequenas empresas uma baixa barreira à entrada com utilidade e funcionalidade impecáveis. No entanto, à medida que o negócio cresce, os dados necessários para orçamento e previsão aumentam drasticamente. O Excel geralmente não consegue lidar com grandes volumes de dados com inúmeras fórmulas e macros e provavelmente ficará mais lento ou até travará.
3. Falta de problemas de segurança e acesso com base na função
Os arquivos do Excel podem ser facilmente compartilhados com qualquer pessoa que tenha uma cópia do programa, colocando em risco as informações confidenciais da empresa. Embora você possa proteger arquivos do Excel com senha, a senha deve ser compartilhada com pessoas relevantes durante o orçamento.
O Excel não oferece acesso baseado em função, então qualquer pessoa com uma senha pode acessar toda a planilha. Isso pode ser uma grande preocupação de conformidade para a maioria das empresas.
O Excel é o software certo para suas necessidades de orçamento de negócios?
O Excel tem seus méritos como ferramenta de orçamento empresarial, mas é melhor investir em um software de orçamento empresarial se estiver enfrentando problemas. As empresas maiores provavelmente sofrerão com o Excel como sua única solução de orçamento.
Problemas com consolidação de dados, coordenação, segurança e colaboração são apenas alguns problemas que organizações maiores podem enfrentar ao fazer orçamentos no Excel. No entanto, se você ainda for uma pequena empresa ou uma startup com partes móveis limitadas, o Excel pode ser uma ferramenta de orçamento versátil, barata e eficaz.
Se você estiver usando o Excel para o orçamento de sua empresa, mas ainda estiver preso ao básico, considere aprender alguns cursos de nível avançado para melhorar seu processo de orçamento de negócios.
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