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A comunicação e a colaboração aprimoradas provaram aumentar a criatividade e a produtividade em geral. Como a maioria das empresas continua operando remotamente, várias ferramentas devem ser utilizadas para fornecer aos funcionários os melhores métodos para se comunicar de forma eficaz.
Dezenas de opções estão disponíveis para otimizar a colaboração remota. Encontrar o que funciona melhor para o seu negócio pode ajudar a obter um ambiente de trabalho virtual mais robusto e eficiente.
Aqui estão cinco recomendações para ajudar a melhorar a produtividade dentro de sua equipe.
1. Selecione a plataforma perfeita. O fogo rápido, a natureza de vai-e-vem das mensagens instantâneas acelera a comunicação e permite que as pessoas compartilhem ideias rapidamente. Se você confia apenas no e-mail para comunicar ideias entre os membros da equipe, é melhor operar em uma plataforma onde as mensagens possam ser enviadas e visualizadas muito mais rapidamente. O Microsoft Teams é uma opção que permite mensagens instantâneas e chamadas de vídeo. Ele garante que todas as opções sejam cobertas. As empresas que procuram atualizações do sistema de colaboração devem dar uma olhada nesta plataforma, se ainda não o fizeram.
2. Enfatize a velocidade e a conectividade. O trabalho remoto pode ser interrompido se a velocidade e a conectividade adequadas da sua conexão com a Internet não atenderem às suas necessidades. Cada membro da equipe precisa de uma conexão rápida, segura e confiável. Os trabalhadores que são constantemente desafiados por um sistema lento e sem resposta podem perder a confiança na capacidade da equipe de terminar os projetos em tempo hábil. Aqueles com sinal fraco podem precisar de um roteador ou extensor melhor. Outros podem precisar entrar em contato com seu provedor e certificar-se de que o sistema é capaz de funcionar de acordo com os padrões da empresa.
3. Faça parceria com uma equipe de suporte de TI. Uma vez que o sistema esteja funcionando em seu potencial máximo, ele deve ser mantido para continuar operando com desempenho máximo. As empresas que não possuem uma equipe de suporte técnico devem procurar a assistência de um provedor de serviços gerenciados. Um terceiro experiente em tecnologia pode manter um olho objetivo em todo o sistema de uma empresa. Eles poderão supervisionar e manter sua rede para que os problemas de conectividade não se tornem um problema ou um empecilho para sua empresa.
Qualquer problema de rede pode impedir seus negócios. A manutenção proativa contínua pode evitar essas situações negativas.
4. Reforce a segurança. Seu sistema de comunicações deve ser mantido seguro para evitar violações de segurança e roubo de dados. As empresas rivais são conhecidas por visar empresas e seus métodos de comunicação para interceptar informações confidenciais. No início da pandemia, o fenômeno do bombardeio de chamadas Zoom estava nas manchetes e destacou a importância de chamadas seguras ao se comunicar virtualmente.
Algumas plataformas são melhores que outras quando se trata de oferecer segurança e criptografia. Uma verificação de suas medidas de proteção já em vigor ajudará a decidir qual plataforma é a certa para você. Independentemente disso, várias precauções devem ser utilizadas para garantir que os logins e as senhas sejam seguros, como o uso de autenticação multifator.
5. Forneça acesso remoto à área de trabalho. Isso permite que os funcionários recuperem dados e arquivos de seus computadores de escritório, mesmo quando estiverem em casa. É uma forma de possibilitar estar na mesa do escritório, mesmo quando não for fisicamente possível por conta das restrições da empresa trazidas pela pandemia. O acesso remoto à área de trabalho é uma ferramenta que nenhuma empresa deve ficar sem.
Configurar uma conexão de área de trabalho remota não precisa ser difícil. Os provedores de serviços podem configurá-lo para você e, a partir daí, sua equipe estará livre para acessar seus arquivos e documentação vitais conforme necessário. Isso torna a conclusão de projetos e a permanência no caminho muito mais fácil. Quando configurado corretamente, é totalmente seguro e confiável, para que você não precise se preocupar com problemas imprevistos.
A comunicação remota é de vital importância e não pode ser negligenciada. Tornou-se uma tendência de longa data acelerada pela pandemia global e deve ser usada ao máximo.
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